2026年跨境電商物流服務(wù)公司海外倉庫存盤點管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范海外倉庫存盤點工作，確保庫存數(shù)據(jù)真實準(zhǔn)確、賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)并解決庫存管理中的異常問題，保障貨物安全，滿足客戶查詢、財務(wù)核算及合規(guī)監(jiān)管需求，防范庫存積壓、丟失、損壞等風(fēng)險，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有海外倉的庫存盤點管理，涵蓋海外倉內(nèi)所有存儲貨物，包括非保稅貨物、客戶委托代管貨物等，涉及的盤點類型包括日常盤點、月度盤點、年度盤點及專項盤點。海外倉倉儲部門、財務(wù)部門、運營部門、合規(guī)部門及相關(guān)操作人員均須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。第三條職責(zé)分工倉儲部門：牽頭組織各類庫存盤點工作，制定盤點計劃，安排盤點人員，準(zhǔn)備盤點工具，執(zhí)行盤點操作，整理盤點數(shù)據(jù)，跟進(jìn)差異處理。財務(wù)部門：參與盤點工作，核對盤點數(shù)據(jù)與財務(wù)賬務(wù)的一致性，協(xié)助分析盤點差異原因，監(jiān)督盤點過程的合規(guī)性，確保盤點結(jié)果可用于財務(wù)核算。運營部門：提供客戶訂單及貨物出入庫信息，配合盤點前的訂單處理，確保盤點期間庫存穩(wěn)定，協(xié)助溝通客戶關(guān)于盤點的疑問及特殊需求。合規(guī)部門：監(jiān)督盤點流程是否符合所在國倉儲、稅務(wù)相關(guān)法規(guī)，檢查盤點記錄的完整性與合規(guī)性，避免盤點工作存在合規(guī)風(fēng)險。盤點人員：嚴(yán)格按照盤點計劃及操作規(guī)范開展盤點，如實記錄盤點數(shù)據(jù)，及時反饋盤點過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，對盤點結(jié)果的真實性負(fù)責(zé)。第二章盤點計劃與準(zhǔn)備第四條盤點類型與周期日常盤點：倉儲部門每日對重點貨物（如高價值貨物、易損耗貨物）進(jìn)行抽查盤點，抽查比例不低于該類貨物總數(shù)的5%，確保重點貨物庫存準(zhǔn)確。月度盤點：每月月末開展，覆蓋海外倉內(nèi)70%以上的貨物，每月輪換盤點范圍，確保每季度所有貨物均至少參與1次月度盤點。年度盤點：每年12月下旬開展，對海外倉內(nèi)所有貨物進(jìn)行全面盤點，確保全年庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，為年度財務(wù)結(jié)算提供依據(jù)。專項盤點：出現(xiàn)以下情況時啟動專項盤點，包括貨物大量出入庫后、庫存數(shù)據(jù)異常波動、客戶提出盤點需求、倉儲人員崗位調(diào)整或發(fā)生貨物丟失、損壞事件時，專項盤點范圍根據(jù)實際需求確定。第五條盤點計劃制定每次盤點前3個工作日，倉儲部門制定詳細(xì)盤點計劃，內(nèi)容包括盤點類型、盤點范圍、盤點時間、參與人員及分工、盤點工具、數(shù)據(jù)記錄方式及注意事項。月度及年度盤點計劃需提前2個工作日同步至財務(wù)部門、運營部門及合規(guī)部門，專項盤點計劃根據(jù)實際情況及時同步相關(guān)部門，確保各部門提前做好配合準(zhǔn)備。第六條盤點準(zhǔn)備工作人員準(zhǔn)備：倉儲部門確定盤點人員名單，明確各人員負(fù)責(zé)的盤點區(qū)域及任務(wù)，對盤點人員進(jìn)行培訓(xùn)，講解盤點流程、數(shù)據(jù)記錄要求及異常情況處理方式，確保所有參與人員熟悉操作規(guī)范。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：運營部門在盤點前1個工作日完成所有未處理訂單的出入庫操作，若無法完成，需標(biāo)記為“待處理訂單”并告知倉儲部門；倉儲部門在盤點前6小時凍結(jié)WMS系統(tǒng)中的庫存調(diào)整功能，導(dǎo)出最新庫存數(shù)據(jù)作為盤點基準(zhǔn)表，確保盤點數(shù)據(jù)對比準(zhǔn)確。工具與環(huán)境準(zhǔn)備：準(zhǔn)備掃碼槍、盤點表、簽字筆、計算器、手電筒等盤點工具，檢查掃碼槍電量及功能是否正常；清理盤點區(qū)域，確保貨物堆放整齊，通道暢通，貨物標(biāo)簽清晰可辨，無遮擋物影響盤點計數(shù)。第三章盤點執(zhí)行流程第七條盤點操作規(guī)范盤點人員到達(dá)負(fù)責(zé)區(qū)域后，對照盤點基準(zhǔn)表逐一核對貨物，使用掃碼槍掃描貨物標(biāo)簽，確認(rèn)貨物編碼、名稱、規(guī)格與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，然后清點實際數(shù)量，將數(shù)量記錄在盤點表或掃碼槍中。對無標(biāo)簽或標(biāo)簽?zāi)：呢浳铮皶r標(biāo)記并拍照記錄，暫時單獨存放，待盤點結(jié)束后與運營部門核對貨物信息，補充標(biāo)簽后重新盤點。對堆放在貨架高層、底層或角落的貨物，借助梯子、手電筒等工具仔細(xì)清點，確保無遺漏；對散裝貨物，采用稱重或體積估算的方式確定數(shù)量，估算誤差需控制在3%以內(nèi)，若誤差超出范圍，需采用更精準(zhǔn)的計數(shù)方式。盤點過程中，若發(fā)現(xiàn)貨物破損、變質(zhì)、受潮等情況，立即拍照記錄，標(biāo)注貨物位置、數(shù)量及損壞程度，單獨記錄在“異常貨物清單”中，不納入正常庫存計數(shù)。第八條數(shù)據(jù)核對與記錄單個區(qū)域盤點完成后，盤點人員核對實際盤點數(shù)據(jù)與盤點基準(zhǔn)表中的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，若數(shù)據(jù)一致，在盤點表上簽字確認(rèn)；若數(shù)據(jù)不一致，需重新盤點該區(qū)域貨物，確認(rèn)是否為計數(shù)錯誤，重新盤點后仍有差異的，在盤點表中注明實際數(shù)量與差異數(shù)值，簽字確認(rèn)。所有區(qū)域盤點完成后，倉儲部門收集所有盤點表及掃碼槍中的數(shù)據(jù)，將實際盤點數(shù)據(jù)錄入WMS系統(tǒng)，生成“盤點差異表”，差異表包含貨物編碼、名稱、規(guī)格、系統(tǒng)數(shù)量、實際數(shù)量、差異數(shù)量及差異原因初步判斷。第九條盤點過程監(jiān)督合規(guī)部門及財務(wù)部門安排人員對盤點過程進(jìn)行監(jiān)督，隨機抽查3-5個盤點區(qū)域，觀察盤點人員操作是否符合規(guī)范，核對盤點記錄與實際貨物是否一致，檢查是否存在漏盤、錯盤或數(shù)據(jù)造假情況。監(jiān)督人員在盤點監(jiān)督記錄表中記錄抽查情況，若發(fā)現(xiàn)問題，立即要求盤點人員整改，并重新檢查該區(qū)域盤點結(jié)果。第四章差異處理與復(fù)盤第十條差異原因分析盤點結(jié)束后1個工作日內(nèi)，倉儲部門組織財務(wù)部門、運營部門召開盤點差異分析會，對照“盤點差異表”及“異常貨物清單”，逐一分析差異原因：若為計數(shù)錯誤，查看盤點過程記錄，確認(rèn)是否因貨物堆放密集、標(biāo)簽?zāi)：龑?dǎo)致誤數(shù)，或盤點人員操作不規(guī)范導(dǎo)致漏盤、重盤。若為系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤，檢查近期出入庫操作記錄，確認(rèn)是否存在錄入錯誤、重復(fù)錄入或未錄入的情況，查看系統(tǒng)日志排查故障原因。若為貨物丟失、損壞，結(jié)合監(jiān)控記錄及倉儲巡檢日志，排查是否存在盜竊、操作失誤導(dǎo)致貨物損壞或丟失的情況，確認(rèn)責(zé)任人員。若為貨物串貨，檢查貨物存儲位置及標(biāo)簽，確認(rèn)是否因存儲混亂、標(biāo)簽錯誤導(dǎo)致貨物放置錯誤，與其他貨物混淆。第十一條差異處理措施根據(jù)差異原因制定針對性處理措施：計數(shù)錯誤：由原盤點人員對差異區(qū)域貨物進(jìn)行復(fù)盤，確認(rèn)正確數(shù)量后，更新WMS系統(tǒng)中的庫存數(shù)據(jù)，在“盤點差異處理表”中注明處理結(jié)果。系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤：技術(shù)部門排查系統(tǒng)故障，修復(fù)錯誤后，由倉儲部門重新錄入正確庫存數(shù)據(jù)，運營部門核對近期訂單，確保無其他數(shù)據(jù)受影響，相關(guān)處理記錄存檔備查。貨物丟失、損壞：若為操作失誤導(dǎo)致，由責(zé)任人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，按公司獎懲制度處理；若為盜竊或不可抗力導(dǎo)致，及時報警或向保險公司報案，跟進(jìn)處理進(jìn)度，同時在系統(tǒng)中調(diào)整庫存數(shù)據(jù)，將丟失、損壞貨物標(biāo)記為“報廢”或“待處理”，后續(xù)按公司規(guī)定處理。貨物串貨：倉儲部門組織人員重新整理貨物，將串貨貨物移送至正確存儲位置，補充或更換貨物標(biāo)簽，確保后續(xù)庫存管理準(zhǔn)確，整理完成后重新盤點該類貨物，確認(rèn)無差異。第十二條復(fù)盤驗證差異處理完成后2個工作日內(nèi)，倉儲部門組織復(fù)盤，復(fù)盤范圍為存在差異的貨物及異常貨物，復(fù)盤人員由未參與首次盤點的人員擔(dān)任，確保復(fù)盤結(jié)果客觀公正。復(fù)盤完成后，生成“復(fù)盤報告”，若復(fù)盤數(shù)據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，說明差異處理到位，庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；若仍有差異，重新分析原因并處理，直至賬實相符。第五章盤點結(jié)果管理與改進(jìn)第十三條盤點報告編制與存檔復(fù)盤完成后1個工作日內(nèi)，倉儲部門編制“盤點總結(jié)報告”，報告包含盤點基本信息（盤點類型、時間、范圍、參與人員）、盤點結(jié)果（賬實相符率、差異貨物數(shù)量及處理情況、異常貨物情況）、差異原因分析、處理措施及改進(jìn)建議。報告經(jīng)倉儲部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及合規(guī)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，同步至公司管理層及運營部門，同時將盤點表、差異表、處理表、復(fù)盤報告等所有盤點相關(guān)記錄存檔，保存期限不少于3年，滿足客戶查詢及合規(guī)檢查需求。第十四條問題改進(jìn)與培訓(xùn)倉儲部門根據(jù)盤點總結(jié)報告中的改進(jìn)建議，制定整改計劃，明確整改責(zé)任人及完成期限，針對頻繁出現(xiàn)的差異問題，如計數(shù)錯誤、貨物串貨等，優(yōu)化庫存管理流程，如加強貨物標(biāo)簽管理、規(guī)范貨物堆放標(biāo)準(zhǔn)、增加日常巡檢頻次等。每季度組織一次盤點培訓(xùn)，結(jié)合近期盤點中出現(xiàn)的問題，講解正確的盤點操作方法、異常情況處理技巧及庫存管理規(guī)范，提升盤點人員的專業(yè)能力，減少盤點差異。第十五條客戶溝通若盤點涉及客戶委托代管貨物，倉儲部門在盤點完成后3個工作日內(nèi)將盤點結(jié)果告知客戶，若存在差異，同步差異原因及處理措施，解答客戶疑問；客戶要求查看盤點記錄的，在符合公司保密規(guī)定的前提下，提供相關(guān)記錄復(fù)印件或電子版，確保客戶對庫存情況清晰了解，提升客戶信任度。第六章監(jiān)督與附則第十六條監(jiān)督檢查合規(guī)部門每半年對海外倉盤點管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括盤點計劃制定的合理性、盤點流程的合規(guī)性、差異處理的及時性與有效性、盤點記錄的完整性等，發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行不到位的情況，提出整改意見，跟蹤整改落實，對違反制度規(guī)定的部門或個人，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予警告、通報批評或與績效考