市政府辦辦公耗材管理辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)市政府辦辦公耗材管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，降低辦公成本，提高資源利用效率，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于市政府辦各科室及下屬單位辦公耗材的管理。辦公耗材是指在日常辦公過程中消耗使用的各類物資，包括但不限于紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本、筆類等。3.管理原則遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、按需采購、合理使用、節(jié)約高效”的原則，確保辦公耗材的供應(yīng)能夠滿足工作需要，同時(shí)避免浪費(fèi)和過度消耗。二、管理職責(zé)1.綜合管理部門職責(zé)綜合管理部門作為辦公耗材管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定辦公耗材采購計(jì)劃，審核各科室的采購申請(qǐng)；選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同；對(duì)采購的辦公耗材進(jìn)行驗(yàn)收、入庫和發(fā)放；定期盤點(diǎn)庫存，掌握辦公耗材的使用情況，向各科室提供使用情況報(bào)告；負(fù)責(zé)辦公耗材的報(bào)廢處理等工作。2.各科室職責(zé)各科室應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，合理提出辦公耗材采購申請(qǐng)；指定專人負(fù)責(zé)本科室辦公耗材的領(lǐng)取、發(fā)放和使用管理；教育本科室工作人員養(yǎng)成節(jié)約使用辦公耗材的習(xí)慣，杜絕浪費(fèi)；定期配合綜合管理部門進(jìn)行庫存盤點(diǎn)工作。3.財(cái)務(wù)部門職責(zé)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦公耗材采購資金的預(yù)算編制和審核；對(duì)辦公耗材采購費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷；監(jiān)督辦公耗材采購資金的使用情況，確保資金使用合規(guī)。三、采購管理1.采購計(jì)劃編制綜合管理部門應(yīng)根據(jù)各科室的年度工作計(jì)劃和上一年度辦公耗材的使用情況，結(jié)合當(dāng)年工作重點(diǎn)和實(shí)際需求，于每年年初編制年度辦公耗材采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確辦公耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)市政府辦領(lǐng)導(dǎo)審批。在執(zhí)行過程中，如因工作需要臨時(shí)增加采購需求，各科室應(yīng)提前填寫《辦公耗材采購申請(qǐng)表》，注明采購原因、品種、數(shù)量等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)綜合管理部門審核，再按規(guī)定程序?qū)徟?.供應(yīng)商選擇與管理綜合管理部門應(yīng)通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。對(duì)選定的供應(yīng)商應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄其基本信息、供貨情況、服務(wù)質(zhì)量等內(nèi)容。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通整改，如仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。3.采購流程綜合管理部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃或采購申請(qǐng)，向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購訂單。采購訂單應(yīng)明確辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。供應(yīng)商按照采購訂單要求按時(shí)供貨，綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)所采購的辦公耗材進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)。四、庫存管理1.入庫管理辦公耗材到貨后，綜合管理部門倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)采購訂單和送貨清單，對(duì)辦公耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對(duì)，并進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。核對(duì)無誤且檢驗(yàn)合格后，填寫《辦公耗材入庫單》，辦理入庫手續(xù)?！掇k公耗材入庫單》應(yīng)詳細(xì)記錄辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。辦公耗材應(yīng)按照類別、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。2.出庫管理各科室根據(jù)工作需要領(lǐng)取辦公耗材時(shí)，應(yīng)填寫《辦公耗材領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用科室、領(lǐng)用日期、辦公耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員按照《辦公耗材領(lǐng)用單》進(jìn)行發(fā)放，并做好出庫記錄。對(duì)于貴重或限量使用的辦公耗材，應(yīng)實(shí)行限額領(lǐng)用制度。綜合管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，制定具體的限額標(biāo)準(zhǔn)，并在《辦公耗材領(lǐng)用單》上進(jìn)行標(biāo)注。3.盤點(diǎn)與清查綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)辦公耗材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每月或每季度進(jìn)行一次。盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)實(shí)地清點(diǎn)庫存辦公耗材的數(shù)量，并與庫存賬目進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。在年度終了前，應(yīng)對(duì)辦公耗材庫存進(jìn)行全面清查，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，根據(jù)盤點(diǎn)和清查結(jié)果，分析辦公耗材的使用情況和庫存管理中存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。五、使用管理1.節(jié)約使用要求市政府辦全體工作人員應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，養(yǎng)成節(jié)約使用辦公耗材的良好習(xí)慣。在日常工作中，應(yīng)盡量雙面打印、復(fù)印文件，減少紙張浪費(fèi)；合理使用筆類、筆記本等辦公用品，延長(zhǎng)其使用壽命；對(duì)于可重復(fù)使用的辦公耗材，如墨盒、硒鼓等，應(yīng)在確保質(zhì)量的前提下進(jìn)行多次充裝使用。各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本科室工作人員辦公耗材使用情況的監(jiān)督和管理，定期對(duì)本科室辦公耗材的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象及時(shí)糾正。2.使用規(guī)范工作人員在使用辦公耗材時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，避免因操作不當(dāng)造成辦公耗材的損壞和浪費(fèi)。對(duì)于一些特殊的辦公耗材，如打印機(jī)墨盒、復(fù)印機(jī)硒鼓等，應(yīng)按照產(chǎn)品說明書的要求進(jìn)行安裝和更換。如發(fā)現(xiàn)辦公耗材存在質(zhì)量問題或使用過程中出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告，由綜合管理部門聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理或安排維修人員進(jìn)行維修。未經(jīng)許可，工作人員不得擅自對(duì)辦公耗材進(jìn)行維修或處理。六、報(bào)廢管理1.報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)辦公耗材符合以下條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限且無法繼續(xù)使用的；因損壞無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的；因技術(shù)更新?lián)Q代已淘汰的；其他經(jīng)鑒定已無使用價(jià)值的。2.報(bào)廢流程各科室如有辦公耗材需要報(bào)廢，應(yīng)填寫《辦公耗材報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明辦公耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置日期、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)綜合管理部門審核。綜合管理部門對(duì)各科室提交的《辦公耗材報(bào)廢申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于符合報(bào)廢條件的辦公耗材，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定確認(rèn)。經(jīng)鑒定確需報(bào)廢的，報(bào)市政府辦領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意報(bào)廢的辦公耗材，綜合管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，可選擇回收利用、變賣等方式，確保資產(chǎn)處置合理合規(guī)。同時(shí)，做好報(bào)廢辦公耗材的賬目核銷工作，保證賬實(shí)相符。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查市政府辦成立辦公耗材管理監(jiān)督小組，由綜合管理部門、財(cái)務(wù)部門和紀(jì)檢部門人員組成。監(jiān)督小組定期對(duì)辦公耗材的采購、使用、庫存等情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查采購流程是否規(guī)范、使用是否合理、庫存管理是否到位等方面。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，責(zé)令相關(guān)科室或人員限期整改。對(duì)于違規(guī)行為，應(yīng)按照市政府辦相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.考核評(píng)價(jià)建立辦公耗材管理考核評(píng)價(jià)制度，將辦公耗材管理工作納入各科室年度績(jī)效考核內(nèi)容?？己酥笜?biāo)包括辦公耗材采購成本控制、節(jié)約使用情況、庫存管理水平等方面。根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)在辦公耗材管理工作中表現(xiàn)突出的科室和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)管理不善、浪費(fèi)嚴(yán)重的科室和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并扣減相應(yīng)的績(jī)效考核分?jǐn)?shù)。八、附則1.本辦法自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，由市政府辦綜合管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.各科室及下屬單