PAGEPAGE42013年1月國(guó)開電大行管、中文?？啤掇k公室管理》期末紙質(zhì)考試試題及答案一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)1.下列情況中，(B)適宜用傳真機(jī)發(fā)送。A.紙張?zhí)窕蛱〉奈募﨎.一般文件或圖像資料C.私人或機(jī)密的圖文D.感謝信和祝賀信2.請(qǐng)示是文員工作上有疑難，無(wú)法處理時(shí)，向上司請(qǐng)求指示，或無(wú)權(quán)處理時(shí)，向上詞請(qǐng)求批準(zhǔn)。下面請(qǐng)求中(C)是不當(dāng)?shù)?。A.對(duì)口請(qǐng)示B.事先請(qǐng)示C.越級(jí)請(qǐng)示D.請(qǐng)示要單一3.以下關(guān)于辦公室職能的說法，哪一種是正確的?(C)A.辦公室為上司服務(wù)，其他職能部門不用顧及B.辦公室人員只要掌握辦文、辦事、辦會(huì)知識(shí)和技能C.辦公室管理具有集中性和整體性D.辦公室事務(wù)管理不僅有被動(dòng)性，體現(xiàn)出來更多的是主動(dòng)性4.以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的?(A)A.審查功能B.保密功能C.歡迎詞播放功能D.報(bào)數(shù)功能5.文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該(D)。A.寫上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去B.在信封上注明“誤拆”寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去6.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)選擇下列哪項(xiàng)合適的話題?(A)A.有共同利益的話題B.夸耀你我的話題C.貼己的話題D.秘密的話題7.在來信來訪業(yè)務(wù)中，下列情況的信件，(A)仍需繼續(xù)承辦。A.問題復(fù)雜，調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件B.精神病患者的來信C.沒有具體內(nèi)容和情節(jié)的匿名信D.已做結(jié)案處理的，本人要求過高并明顯不符合政策規(guī)定的8.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是(C)。A.會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定B.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便C.什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度D.文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作9.在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?(C)A.協(xié)助簽到B.分發(fā)資料C.離開會(huì)議室接聽電話D.暫時(shí)保管與會(huì)者的物品10.以下餐巾的使用方法正確的是(B)。A.中途離座，把餐巾放在椅子上B.用來擦嘴唇嘴角C.用來擦刀叉D.塞人衣服領(lǐng)口里二、判斷題(正確劃“√”，錯(cuò)誤劃“×”。每小題1分，共10分)11.小辦公室的配置，打字、復(fù)印間應(yīng)離上司辦公室稍遠(yuǎn)一些。[答案]“√”12.在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。[答案]“×”13.感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機(jī)發(fā)送。[答案]“√”14.代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方粗效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。[答案]“√”15.如果兩位來訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來后到的原則引見給上司。[答案]“×”16.文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。[答案]“×”17.上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握。[答案]“×”18.有效加強(qiáng)印象的說話要點(diǎn)中，應(yīng)包括先說出結(jié)論部分內(nèi)容。[答案]“√”19.文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。[答案]“×”20.電子文件歸檔的鑒定，主要是歸檔前由領(lǐng)導(dǎo)在檔案部門的協(xié)助下，對(duì)歸檔的電子文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定。[答案]“×”三、簡(jiǎn)答題(每小題10分，共20分)21.辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性特征表現(xiàn)為哪三個(gè)方面？請(qǐng)簡(jiǎn)要說明。答：一是為上司服務(wù)；二是為組織服務(wù)；三是為公眾服務(wù)。一般闡述22.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表；使用提示性備忘錄；準(zhǔn)備約會(huì)表；準(zhǔn)備特殊提示卡；準(zhǔn)備交往提示文件。四、設(shè)計(jì)題(每小題15分，共30分)23.上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？答：(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓、制訂計(jì)劃；(3)預(yù)訂食宿；(4)歡迎來賓、商議日程；(5)禮節(jié)性拜訪、宴請(qǐng)；(6)正式會(huì)談；(7)簽訂協(xié)議書；(8)陪同參觀游覽；(9)互贈(zèng)禮品；(10)歡送來賓、接待小結(jié)。24.某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)該怎么設(shè)計(jì)？答：五、案例分析題(每小題15分，共30分)25.新上任的公司職員小馬接受領(lǐng)導(dǎo)的指派到機(jī)場(chǎng)接一位重要客人，因?yàn)槭堑谝淮伪恢概山邮苋蝿?wù)，小馬特意向領(lǐng)導(dǎo)征詢應(yīng)該注意的事項(xiàng)?？紤]到小馬剛到單位不久，領(lǐng)導(dǎo)囑咐小馬對(duì)客人一定要熱情、大方，禮貌方面更應(yīng)多加注意，小馬一一記在心里。見到客人，小馬熱情地走上前去，大聲說著“歡迎、歡迎”，伸手就去接客人的行李，見客人要與自己握手并躲開小馬接拿行李的手，才慌忙與對(duì)方握手，并執(zhí)意要幫對(duì)方拿行李。來到車旁，順勢(shì)將行李放入汽車的行李箱，接著打開副駕駛艙門，引導(dǎo)客人落座，并說：“這里視野寬闊，可以看看沿途風(fēng)光?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小馬熱情地回答客人提出的問題，還關(guān)切地詢問客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，沒多久，小馬就覺得客人話語(yǔ)越來越少，客人也不象剛下飛機(jī)時(shí)那樣熱情了，小馬心里不悅，但又不能表現(xiàn)出什么。請(qǐng)你分析一下小馬在禮儀方面有何不當(dāng)之舉？應(yīng)該怎樣做才是正確的？答：(1)握手禮儀，主客之間，應(yīng)該主人先伸手；(2)替客人拿行李應(yīng)征求同意，再行動(dòng)，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；(3)乘坐方面，客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；(4)客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；(5)應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。26.教材中關(guān)于“向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)中”是這樣敘述的：向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：a.要獲得上司的許可；b.對(duì)方如果有文秘人員，一般由文秘人員辦理；c.如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；d.要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等，關(guān)于日期的確定應(yīng)該以比較有彈性的說法問對(duì)方：“你們什么時(shí)候比較方便”，這樣讓對(duì)方能夠有所選擇。e·告知你或上司的聯(lián)系電話，以便萬(wàn)一約會(huì)取消或有所改變討可以馬上通知。f.對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)，時(shí)間應(yīng)盡量有彈性，這是身為文秘人員所應(yīng)具有的常識(shí)。g.尤其是連續(xù)參加兩個(gè)以上的約會(huì)時(shí)，要充分考慮路上交通所需要的時(shí)間。h.如果上司出差，不要在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)，可能會(huì)發(fā)生飛機(jī)誤點(diǎn)及其他情況。i.決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)，要注意對(duì)方的業(yè)務(wù)情況、工作場(chǎng)所等。一般說來：●星期一早上、周末下午每個(gè)人都會(huì)很忙碌，盡量不要安排約會(huì)；●即將下班之前的那段時(shí)間，公司內(nèi)也會(huì)很忙碌?！裎绮颓昂蠹s會(huì)則會(huì)影響吃飯時(shí)間；●對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；●公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；●地點(diǎn)必須選擇對(duì)方比較方便的地方；●地點(diǎn)還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。j.對(duì)方不能確定接受時(shí)，要求約會(huì)的這一方最好再聯(lián)絡(luò)一次。k.已經(jīng)約好且需要預(yù)定會(huì)議室時(shí)，就要立即預(yù)約，如果對(duì)于該地點(diǎn)沒有充分把握，應(yīng)該事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。1.約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。如有必要，還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。m.上司和某人會(huì)面后，可能要求文秘人員安排下一次與那人的約會(huì)。文秘人員安排好后，應(yīng)確保那人清楚地明了約會(huì)的時(shí)間，