包裝機械廠合同監(jiān)管實施辦法

一、總則1.目的為加強包裝機械廠合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，有效防范合同風險，維護企業(yè)的合法權(quán)益，保障企業(yè)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本實施辦法。2.適用范圍本辦法適用于包裝機械廠對外簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、加工承攬合同、技術(shù)合同、運輸合同等。3.基本原則合同監(jiān)管遵循依法依規(guī)、全面管理、預防為主、分類負責的原則。確保合同的簽訂、履行符合法律法規(guī)和企業(yè)利益，對合同全過程進行有效監(jiān)控，注重風險防范，根據(jù)不同類型合同特點實施分類管理。二、合同管理機構(gòu)及職責1.合同管理領(lǐng)導小組成立以廠長為組長，各相關(guān)部門負責人為成員的合同管理領(lǐng)導小組。負責審議重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題，制定和調(diào)整合同管理政策。2.法務部門作為合同管理的歸口部門，負責制定和完善合同管理制度；審核合同文本的合法性、完整性；參與重大合同的談判；對合同糾紛進行處理和協(xié)調(diào)；組織合同管理培訓和宣傳工作。3.業(yè)務部門負責本部門業(yè)務范圍內(nèi)合同的起草、發(fā)起、談判；收集、整理合同簽訂和履行所需的資料；跟蹤合同履行情況，及時反饋問題；負責本部門合同檔案的整理和移交。4.財務部門負責對合同涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、稅務條款等；監(jiān)督合同款項的收付，及時提供財務數(shù)據(jù)支持；協(xié)助處理合同糾紛涉及的財務問題。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程-項目立項：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求提出合同項目立項申請，明確項目背景、目的、內(nèi)容、預算等信息，經(jīng)部門負責人審核后報合同管理領(lǐng)導小組審批。-對方主體資格審查：業(yè)務部門負責對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、信用狀況等進行調(diào)查和審查，收集相關(guān)證明材料。法務部門協(xié)助進行法律方面的審查，確保合同相對方具備簽訂和履行合同的能力。-合同起草：業(yè)務部門根據(jù)項目要求和與對方的洽談情況，起草合同文本。合同文本應包含當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等基本條款。對于重要合同或復雜合同，可邀請法務部門和相關(guān)專業(yè)人員共同參與起草。-合同審核：合同起草完成后，業(yè)務部門將合同文本提交給法務部門進行合法性審核，同時提交相關(guān)背景資料和對方主體資格審查材料。法務部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險漏洞，合同格式是否規(guī)范等。財務部門對合同涉及的財務條款進行審核，提出意見和建議。其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責對合同中涉及本部門業(yè)務的條款進行審核。審核意見以書面形式反饋給業(yè)務部門，業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。-合同審批：經(jīng)審核修改后的合同，由業(yè)務部門報合同管理領(lǐng)導小組審批。合同管理領(lǐng)導小組根據(jù)合同的重要性、風險程度等因素進行綜合審議，做出批準或不批準的決定。對于重大合同，可能還需提交廠長辦公會或職工代表大會審議。-合同簽訂：合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務部門與合同相對方進行簽訂。合同簽訂應采用書面形式，由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公章或合同專用章。授權(quán)代表簽訂合同的，應出具法定代表人授權(quán)委托書。2.合同文本要求-內(nèi)容完整：合同應包含明確的當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等基本條款，確保合同權(quán)利義務清晰明確。-表述準確：合同條款的語言應準確、簡潔、無歧義，避免使用模糊、容易引起爭議的詞匯和語句。對于專業(yè)術(shù)語和行業(yè)特定表述，應進行明確解釋。-格式規(guī)范：合同文本應采用統(tǒng)一的格式，包括字體、字號、排版等。合同條款應層次分明，條款編號清晰，便于查閱和引用。四、合同履行管理1.履行跟蹤業(yè)務部門作為合同履行的直接責任部門，負責對合同履行情況進行跟蹤。定期收集合同履行過程中的相關(guān)資料，如貨物交付憑證、驗收報告、付款記錄等，建立合同履行臺賬，記錄合同履行的各個環(huán)節(jié)和關(guān)鍵信息。2.履行監(jiān)督法務部門和財務部門對合同履行情況進行監(jiān)督。法務部門關(guān)注合同履行過程中是否存在違約行為，是否需要采取法律措施維護企業(yè)權(quán)益；財務部門監(jiān)督合同款項的收付情況，確保企業(yè)資金的安全和及時回籠。3.履行變更與解除-變更：合同履行過程中，如需要對合同內(nèi)容進行變更，由業(yè)務部門提出變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。變更申請經(jīng)法務部門、財務部門審核后，報合同管理領(lǐng)導小組審批。變更申請批準后，業(yè)務部門與合同相對方簽訂合同變更協(xié)議，明確變更后的權(quán)利義務。-解除：合同出現(xiàn)法定或約定解除情形時，業(yè)務部門應及時提出解除合同的申請，經(jīng)法務部門審核后，報合同管理領(lǐng)導小組審批。解除合同應按照法律法規(guī)和合同約定的程序進行，通知合同相對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。因解除合同產(chǎn)生的損失或收益，應進行妥善處理。五、合同風險管理1.風險識別與評估法務部門定期組織對合同管理中的風險進行識別和評估。通過對過往合同糾紛案例的分析、市場環(huán)境變化的研究、法律法規(guī)政策的解讀等方式，找出合同簽訂、履行過程中可能存在的風險點，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險應對措施針對識別出的風險點，制定相應的風險應對措施。對于法律風險，加強合同文本審核，完善合同條款，明確違約責任和爭議解決方式；對于市場風險，關(guān)注市場動態(tài)，合理設置價格調(diào)整條款，分散風險；對于信用風險，加強對合同相對方的信用審查，要求提供擔?；蝾A付款等。3.風險預警建立合同風險預警機制。業(yè)務部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)可能存在風險的情況時，應及時向法務部門和合同管理領(lǐng)導小組報告。法務部門根據(jù)風險情況進行分析判斷，發(fā)出風險預警信號，并提出應對建議。合同管理領(lǐng)導小組根據(jù)預警信號，及時采取措施，防范風險的擴大和惡化。六、合同糾紛處理1.糾紛處理原則合同糾紛處理遵循依法依規(guī)、積極主動、維護企業(yè)利益的原則。在處理糾紛過程中，應依據(jù)法律法規(guī)和合同約定，積極與對方溝通協(xié)商，爭取通過和解或調(diào)解方式解決糾紛；如協(xié)商不成，應及時采取仲裁或訴訟等法律手段維護企業(yè)合法權(quán)益。2.糾紛處理流程-糾紛發(fā)現(xiàn)與報告：業(yè)務部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)糾紛時，應立即停止相關(guān)履行行為，并及時向法務部門報告。報告內(nèi)容包括糾紛的基本情況、糾紛產(chǎn)生的原因、涉及的金額、對企業(yè)的影響等。-糾紛調(diào)查與分析：法務部門接到報告后，對糾紛進行調(diào)查核實，收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛產(chǎn)生的原因和責任歸屬，評估糾紛可能產(chǎn)生的后果。-糾紛處理方案制定：根據(jù)糾紛調(diào)查分析結(jié)果，法務部門制定糾紛處理方案。處理方案應包括處理方式（和解、調(diào)解、仲裁、訴訟）、處理目標、處理步驟、責任人員等內(nèi)容。處理方案報合同管理領(lǐng)導小組審批。-糾紛處理實施：根據(jù)批準的處理方案，由法務部門牽頭，業(yè)務部門和其他相關(guān)部門配合，開展糾紛處理工作。在處理過程中，及時與對方進行溝通協(xié)商，如達成和解或調(diào)解協(xié)議，應簽訂書面協(xié)議；如需要進行仲裁或訴訟，應委托專業(yè)律師代理，并做好相關(guān)準備工作。-糾紛處理結(jié)果反饋與總結(jié)：糾紛處理結(jié)束后，法務部門將處理結(jié)果反饋給合同管理領(lǐng)導小組和相關(guān)部門。同時，對糾紛處理過程進行總結(jié)分析，找出合同管理中存在的問題和不足，提出改進措施和建議，防止類似糾紛再次發(fā)生。七、合同檔案管理1.檔案收集業(yè)務部門負責收集本部門簽訂和履行的合同相關(guān)資料，包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄、驗收報告、糾紛處理材料等。在合同履行完畢或終止后，將整理好的檔案資料移交至檔案室。2.檔案整理與歸檔檔案室對接收的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，編制檔案目錄，建立電子和紙質(zhì)檔案索引。檔案整理應確保資料的完整性、準確性和規(guī)范性，便于查閱和利用。3.檔案保管與查閱合同檔案應存放在專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，確保檔案的安全和完整。建立檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和審批流程。內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理人員審批后，在指定地點查閱；外部單位或人員查閱合同檔案的，應提供合法有效的證明文件，并經(jīng)合同管理領(lǐng)導小組審批同意。4.檔案銷毀對超過保存期限且無保存價值的合同檔案，由檔案室提出銷毀申請，經(jīng)合同管理領(lǐng)導小組審批后，按照規(guī)定的程