會(huì)議紀(jì)要撰寫與執(zhí)行跟進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)流程模板一、適用范圍與場(chǎng)景本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議的紀(jì)要撰寫及后續(xù)執(zhí)行跟進(jìn)管理，包括但不限于：常規(guī)工作例會(huì)（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)）項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)（如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段評(píng)審會(huì)）跨部門協(xié)調(diào)會(huì)（如資源對(duì)接會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)）專項(xiàng)決策會(huì)（如預(yù)算審批會(huì)、方案評(píng)審會(huì)）問(wèn)題解決會(huì)（如故障復(fù)盤會(huì)、客訴處理會(huì)）二、會(huì)議紀(jì)要撰寫與執(zhí)行跟進(jìn)全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目標(biāo)組織者需提前1-2個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確：會(huì)議主題（如“Q3產(chǎn)品上線進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)”）核心目標(biāo)（如“確認(rèn)各模塊開發(fā)里程碑，解決跨部門資源沖突”）議程（按優(yōu)先級(jí)排序，如“進(jìn)度匯報(bào)→問(wèn)題討論→決議事項(xiàng)→行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)”）預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)（避免會(huì)議超時(shí)）需準(zhǔn)備的資料（如項(xiàng)目計(jì)劃表、風(fēng)險(xiǎn)清單）準(zhǔn)備記錄工具與模板框架記錄人提前“會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板”（見第三章），熟悉框架結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)備好記錄工具（如電腦/紙筆、錄音設(shè)備，需提前告知參會(huì)人員錄音以備核對(duì)）。（二）會(huì)中記錄：保證信息完整準(zhǔn)確關(guān)鍵信息實(shí)時(shí)記錄會(huì)議基本信息：會(huì)議名稱、時(shí)間（精確到分鐘，如“2023年10月8日14:00-16:30”）、地點(diǎn)（會(huì)議室/線上會(huì)議）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含部門及職務(wù)，如“技術(shù)部-經(jīng)理”）、缺席人員及原因（如“市場(chǎng)部-專員，因客戶拜訪請(qǐng)假”）。議程內(nèi)容：按議程順序記錄討論要點(diǎn)，重點(diǎn)標(biāo)注：各方觀點(diǎn)（如“產(chǎn)品部建議優(yōu)先開發(fā)A功能，技術(shù)部提出需評(píng)估B功能兼容性”）；分歧點(diǎn)（如“關(guān)于測(cè)試資源分配，測(cè)試部認(rèn)為需增加2人，開發(fā)部認(rèn)為現(xiàn)有人員可支撐”）；共識(shí)（如“雙方同意先由開發(fā)部提交B功能開發(fā)耗時(shí)評(píng)估，3日內(nèi)反饋”）。決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)重點(diǎn)標(biāo)記決議事項(xiàng)：對(duì)會(huì)議達(dá)成的明確結(jié)論逐條記錄，注明依據(jù)（如“決議：同意增加測(cè)試人員2名，依據(jù)《Q3項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案》第3條”）。行動(dòng)項(xiàng)：采用“動(dòng)詞+任務(wù)+目標(biāo)”格式記錄，必須包含責(zé)任人（具體到人，避免“相關(guān)負(fù)責(zé)人”）、完成時(shí)限（精確到日，如“10月15日前”）、交付成果（如“《模塊開發(fā)耗時(shí)評(píng)估報(bào)告》”）。示例：任務(wù)描述責(zé)任人完成時(shí)限交付成果提交B功能開發(fā)耗時(shí)評(píng)估技術(shù)部-工程師*10月12日前《B功能開發(fā)耗時(shí)評(píng)估表》協(xié)調(diào)新增2名測(cè)試人員入職人力資源部-主管*10月14日前測(cè)試人員到崗確認(rèn)表（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范紀(jì)要文檔結(jié)構(gòu)化梳理與核對(duì)會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)中記錄，按以下框架整理紀(jì)要：會(huì)議基本信息（含參會(huì)人員、缺席人員）；會(huì)議議程回顧（簡(jiǎn)述各議程討論要點(diǎn)，避免流水賬）；核心討論內(nèi)容（提煉關(guān)鍵問(wèn)題、觀點(diǎn)、共識(shí)，可附會(huì)議資料索引）；決議事項(xiàng)（逐條列出，注明決議依據(jù)）；行動(dòng)項(xiàng)清單（按優(yōu)先級(jí)排序，包含任務(wù)描述、責(zé)任人、時(shí)限、交付成果）；其他事項(xiàng)（如“下次會(huì)議時(shí)間：10月16日14:00，地點(diǎn)：301會(huì)議室”）。整理完成后，發(fā)送給主持人及核心參會(huì)人員核對(duì)，保證無(wú)遺漏、表述準(zhǔn)確（如“評(píng)估耗時(shí)”而非“盡快評(píng)估”），確認(rèn)無(wú)誤后定稿。分發(fā)與歸檔分發(fā)范圍：所有參會(huì)人員、需知曉決議的相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部需知曉預(yù)算決議）、項(xiàng)目組全體成員、公司檔案室。分發(fā)方式：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)/釘釘）發(fā)送電子版，同步抄送部門負(fù)責(zé)人；涉密會(huì)議需加密發(fā)送，并標(biāo)注“內(nèi)部資料，禁止外傳”。歸檔要求：電子版紀(jì)要按“年份-月份-會(huì)議名稱”命名（如“2023-10-Q3產(chǎn)品上線進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要”），存儲(chǔ)至公司共享服務(wù)器；紙質(zhì)版紀(jì)要（如需）經(jīng)主持人簽字后，交檔案室永久保存。（四）執(zhí)行跟進(jìn)：保證決議落地閉環(huán)行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表建立紀(jì)要定稿后1個(gè)工作日內(nèi)，會(huì)議管理員*（或指定人員）將“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表”（見第三章）同步至項(xiàng)目管理工具（如飛書多維表格/釘釘項(xiàng)目）或共享文檔，明確：任務(wù)ID（唯一編號(hào)，如“20231008-01”）；任務(wù)描述（與紀(jì)要一致）；責(zé)任人；計(jì)劃完成時(shí)間；實(shí)際完成時(shí)間（完成后填寫）；完成狀態(tài)（待開始/進(jìn)行中/已完成/延期）；延遲原因（僅延期時(shí)填寫，如“需求變更導(dǎo)致開發(fā)量增加”）；備注（如“需產(chǎn)品部配合確認(rèn)UI設(shè)計(jì)稿”）。進(jìn)度監(jiān)控與提醒責(zé)任人：每周五下班前更新任務(wù)狀態(tài)，交付成果（如文檔、截圖），如有延遲需提前1天向會(huì)議管理員*說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。會(huì)議管理員：每周一匯總上周行動(dòng)項(xiàng)完成情況，對(duì)臨近截止日期（提前3天）的任務(wù)通過(guò)企業(yè)/釘釘提醒責(zé)任人；對(duì)超期3天未完成的，上報(bào)主持人協(xié)調(diào)解決。復(fù)盤與優(yōu)化月度復(fù)盤：每月末，會(huì)議管理員匯總當(dāng)月所有會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)完成率（計(jì)算公式：已完成任務(wù)數(shù)/總?cè)蝿?wù)數(shù)×100%）、未完成任務(wù)TOP3原因（如“資源不足”“需求不明確”），形成《會(huì)議執(zhí)行復(fù)盤報(bào)告》，提交管理層審閱。經(jīng)驗(yàn)沉淀：對(duì)高頻問(wèn)題（如“跨部門協(xié)作響應(yīng)慢”）推動(dòng)流程優(yōu)化，例如：增加“跨部門協(xié)作接口人”角色、制定《需求變更管理規(guī)范》等，避免同類問(wèn)題重復(fù)發(fā)生。三、模板表格（一）會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱Q3產(chǎn)品上線進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年10月8日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司301會(huì)議室主持人產(chǎn)品部-經(jīng)理*記錄人行政部-專員*參會(huì)人員產(chǎn)品部-經(jīng)理、專員；技術(shù)部-經(jīng)理、工程師、測(cè)試主管；市場(chǎng)部-經(jīng)理缺席人員市場(chǎng)部-專員*（因客戶拜訪請(qǐng)假）會(huì)議議程回顧1.各模塊開發(fā)進(jìn)度匯報(bào)技術(shù)部工程師*匯報(bào)：前端開發(fā)完成80%，后端接口開發(fā)完成60%，測(cè)試用例編寫完成50%。2.測(cè)試資源問(wèn)題討論測(cè)試主管*提出：現(xiàn)有測(cè)試人員3人，需覆蓋功能測(cè)試、兼容性測(cè)試、功能測(cè)試，人力不足。3.跨部門協(xié)作決議市場(chǎng)部需在10月10日前提供推廣素材需求，技術(shù)部同步預(yù)留素材接口開發(fā)資源。核心討論內(nèi)容問(wèn)題1：測(cè)試資源不足-測(cè)試主管：當(dāng)前測(cè)試進(jìn)度滯后2天，需增加2名測(cè)試人員支援。-技術(shù)部經(jīng)理：開發(fā)部可暫借1名開發(fā)人員協(xié)助功能測(cè)試，但需保證不影響開發(fā)進(jìn)度。-市場(chǎng)部經(jīng)理*：可協(xié)調(diào)1名實(shí)習(xí)生協(xié)助基礎(chǔ)功能測(cè)試，需專人帶教。共識(shí)：增加測(cè)試人員3名（開發(fā)部借調(diào)1人、實(shí)習(xí)生1人、人力資源部招聘1人），10月14日前到崗。決議事項(xiàng)1.同意增加測(cè)試人員3名，人力資源部負(fù)責(zé)招聘1人，10月14日前到崗；技術(shù)部借調(diào)1名開發(fā)人員，10月11日開始協(xié)助測(cè)試；市場(chǎng)部安排1名實(shí)習(xí)生，10月12日開始帶教。行動(dòng)項(xiàng)清單任務(wù)描述責(zé)任人提交B功能開發(fā)耗時(shí)評(píng)估技術(shù)部-工程師*協(xié)調(diào)新增測(cè)試人員入職人力資源部-主管*提供推廣素材需求市場(chǎng)部-專員*其他事項(xiàng)下次會(huì)議時(shí)間：2023年10月16日14:00，地點(diǎn)：301會(huì)議室，主題：測(cè)試資源到崗情況及推廣素材對(duì)接確認(rèn)。（二）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表（執(zhí)行跟進(jìn)專用）任務(wù)ID任務(wù)描述責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成狀態(tài)延遲原因備注20231008-01提交B功能開發(fā)耗時(shí)評(píng)估技術(shù)部-工程師*10月12日10月11日已完成-提前1天完成，評(píng)估耗時(shí)3天20231008-02協(xié)調(diào)新增測(cè)試人員入職人力資源部-主管*10月14日10月15日延期應(yīng)聘者簡(jiǎn)歷篩選延遲已聯(lián)系獵頭加急推薦，預(yù)計(jì)10月16日到崗20231008-03提供推廣素材需求市場(chǎng)部-專員*10月10日10月10日已完成-包含5張海報(bào)、3個(gè)短視頻腳本四、會(huì)議紀(jì)要撰寫關(guān)鍵注意事項(xiàng)客觀性原則：記錄時(shí)避免主觀評(píng)價(jià)，如“技術(shù)部經(jīng)理的方案不切實(shí)際”，改為“技術(shù)部經(jīng)理提出，當(dāng)前資源下完成該方案需額外增加2名開發(fā)人員，周期延長(zhǎng)1周”。重點(diǎn)突出：決議事項(xiàng)和行動(dòng)項(xiàng)需單獨(dú)列表或加粗標(biāo)注，篇幅占比不低于60%，避免大量記錄討論細(xì)節(jié)而忽略結(jié)論。術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一：專業(yè)術(shù)語(yǔ)首次出現(xiàn)時(shí)需標(biāo)注解釋（如“OKR（目標(biāo)與關(guān)鍵成果法）”），避免非相關(guān)人員理解偏差。信息完整：行動(dòng)項(xiàng)必須包含“責(zé)任人、時(shí)限、交付成果”三要素，避免模糊表述（如“盡快完成”“相關(guān)部門配合”）。五、執(zhí)行跟進(jìn)管理注意事項(xiàng)責(zé)任到人：每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)僅指定1名第一責(zé)任人，避免多頭負(fù)責(zé)導(dǎo)致推諉；如需多人協(xié)作，需明確牽頭人。定期提醒：會(huì)議管理員需