某會計公司檔案室管理方案

一、總則（一）目的為加強本會計公司檔案室的科學管理，有效地保護和利用檔案資料，更好地為公司各項業(yè)務活動提供服務，結合公司實際情況，特制定本管理方案。（二）適用范圍本方案適用于公司檔案室各類檔案的收集、整理、保管、利用等管理活動。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。保證檔案內(nèi)容真實可靠，反映公司各項活動的實際情況。3.安全性原則。采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司業(yè)務發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理組織與職責（一）檔案管理領導小組1.組成由公司總經(jīng)理擔任組長，各部門負責人為成員。2.職責-負責制定和審核公司檔案管理的方針、政策和制度。-協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作的順利開展。-監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進行評估和考核。（二）檔案室1.人員配置配備專職檔案管理人員，負責檔案室的日常管理工作。2.職責-貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。-負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。-做好檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全。-負責檔案的借閱、查閱等利用服務工作，做好利用登記。-定期對檔案進行清查、統(tǒng)計，及時向上級匯報檔案管理情況。（三）各部門1.職責-各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。-各部門指定專人擔任兼職檔案員，具體負責本部門檔案的日常收集、整理和臨時保管工作，并按規(guī)定向檔案室移交檔案。-在工作中形成的各類文件材料，應按照檔案管理要求及時整理歸檔，不得擅自留存、銷毀。三、檔案的收集（一）收集范圍1.行政管理類公司的各類規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結、請示報告、批復等文件。2.財務會計類會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等。3.業(yè)務合同類各類業(yè)務合同、協(xié)議及其相關補充文件。4.人事檔案類員工的招聘材料、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓記錄、考核評價材料等。5.其他類公司獲得的榮譽證書、印章管理記錄、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案材料移交檔案室。一般應在文件辦理完畢后的一個月內(nèi)完成移交。2.移交的檔案材料應齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備，書寫材料符合檔案長期保存要求。3.檔案管理人員應認真核對移交的檔案材料，對不符合要求的，應及時通知相關部門補充或整改。四、檔案的整理（一）分類根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、財務會計類等。每一大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細分小類。（二）編號為便于管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應遵循一定的規(guī)則，具有唯一性和系統(tǒng)性。（三）編目編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。通過編目，建立檔案檢索工具，提高檔案利用效率。（四）裝訂對一些零散的文件材料，應按照一定的順序進行裝訂，使其成為一個有機的整體。裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。五、檔案的保管（一）庫房管理1.檔案室應配備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。一般溫度控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%。2.庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設施設備，如消防器材、防盜門窗、除濕機、防蟲藥品等，確保檔案的安全。3.檔案庫房應進行合理布局，設置不同的存儲區(qū)域，分別存放不同類型、不同保管期限的檔案。（二）檔案上架檔案應按照編號順序上架存放，便于查找和管理。上架后的檔案應排列整齊，標識清晰。（三）定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每月進行一次小檢查，每季度進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。對發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄并采取相應的措施進行處理。（四）保管期限根據(jù)檔案的性質和重要程度，確定不同的保管期限，一般分為短期（1-5年）、中期（5-10年）、長期（10年以上）。保管期限屆滿的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。六、檔案的利用（一）借閱制度1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應按時歸還檔案，不得擅自轉借他人。3.借閱人員在借閱期間應妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性。（二）查閱制度1.員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字批準后，在檔案室指定的地點查閱檔案。2.查閱檔案時，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得摘抄、復制檔案內(nèi)容。如有特殊需要，應經(jīng)檔案管理領導小組批準，并辦理相關手續(xù)。（三）外部利用公司檔案一般不對外提供利用。如因特殊情況確需對外提供的，應經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員組成，負責對保管期限屆滿的檔案進行鑒定。（二）鑒定方法根據(jù)檔案的保存價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行全面評估。對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理領導小組審核批準后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等。3.銷毀工作完成后，檔案管理人員和監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件，應按照規(guī)定的格式和要求進行整理，并及時移交檔案室。2.檔案室對接收的電子文件進行分類、編號、編目等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在專門的存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.定期對電子檔案的存儲設備和備份數(shù)據(jù)進行檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應遵循與紙質檔案相同的審批程序。利用人員可通過電子檔案管理系統(tǒng)進行在線查閱或下載。2.對電子檔案的查閱、下載等操作應進行記錄，確保檔案信息的安全和可追溯。九、附則（一）本方案自發(fā)