公司員工職業(yè)健康檔案管理辦法為規(guī)范公司員工職業(yè)健康檔案管理工作，切實保障員工職業(yè)健康權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》《職業(yè)健康監(jiān)護管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實際運營情況，制定本管理辦法。本辦法適用于公司及所屬各部門、崗位的全體員工職業(yè)健康檔案管理工作。一、職業(yè)健康檔案內(nèi)容構(gòu)成職業(yè)健康檔案是員工職業(yè)健康狀況的綜合記錄，主要包含以下內(nèi)容：1.員工基本信息：涵蓋姓名、性別、年齡、入職時間、崗位信息、勞動合同期限等基礎(chǔ)資料，以及員工家庭住址、緊急聯(lián)系人等必要信息。2.職業(yè)健康檢查資料：包括崗前職業(yè)健康檢查報告（含入職時的健康篩查結(jié)果，重點排查職業(yè)禁忌證）、在崗期間定期職業(yè)健康檢查報告（按崗位職業(yè)危害因素暴露情況，每1-3年開展一次，具體周期依崗位風(fēng)險等級確定）、離崗時職業(yè)健康檢查報告；此外，職業(yè)健康復(fù)查記錄、職業(yè)病診斷與治療相關(guān)病歷、檢查檢驗報告等也需納入。3.職業(yè)病史與職業(yè)病相關(guān)資料：員工既往職業(yè)病史（含外單位工作期間的職業(yè)健康問題）、公司內(nèi)職業(yè)病診斷證明書、職業(yè)病鑒定結(jié)論、職業(yè)病康復(fù)與隨訪記錄等。4.職業(yè)危害接觸史：詳細記錄員工從事崗位的職業(yè)危害因素（如粉塵、化學(xué)毒物、噪聲、輻射等）種類、接觸時間、接觸強度，以及崗位職業(yè)衛(wèi)生防護措施落實情況的說明。5.職業(yè)健康培訓(xùn)與防護記錄：員工參加職業(yè)健康培訓(xùn)的簽到表、考核結(jié)果、培訓(xùn)內(nèi)容紀要；個人防護用品（如防塵口罩、耳塞、防護服等）的發(fā)放與使用記錄，職業(yè)健康防護設(shè)施的使用與維護反饋記錄。6.其他相關(guān)資料：如員工因職業(yè)健康問題提出的申訴、投訴處理記錄，職業(yè)健康應(yīng)急處置（如職業(yè)中毒、中暑等突發(fā)情況）的相關(guān)報告與后續(xù)跟蹤資料。二、檔案管理流程（一）檔案建立新員工入職時，人力資源部門應(yīng)在15個工作日內(nèi)收集員工崗前職業(yè)健康檢查報告（由具備資質(zhì)的醫(yī)療機構(gòu)出具）、既往職業(yè)健康相關(guān)資料（員工需如實提供），結(jié)合員工崗位信息，建立個人職業(yè)健康檔案。檔案編號采用“部門代碼+入職年份+員工序號”的方式編制，確保唯一性。（二）檔案更新1.定期更新：在崗期間職業(yè)健康檢查完成后10個工作日內(nèi)，安全環(huán)保部門（或職業(yè)健康管理歸口部門）應(yīng)將檢查報告移交人力資源部門，由專人更新檔案內(nèi)容；崗位調(diào)整涉及職業(yè)危害因素變化的，應(yīng)在員工到崗后5個工作日內(nèi)，補充完善職業(yè)危害接觸史記錄。2.動態(tài)更新：員工出現(xiàn)職業(yè)健康異常（如疑似職業(yè)病癥狀、工傷醫(yī)療記錄等），或因工作需要開展專項職業(yè)健康評估的，相關(guān)部門應(yīng)及時收集資料，同步更新檔案，確保信息的時效性。（三）檔案查閱與借閱1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部部門因工作需要（如職業(yè)健康評估、工傷認定、崗位調(diào)整審核等）查閱員工職業(yè)健康檔案的，需填寫《職業(yè)健康檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人及人力資源部門主管審批后，在檔案管理場所查閱，原則上不得帶離保管區(qū)域。2.外部借閱：因職業(yè)病診斷、鑒定，或政府監(jiān)管部門依法檢查等原因需借閱檔案的，需出具正式公函或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人陪同借閱，并簽訂借閱協(xié)議，明確歸還期限（一般不超過30日）與資料完整性要求。（四）檔案轉(zhuǎn)移與銷毀1.檔案轉(zhuǎn)移：員工離職或內(nèi)部崗位調(diào)動至集團外單位時，應(yīng)在離職手續(xù)辦理或調(diào)動通知下達后15個工作日內(nèi)，將職業(yè)健康檔案（含紙質(zhì)版復(fù)印件、電子版?zhèn)浞荩┮平恢两邮諉挝换騿T工本人（需員工簽字確認接收），并留存移交記錄。2.檔案銷毀：對保管期限屆滿（普通員工檔案保管至離職后三十年，職業(yè)病患者檔案永久保存）且無繼續(xù)保存價值的檔案，由人力資源部門提出銷毀申請，經(jīng)安全環(huán)保部門、法務(wù)部門審核，報公司總經(jīng)理批準后，采用碎紙機銷毀紙質(zhì)檔案、格式化刪除電子檔案，并留存銷毀清單（含檔案編號、銷毀時間、經(jīng)辦人等信息）。三、職責(zé)分工（一）人力資源部門作為職業(yè)健康檔案的歸口管理部門，負責(zé)檔案的建立、編號、保管、借閱登記、更新維護及銷毀申請的發(fā)起；牽頭組織檔案管理相關(guān)制度的培訓(xùn)與宣貫；協(xié)調(diào)各部門做好檔案資料的收集與傳遞工作。（二）安全環(huán)保部門負責(zé)組織員工職業(yè)健康檢查（含崗前、崗中、離崗），及時獲取并審核檢查報告的合規(guī)性與完整性；跟蹤職業(yè)危害因素監(jiān)測與治理情況，向人力資源部門提供員工職業(yè)危害接觸史的動態(tài)更新資料；參與檔案銷毀的合規(guī)性審核，確保符合職業(yè)病防治法規(guī)要求。（三）員工本人應(yīng)如實向公司提供個人職業(yè)健康相關(guān)信息（如既往病史、外單位職業(yè)危害接觸情況等），配合完成職業(yè)健康檢查與資料更新；在檔案查閱、借閱過程中，對涉及個人隱私的信息享有知情權(quán)與保密要求，發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤時，可向人力資源部門提出更正申請。四、檔案保密與使用規(guī)范（一）保密要求職業(yè)健康檔案包含員工個人隱私與職業(yè)健康敏感信息，檔案管理人員及查閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，嚴禁以任何形式泄露檔案內(nèi)容（如擅自復(fù)印、拍照、向無關(guān)人員透露等）。因工作失誤導(dǎo)致信息泄露的，將依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）使用規(guī)范檔案使用應(yīng)限于職業(yè)健康管理、職業(yè)病防治、工傷認定、勞動能力鑒定等合法合規(guī)的工作場景。在職業(yè)病診斷、鑒定過程中，公司應(yīng)依法提供員工職業(yè)健康檔案的完整資料，配合衛(wèi)生健康主管部門的監(jiān)督檢查工作。五、檔案更新與保存要求（一）保存期限普通員工職業(yè)健康檔案：自員工離職之日起，保存三十年；職業(yè)病患者（含疑似職業(yè)病患者）職業(yè)健康檔案：永久保存，直至患者康復(fù)或醫(yī)學(xué)觀察期結(jié)束（需按法規(guī)要求延長保存的，從其規(guī)定）。（二）保存方式1.紙質(zhì)檔案：采用防潮、防火、防蟲的專用檔案柜保管，檔案柜應(yīng)配備鎖具，存放于獨立的檔案管理室，由專人負責(zé)日常維護（如定期通風(fēng)、檢查檔案完整性）。2.電子檔案：建立加密的電子檔案管理系統(tǒng)，檔案資料掃描件或電子文檔需設(shè)置訪問權(quán)限（僅檔案管理人員及經(jīng)授權(quán)人員可查看、修改），并定期（每月）進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查公司每年度組織一次職業(yè)健康檔案管理專項檢查，由人力資源部門牽頭，安全環(huán)保、審計等部門參與，重點檢查檔案的完整性、更新及時性、保密措施落實情況及借閱流程合規(guī)性。檢查結(jié)果納入部門績效考核，對管理規(guī)范的部門予以表彰，對存在問題的部門下達整改通知書，限期整改。（二）責(zé)任追究1.員工未如實提供職業(yè)健康信息，導(dǎo)致檔案內(nèi)容失實，影響職業(yè)健康管理工作的，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效考核扣分，由此引發(fā)的職業(yè)健康風(fēng)險由員工本人承擔相應(yīng)責(zé)任。2.部門或個人未按本辦法要求管理檔案（如拖延更新、違規(guī)借閱、泄露信息等），造成檔案損毀、丟失或信息泄露的，對直接責(zé)任人