行政日常事務(wù)處理手冊優(yōu)化工作流程前言為規(guī)范企業(yè)行政日常事務(wù)處理，提升工作效率，明確責(zé)任分工，特制定本手冊。手冊聚焦高頻行政事務(wù)（如會(huì)議組織、文件流轉(zhuǎn)、物資申領(lǐng)、訪客接待、用車安排等），通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)、配套工具模板及風(fēng)險(xiǎn)提示，推動(dòng)行政工作從“經(jīng)驗(yàn)驅(qū)動(dòng)”向“流程驅(qū)動(dòng)”轉(zhuǎn)變，保證事務(wù)處理規(guī)范、高效、可追溯。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)行政部門、各業(yè)務(wù)單元行政對接人員，涵蓋日常辦公中需跨部門協(xié)作或集中處理的行政事務(wù)，包括但不限于會(huì)議管理、文件審批、辦公用品與固定資產(chǎn)申領(lǐng)、外部訪客接待、公司車輛調(diào)度等。（二）典型應(yīng)用場景會(huì)議組織：部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、外部合作洽談會(huì)、年度總結(jié)會(huì)等需提前籌備、資源協(xié)調(diào)的會(huì)議；文件流轉(zhuǎn)：制度類文件、請示報(bào)告、合同協(xié)議、通知公告等需多環(huán)節(jié)審批的正式文件；物資申領(lǐng)：辦公用品（如文具、耗材）、固定資產(chǎn)（如電腦、辦公設(shè)備）的領(lǐng)用、申領(lǐng)與歸還；訪客接待：客戶考察、合作伙伴交流、上級單位檢查等外部人員的預(yù)約與接待安排；用車安排：公務(wù)出行、客戶接送、員工通勤等場景下的公司車輛調(diào)度與使用管理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)議組織全流程目標(biāo)：保證會(huì)議有序召開，高效達(dá)成決議，資源合理利用。步驟操作說明責(zé)任主體輸出物1.會(huì)議需求發(fā)起申請人填寫《會(huì)議申請表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、議程、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）及特殊需求（如茶歇、翻譯），提前3個(gè)工作日提交至行政部門。會(huì)議申請人《會(huì)議申請表》2.會(huì)議資源審核行政部門1個(gè)工作日內(nèi)審核：①場地沖突排查（會(huì)議室占用情況）；②設(shè)備可用性確認(rèn)；③預(yù)算合規(guī)性（如涉及茶歇、外部場地）。若資源沖突，與申請人協(xié)商調(diào)整時(shí)間或方案。行政專員審核意見表3.會(huì)議通知發(fā)布審核通過后，行政部門提前1-2個(gè)工作日通過郵件/企業(yè)發(fā)送會(huì)議通知，包含主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及會(huì)議材料（如有）。行政專員會(huì)議通知4.會(huì)議現(xiàn)場籌備會(huì)前30分鐘：①布置會(huì)場（桌簽、資料、設(shè)備調(diào)試）；②準(zhǔn)備簽到表/線上會(huì)議；③安排茶水（如需）。會(huì)議期間：引導(dǎo)簽到、處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障）。行政專員簽到表、會(huì)場布置清單5.會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)①指定記錄人（或行政專員）整理會(huì)議紀(jì)要，24小時(shí)內(nèi)經(jīng)會(huì)議主持人確認(rèn)后分發(fā)；②明確決議事項(xiàng)、責(zé)任部門及完成時(shí)限；③行政部門跟蹤決議落實(shí)情況，每周匯總反饋。記錄人/行政專員會(huì)議紀(jì)要、決議跟蹤表（二）文件流轉(zhuǎn)全流程目標(biāo)：保證文件審批規(guī)范高效，信息傳遞準(zhǔn)確，責(zé)任可追溯。步驟操作說明責(zé)任主體輸出物1.文件起草起草人根據(jù)需求撰寫文件，內(nèi)容需邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合公文格式（標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期）。涉及多個(gè)部門的文件，需提前溝通達(dá)成一致。文件起草人文件初稿2.部門內(nèi)審核起草人將文件提交至部門負(fù)責(zé)人，審核內(nèi)容合規(guī)性、業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性及部門意見。審核通過后，在《文件審批單》上簽字確認(rèn)。部門負(fù)責(zé)人《文件審批單》3.跨部門會(huì)簽若文件涉及其他部門職責(zé)（如財(cái)務(wù)、法務(wù)），由行政部門或起草人會(huì)簽相關(guān)部門，相關(guān)部門在1-2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽意見表4.領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)文件重要性，提交至對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如部門級文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，公司級文件由總經(jīng)理審批），領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審批政策合規(guī)性、重大事項(xiàng)決策。審批領(lǐng)導(dǎo)審批意見5.用印與分發(fā)審批通過后，起草人持《文件審批單》至行政部門用印，用印后按分發(fā)范圍（紙質(zhì)/電子）發(fā)送至相關(guān)部門/人員，同步在《文件臺(tái)賬》登記。行政專員/文件起草人加蓋公章的文件、《文件臺(tái)賬》6.歸檔文件執(zhí)行完畢或發(fā)布后，由行政部門按“年度-類別-文號(hào)”規(guī)則歸檔（電子檔存服務(wù)器，紙質(zhì)檔存檔案柜），保存期限參照公司檔案管理制度。檔案管理員歸檔文件（三）辦公用品與固定資產(chǎn)申領(lǐng)流程目標(biāo)：規(guī)范物資管理，避免資源浪費(fèi)，保證賬實(shí)相符。1.辦公用品申領(lǐng)步驟操作說明責(zé)任主體輸出物①申領(lǐng)發(fā)起員工通過OA系統(tǒng)或填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，每月1-5日（或按部門統(tǒng)一申領(lǐng)周期）提交至行政部門。申領(lǐng)人《辦公用品申領(lǐng)單》②審核與發(fā)放行政部門核對申領(lǐng)物品是否在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)（如筆、本、文件夾等常規(guī)用品），庫存充足則直接發(fā)放；庫存不足則匯總后統(tǒng)一采購，采購后3個(gè)工作日內(nèi)通知領(lǐng)用。行政專員發(fā)放登記表2.固定資產(chǎn)申領(lǐng)步驟操作說明責(zé)任主體輸出物①需求申請員工因工作需要申領(lǐng)固定資產(chǎn)（電腦、打印機(jī)等），填寫《固定資產(chǎn)申領(lǐng)表》，注明用途、預(yù)算來源，部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門。申領(lǐng)人/部門負(fù)責(zé)人《固定資產(chǎn)申領(lǐng)表》②審批與采購行政部門審核必要性（是否為新增崗位/業(yè)務(wù)需求），提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，由采購部按采購流程執(zhí)行（比價(jià)、簽訂合同、驗(yàn)收）。行政負(fù)責(zé)人/采購部采購合同、驗(yàn)收單③登記與領(lǐng)用固定資產(chǎn)到貨后，行政部門粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號(hào)、使用人、領(lǐng)用日期），填寫《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。行政專員/領(lǐng)用人《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》、資產(chǎn)標(biāo)簽（四）訪客接待全流程目標(biāo)：展現(xiàn)企業(yè)形象，保障訪客體驗(yàn)，保證接待安全合規(guī)。步驟操作說明責(zé)任主體輸出物1.接待申請申請人填寫《訪客接待申請表》，明確訪客單位/姓名、職務(wù)、人數(shù)、到訪時(shí)間、接待事由、陪同人員及特殊需求（如翻譯、用餐），提前1-2個(gè)工作日提交行政部門審批。申請人《訪客接待申請表》2.信息確認(rèn)與準(zhǔn)備行政部門①核對訪客信息（身份、行程）；②安排接待場地（會(huì)議室/會(huì)客室）、茶水/簡餐（如需）；③準(zhǔn)備資料（如公司介紹、項(xiàng)目方案，需提前經(jīng)審批）；④通知門衛(wèi)/前臺(tái)做好訪客引導(dǎo)。行政專員接待準(zhǔn)備清單3.接待執(zhí)行①前臺(tái)憑《訪客接待申請表》核驗(yàn)訪客身份，發(fā)放訪客證；②陪同人員至前臺(tái)迎接，引導(dǎo)至接待場地；③接待過程中，注意禮儀（如主動(dòng)介紹、專注傾聽），避免泄露公司機(jī)密。前臺(tái)/陪同人員訪客登記表4.訪客送別與記錄①接待結(jié)束后，陪同人員送訪客至公司門口；②行政部門在《訪客臺(tái)賬》登記接待情況（訪客信息、接待事由、反饋意見）；③若涉及重要客戶，24小時(shí)內(nèi)發(fā)送感謝信。行政專員/陪同人員《訪客臺(tái)賬》、感謝信（五）公司車輛使用流程目標(biāo)：合理調(diào)度車輛，保障公務(wù)出行，降低運(yùn)營成本。步驟操作說明責(zé)任主體輸出物1.用車申請申請人填寫《車輛使用申請表》，注明用車時(shí)間、出發(fā)地/目的地、事由、乘車人數(shù)、隨行人員，提前1個(gè)工作日提交行政部門。緊急用車需電話申請后補(bǔ)填表格。申請人《車輛使用申請表》2.用車審批行政部門①核查車輛調(diào)度情況（是否有空閑車輛、司機(jī)是否在崗）；②按審批權(quán)限報(bào)批（部門內(nèi)用車由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門/長途用車由行政負(fù)責(zé)人審批）。行政負(fù)責(zé)人/部門負(fù)責(zé)人審批意見3.車輛調(diào)度審批通過后，行政部門①安排車輛（優(yōu)先使用新能源車）和司機(jī)；②提前1天通知申請人用車時(shí)間、地點(diǎn)；③發(fā)放《車輛使用登記表》，記錄里程、油量等信息。行政專員《車輛使用登記表》4.用車執(zhí)行①司機(jī)按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)，檢查車況（油量、輪胎、剎車）；②遵守交通規(guī)則，保證行車安全；③行程結(jié)束后，請申請人在《車輛使用登記表》簽字確認(rèn)。司機(jī)/申請人簽字確認(rèn)的登記表5.費(fèi)用結(jié)算①司機(jī)憑《車輛使用登記表》、加油發(fā)票（如有）至行政部門報(bào)銷；②行政部門核對里程與油耗，異常情況（如超里程）需申請人說明原因；③每月匯總車輛費(fèi)用，提交財(cái)務(wù)部。行政專員/財(cái)務(wù)部費(fèi)用報(bào)銷單、車輛費(fèi)用匯總表三、配套工具模板（一）會(huì)議申請表申請部門申請人聯(lián)系方式會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分預(yù)計(jì)時(shí)長會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人數(shù)會(huì)議議程1.2.3.所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：特殊需求□茶水□資料打印□翻譯□其他：行政部門審核意見簽字：日期：部門負(fù)責(zé)人審批意見簽字：日期：（二）文件審批單文件名稱文件編號(hào)起草部門起草人主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)文件摘要部門負(fù)責(zé)人審核意見簽字：日期：相關(guān)部門會(huì)簽意見部門1：簽字：日期：部門2：簽字：日期：領(lǐng)導(dǎo)審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)：簽字：日期：總經(jīng)理（如需）：簽字：日期：用印登記用印份數(shù)：用印人：日期：歸檔情況歸檔人：歸檔日期：（三）辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期年月日用途序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位123審核人簽字：發(fā)放人簽字：（四）訪客接待申請表申請部門申請人聯(lián)系方式訪客單位訪客姓名職務(wù)到訪人數(shù)到訪時(shí)間年月日時(shí)分預(yù)計(jì)離開時(shí)間接待事由陪同人員特殊需求□會(huì)議室□茶水□簡餐□翻譯□其他：審批意見部門負(fù)責(zé)人：簽字：日期：行政負(fù)責(zé)人：簽字：日期：接待記錄訪客反饋：接待人：日期：（五）車輛使用申請表申請部門申請人聯(lián)系方式用車時(shí)間年月日時(shí)分返程時(shí)間出發(fā)地目的地乘車人數(shù)隨行人員用車事由審批意見部門負(fù)責(zé)人：簽字：日期：行政負(fù)責(zé)人：簽字：日期：車輛信息車牌號(hào)：司機(jī)姓名：聯(lián)系方式：用車記錄里程數(shù)（出發(fā)）：里程數(shù)（返程）：油量：司機(jī)簽字：申請人簽字：四、執(zhí)行關(guān)鍵與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）流程執(zhí)行關(guān)鍵點(diǎn)時(shí)效性把控：明確各環(huán)節(jié)時(shí)限（如會(huì)議審核1個(gè)工作日、文件審批不超過3個(gè)工作日），避免拖延；緊急事務(wù)啟動(dòng)“綠色通道”，優(yōu)先處理。信息準(zhǔn)確性：申請表、審批單等需填寫完整（如聯(lián)系方式、物品規(guī)格），關(guān)鍵信息錯(cuò)誤（如會(huì)議時(shí)間、訪客人數(shù)）可能導(dǎo)致資源浪費(fèi)或接待。責(zé)任到人：每個(gè)步驟明確責(zé)任主體（如會(huì)議籌備由行政專員負(fù)責(zé)，文件歸檔由檔案管理員負(fù)責(zé)），避免推諉扯皮。記錄完整：會(huì)議紀(jì)要、文件臺(tái)賬、訪客登記等需及時(shí)更新，保證事務(wù)可追溯，便于后續(xù)復(fù)盤或?qū)徲?jì)。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避措施會(huì)議資源沖突：風(fēng)險(xiǎn)——多部門同時(shí)申請同一會(huì)議室/設(shè)備，導(dǎo)致會(huì)議無法按時(shí)召開。規(guī)避：行政部門使用會(huì)議室管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新占用情況，提前3天公示會(huì)議安排，沖突時(shí)優(yōu)先安排重要/緊急會(huì)議。文件審批遺漏：風(fēng)險(xiǎn)——跨部門文件未完成會(huì)簽或領(lǐng)導(dǎo)審批，導(dǎo)致文件無效或執(zhí)行爭議。規(guī)避：在OA系統(tǒng)中設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)提醒，未完成審批的文件無法進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；紙質(zhì)文件審批需在《文件審批單》上簽字確認(rèn)，避免口頭審批。物資浪費(fèi)與流失：風(fēng)險(xiǎn)：辦公用品申領(lǐng)無節(jié)制，固定資產(chǎn)未登記導(dǎo)致賬實(shí)不符。規(guī)避：制定《辦公用品申領(lǐng)標(biāo)準(zhǔn)》（如每人每月限領(lǐng)2支筆、1本筆記本）；固定資產(chǎn)粘貼唯一標(biāo)簽，每季度盤點(diǎn)一次，盤虧需說明原因并追責(zé)。訪客信息泄露：風(fēng)險(xiǎn)：前臺(tái)未核驗(yàn)訪客身份，隨意接待導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露。規(guī)避：嚴(yán)格執(zhí)行“先預(yù)約、后接待”，訪客到訪