項目合同審批及歸檔管理制度工具條款明晰版一、制度適用范圍與啟動條件本制度適用于公司所有項目合同的審批流程管理及歸檔存儲工作，涵蓋從合同起草、審核、簽批到履行完畢后的歸檔全生命周期。當項目進入合同簽訂階段，或需對現(xiàn)有合同進行補充、變更時，均需啟動本制度規(guī)定的審批及歸檔流程，保證合同管理規(guī)范化、合規(guī)化，有效防范法律風(fēng)險與運營風(fēng)險。二、合同審批及歸檔全流程操作指引（一）合同發(fā)起與材料準備發(fā)起主體：項目經(jīng)辦人（一般為項目負責(zé)人或業(yè)務(wù)部門指定人員）為合同發(fā)起第一責(zé)任人。材料清單：《項目合同審批表》（需填寫合同基本信息、項目背景、合作方概況等）；合同草案（需明確雙方權(quán)利義務(wù)、標的、金額、履行期限、違約責(zé)任等核心條款）；項目立項批復(fù)文件（如《項目立項申請書》及審批結(jié)果）；合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明，若合作方為特殊行業(yè)需提供資質(zhì)許可證）；其他支撐材料（如技術(shù)協(xié)議、報價單、招投標文件等，根據(jù)項目性質(zhì)補充）。材料要求：所有材料需加蓋部門公章或騎縫章（如涉及多頁），保證內(nèi)容真實、完整、清晰。（二）業(yè)務(wù)部門初審審核主體：項目所屬部門負責(zé)人。審核要點：合同內(nèi)容是否與項目立項范圍、需求目標一致；合作方選擇是否符合公司采購管理規(guī)定（如涉及招投標、詢價等程序需提供相應(yīng)證明）；合同條款中關(guān)于項目進度、質(zhì)量要求、交付標準是否明確；合同金額是否符合項目預(yù)算，是否存在超預(yù)算風(fēng)險。輸出結(jié)果：初審?fù)ㄟ^后，在《項目合同審批表》“業(yè)務(wù)部門意見”欄簽署“同意，報財務(wù)部門審核”，并簽字、注明日期；若需修改，需明確修改意見并退回經(jīng)辦人調(diào)整。（三）財務(wù)部門審核審核主體：財務(wù)部門負責(zé)人或指定專員。審核要點：合同金額的準確性、計價方式是否符合財務(wù)制度；付款條件、進度安排、結(jié)算方式是否符合公司資金管理規(guī)定，是否存在大額預(yù)付款或異常付款條款；涉及稅費、發(fā)票開具等條款是否合規(guī)（如明確發(fā)票類型、開具時間）；履約保證金、違約金等財務(wù)風(fēng)險條款是否合理。輸出結(jié)果：審核通過后，在《項目合同審批表》“財務(wù)部門意見”欄簽署“同意，報法務(wù)部門審核”；若存在財務(wù)風(fēng)險，需提出具體修改建議并暫緩流轉(zhuǎn)。（四）法務(wù)部門合規(guī)審查審核主體：法務(wù)部門負責(zé)人或外聘法律顧問（若公司無法務(wù)部門）。審核要點：合同主體是否具備完全民事行為能力，合作方資質(zhì)是否合法有效；合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷風(fēng)險；權(quán)利義務(wù)條款是否對等，違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、爭議解決方式（如約定管轄法院、仲裁機構(gòu)）是否合規(guī)；是否存在對公司不平等的“霸王條款”或潛在法律陷阱。輸出結(jié)果：審查通過后，在《項目合同審批表》“法務(wù)部門意見”欄簽署“同意，報領(lǐng)導(dǎo)審批”；若需修改，需出具《法律審查意見書》，列明具體法律風(fēng)險及修改建議。（五）領(lǐng)導(dǎo)層級審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及項目重要性，分級審批：金額≤10萬元（含）：由分管項目副總審批；10萬元＜金額≤50萬元（含）：由總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：由總經(jīng)理辦公會集體審議后，報董事長（或公司最高決策人）審批。審批要點：綜合評估項目的戰(zhàn)略價值、經(jīng)濟效益與社會影響；確認審批流程是否完整，各部門意見是否達成一致；對重大或特殊項目，需重點關(guān)注合同條款對公司長期發(fā)展的影響。輸出結(jié)果：審批通過后，在《項目合同審批表》“領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽署“同意簽訂”，并簽字、注明日期；若未通過，需明確審批意見并退回原部門。（六）合同用印與執(zhí)行用印申請：審批通過后，經(jīng)辦人持《項目合同審批表》（原件）及最終版合同文本至行政部（或印章管理部門）申請用印。用印管理：行政部核對審批流程完整性及合同文本與審批表一致性無誤后，加蓋公司合同專用章或公章（嚴禁加蓋公章空白合同或未審批合同）。合同交付：用印后，經(jīng)辦人將合同正本交合作方，留存副本至少2份（1份交財務(wù)部，1份交項目部門），電子版同步存檔至公司指定服務(wù)器。履行跟蹤：項目部門負責(zé)合同履行過程中的進度跟蹤、質(zhì)量監(jiān)督及風(fēng)險預(yù)警，財務(wù)部門根據(jù)合同條款辦理付款，法務(wù)部門協(xié)助處理履行中的爭議問題。（七）歸檔管理與移交歸檔時限：合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)，由項目部門完成合同歸檔材料整理。歸檔材料：合同正本（含附件、補充協(xié)議）；《項目合同審批表》（原件，含各部門審核及領(lǐng)導(dǎo)審批意見）；項目立項文件、合作方資質(zhì)證明、招投標/詢價材料；合同履行過程中的重要記錄（如驗收報告、付款憑證、往來函件等）；合同終止或解除協(xié)議（如適用）。歸檔流程：項目部門將歸檔材料整理成冊，填寫《合同歸檔清單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，移交至公司檔案管理部門（或行政部）；檔案管理部門核對材料完整性，編制檔案編號（規(guī)則：年份+項目代碼+合同序號，如“2024-項目-001”），錄入檔案管理系統(tǒng)并妥善保存；檔案借閱需填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱，借閱期限不超過15天，到期需及時歸還。三、常用配套表格模板表1：項目合同審批表合同名稱合同編號合作方名稱簽訂日期年月日項目名稱合同金額（元）合同期限自年月日至年月日履行地點發(fā)起部門發(fā)起人附件清單□合同草案□立項批復(fù)□合作方資質(zhì)□報價單□其他：______________________審核意見欄業(yè)務(wù)部門意見負責(zé)人簽字：日期：年月日財務(wù)部門意見負責(zé)人簽字：日期：年月日法務(wù)部門意見負責(zé)人簽字：日期：年月日領(lǐng)導(dǎo)審批意見分管副總/總經(jīng)理/董事長簽字：日期：年月日用印記錄用印日期：年月日用印人：檔案編號表2：合同歸檔清單歸檔日期年月日歸檔部門檔案盒編號合同編號合同名稱合作方歸檔材料清單（√為已附）保管期限移交人□合同正本□審批表□立項文件□資質(zhì)證明□履行記錄□驗收報告□付款憑證□其他：______備注四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制要點合規(guī)性優(yōu)先：所有合同條款必須符合法律法規(guī)及公司制度，嚴禁未經(jīng)法務(wù)審查簽訂合同，尤其涉及重大金額或高風(fēng)險業(yè)務(wù)時，需引入外部法律專業(yè)支持。材料完整性：合同發(fā)起時需保證所有支撐材料齊全，避免因材料缺失導(dǎo)致審批延誤或合同效力瑕疵；歸檔時需按清單核對，保證正本、審批表、附件等一一對應(yīng)。時限管理：各部門需在收到審批申請后2個工作日內(nèi)反饋意見（特殊情況需提前告知），法務(wù)審查一般不超過3個工作日，領(lǐng)導(dǎo)審批需在1個工作日內(nèi)完成（集體審議除外），保證合同流程高效推進。保密義務(wù)：合同內(nèi)容及審批信息涉及公司商業(yè)秘密，所有參與人員需嚴格遵守保密制度，嚴禁泄露合同核心條款、合作方信息及價格數(shù)據(jù)，違者將按公司規(guī)定追究責(zé)