2026年建筑裝飾公司項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障管理制度第一章總則第一條編制目的為規(guī)范公司項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障工作，明確行政保障職責(zé)、流程與標(biāo)準(zhǔn)，提升項(xiàng)目協(xié)調(diào)效率（如設(shè)計(jì)、施工、采購環(huán)節(jié)銜接），保障建筑裝飾項(xiàng)目（住宅裝飾、商業(yè)空間裝飾、公共區(qū)域裝飾等）全周期順利推進(jìn)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司項(xiàng)目管理制度，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及所屬各級(jí)單位（含各分公司、項(xiàng)目部）所有建筑裝飾項(xiàng)目的協(xié)調(diào)行政保障工作，涵蓋項(xiàng)目啟動(dòng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收全階段的行政支持，包括會(huì)議協(xié)調(diào)、文件流轉(zhuǎn)、物資保障、溝通對(duì)接、現(xiàn)場(chǎng)后勤等保障內(nèi)容；涉及行政部門、項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)部門、施工部門、采購部門等相關(guān)部門及員工，均需遵守本制度。第三條編制依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)建筑法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《建筑裝飾裝修工程質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》等國(guó)家法律法規(guī)，以及公司《項(xiàng)目管理制度》《部門權(quán)責(zé)清單管理制度》《行政辦公管理制度》等內(nèi)部文件制定。第四條管理原則服務(wù)項(xiàng)目原則：行政保障工作以項(xiàng)目需求為核心，優(yōu)先滿足項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如施工交底、材料進(jìn)場(chǎng)）的協(xié)調(diào)需求，確保項(xiàng)目進(jìn)度不受行政保障滯后影響。高效協(xié)同原則：明確各部門在項(xiàng)目協(xié)調(diào)中的行政職責(zé)，建立快速響應(yīng)機(jī)制，減少協(xié)調(diào)流程環(huán)節(jié)，提升跨部門協(xié)作效率。標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一原則：制定項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障標(biāo)準(zhǔn)（如會(huì)議組織流程、文件流轉(zhuǎn)時(shí)限），確保不同項(xiàng)目、不同區(qū)域的行政保障工作規(guī)范統(tǒng)一。預(yù)防為主原則：提前識(shí)別項(xiàng)目協(xié)調(diào)中的潛在問題（如溝通斷層、物資短缺），通過行政保障措施提前干預(yù)，避免問題影響項(xiàng)目推進(jìn)。責(zé)任明確原則：將項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障責(zé)任落實(shí)到部門及個(gè)人，確保每項(xiàng)保障工作有專人負(fù)責(zé)、有過程跟蹤、有結(jié)果反饋。第二章管理組織與職責(zé)第五條管理組織架構(gòu)公司成立項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障工作小組，由行政部門牽頭，聯(lián)合項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)部門、施工部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門組成；各分公司、項(xiàng)目部配備專職項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政專員，負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障的日常執(zhí)行，接受公司行政保障工作小組指導(dǎo)。第六條各部門職責(zé)行政部門：負(fù)責(zé)制度修訂與解釋，制定公司年度項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障計(jì)劃；建立項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障標(biāo)準(zhǔn)體系（如會(huì)議規(guī)范、文件管理規(guī)范）；牽頭組織跨部門項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議，統(tǒng)籌項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)、物資調(diào)配、后勤服務(wù)等保障工作；監(jiān)督行政保障措施落實(shí)情況，分析保障工作中的問題，提出優(yōu)化建議；定期出具《項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障工作報(bào)告》。項(xiàng)目部：作為項(xiàng)目協(xié)調(diào)的核心部門，提出項(xiàng)目各階段的行政保障需求（如施工前需組織設(shè)計(jì)-施工交底會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)需配置臨時(shí)辦公物資）；協(xié)調(diào)內(nèi)部及外部（如客戶、監(jiān)理）的溝通對(duì)接，反饋協(xié)調(diào)中的問題至行政部門；配合行政部門開展項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議，提供項(xiàng)目進(jìn)度、需求變化等信息；驗(yàn)收行政保障工作成果（如物資到位情況、會(huì)議效果）。設(shè)計(jì)部門：配合行政部門開展設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)保障，如提供設(shè)計(jì)文件用于會(huì)議資料準(zhǔn)備、按時(shí)參與設(shè)計(jì)交底協(xié)調(diào)會(huì)議；反饋設(shè)計(jì)與施工、采購環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)需求（如材料選型確認(rèn)需組織專項(xiàng)溝通）；及時(shí)響應(yīng)行政部門傳遞的協(xié)調(diào)事項(xiàng)，確保設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)與其他環(huán)節(jié)銜接順暢。施工部門：提出施工階段的行政保障需求（如現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)用電接入、施工人員住宿安排）；配合行政部門組織施工相關(guān)協(xié)調(diào)會(huì)議（如施工進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)、質(zhì)量問題整改會(huì)）；反饋施工中與設(shè)計(jì)、采購的銜接問題，通過行政保障協(xié)調(diào)解決（如材料進(jìn)場(chǎng)延遲協(xié)調(diào)）；協(xié)助行政部門做好施工現(xiàn)場(chǎng)的后勤管理（如物資存放規(guī)劃）。采購部門：配合行政部門開展采購環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)保障，如提供材料采購進(jìn)度信息用于項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議；反饋采購與設(shè)計(jì)、施工的協(xié)調(diào)需求（如設(shè)計(jì)材料規(guī)格調(diào)整需協(xié)調(diào)確認(rèn)）；響應(yīng)行政部門的物資調(diào)配協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目所需材料按時(shí)到位。項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政專員：協(xié)助區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目部梳理行政保障需求，形成《項(xiàng)目行政保障需求清單》；負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議的籌備（如通知參會(huì)人員、準(zhǔn)備會(huì)議資料）、記錄與紀(jì)要整理；跟蹤區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)、物資保障進(jìn)度，反饋執(zhí)行情況；協(xié)調(diào)區(qū)域內(nèi)行政保障問題，無法解決的上報(bào)公司行政部門。第三章項(xiàng)目各階段行政保障內(nèi)容第七條項(xiàng)目啟動(dòng)階段行政保障項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議保障：行政部門接到項(xiàng)目部的啟動(dòng)會(huì)議需求后，1個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議籌備：確認(rèn)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（線下會(huì)議室或線上會(huì)議平臺(tái)），通知參會(huì)人員（項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)、施工、采購部門相關(guān)人員及客戶代表），收集會(huì)議資料（項(xiàng)目立項(xiàng)文件、初步需求方案）并提前1個(gè)工作日分發(fā)；會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)整理《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)后歸檔并分發(fā)至相關(guān)部門。項(xiàng)目文件基礎(chǔ)保障：行政部門協(xié)助項(xiàng)目部建立項(xiàng)目專屬文件檔案（電子檔案與紙質(zhì)檔案），明確文件分類標(biāo)準(zhǔn)（如立項(xiàng)類、需求類、審批類）；提供項(xiàng)目所需基礎(chǔ)文件模板（如項(xiàng)目需求確認(rèn)表、部門協(xié)作對(duì)接單）；建立項(xiàng)目文件共享機(jī)制（如搭建項(xiàng)目專屬共享文件夾），確保相關(guān)部門可便捷獲取所需文件。外部對(duì)接準(zhǔn)備保障：行政部門協(xié)助項(xiàng)目部梳理項(xiàng)目所需外部對(duì)接單位（如客戶、監(jiān)理、當(dāng)?shù)匦姓鞴懿块T），建立對(duì)接人員信息表（含姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式）；提供外部對(duì)接所需的公司資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、裝飾資質(zhì)證書）復(fù)印件，加蓋公章后交付項(xiàng)目部；協(xié)助項(xiàng)目部預(yù)約首次外部對(duì)接會(huì)議，做好會(huì)議前期溝通。第八條項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段行政保障設(shè)計(jì)交底協(xié)調(diào)保障：行政部門根據(jù)項(xiàng)目部需求，組織設(shè)計(jì)、施工部門開展設(shè)計(jì)交底協(xié)調(diào)會(huì)議，提前2個(gè)工作日確認(rèn)會(huì)議安排，收集設(shè)計(jì)部門提供的交底資料（施工圖紙、設(shè)計(jì)說明）并分發(fā)；會(huì)議中協(xié)調(diào)解決設(shè)計(jì)與施工的銜接疑問，會(huì)議后1個(gè)工作日內(nèi)整理《設(shè)計(jì)交底會(huì)議紀(jì)要》，明確需跟進(jìn)事項(xiàng)及責(zé)任人；跟蹤交底事項(xiàng)落實(shí)，每周向項(xiàng)目部反饋進(jìn)展。設(shè)計(jì)變更協(xié)調(diào)保障：接到項(xiàng)目部或設(shè)計(jì)部門的設(shè)計(jì)變更協(xié)調(diào)需求后，行政部門1個(gè)工作日內(nèi)組織相關(guān)部門（設(shè)計(jì)、施工、采購）開展變更溝通會(huì)議，明確變更內(nèi)容、影響（如成本、工期）及需調(diào)整的工作；協(xié)助設(shè)計(jì)部門整理《設(shè)計(jì)變更通知單》，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后分發(fā)；跟蹤變更后各環(huán)節(jié)的調(diào)整落實(shí)，確保變更信息傳遞無遺漏?？蛻粜枨鬁贤ūＵ希簠f(xié)助項(xiàng)目部組織客戶與設(shè)計(jì)部門的需求溝通會(huì)議，提前1個(gè)工作日確認(rèn)會(huì)議安排，準(zhǔn)備溝通所需資料（設(shè)計(jì)方案草案、需求確認(rèn)清單）；會(huì)議中做好溝通記錄，會(huì)后協(xié)助整理《客戶需求確認(rèn)書》，經(jīng)客戶簽字確認(rèn)后歸檔；針對(duì)客戶提出的需求調(diào)整，及時(shí)協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)部門響應(yīng)，確保溝通順暢。第九條項(xiàng)目施工階段行政保障施工協(xié)調(diào)會(huì)議保障：行政部門根據(jù)項(xiàng)目部或施工部門的需求，定期組織施工協(xié)調(diào)會(huì)議（常規(guī)每月1次，進(jìn)度緊張時(shí)每?jī)芍?次），會(huì)議前收集施工進(jìn)度報(bào)告、存在問題清單；會(huì)議中協(xié)調(diào)解決施工與設(shè)計(jì)（如圖紙疑問）、采購（如材料進(jìn)場(chǎng)）的銜接問題，明確整改責(zé)任人與時(shí)限；會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，跟蹤整改事項(xiàng)落實(shí)。施工現(xiàn)場(chǎng)后勤保障：行政部門根據(jù)施工部門需求，3個(gè)工作日內(nèi)完成施工現(xiàn)場(chǎng)后勤配置：協(xié)調(diào)提供臨時(shí)辦公用房（如集裝箱辦公室）、辦公物資（桌椅、打印機(jī)、文件柜）；對(duì)接水電供應(yīng)單位，確保施工現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)用水、用電接入；如需安排施工人員住宿，協(xié)助聯(lián)系周邊合規(guī)住宿場(chǎng)所，確保住宿環(huán)境安全、衛(wèi)生。應(yīng)急協(xié)調(diào)保障：接到項(xiàng)目部或施工部門的應(yīng)急協(xié)調(diào)需求（如施工材料突發(fā)短缺、現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備故障）后，行政部門立即啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)，1小時(shí)內(nèi)聯(lián)系相關(guān)部門（采購部門協(xié)調(diào)材料、設(shè)備維修單位）；跟蹤應(yīng)急處理進(jìn)度，每2小時(shí)向需求部門反饋一次進(jìn)展；應(yīng)急問題解決后1個(gè)工作日內(nèi)整理《應(yīng)急協(xié)調(diào)處理報(bào)告》，分析問題原因，提出預(yù)防措施。第十條項(xiàng)目驗(yàn)收階段行政保障驗(yàn)收會(huì)議籌備保障：行政部門根據(jù)項(xiàng)目部的驗(yàn)收會(huì)議需求，3個(gè)工作日內(nèi)完成籌備：確認(rèn)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，通知參會(huì)人員（客戶、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工部門相關(guān)人員）；收集驗(yàn)收資料（施工記錄、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、設(shè)計(jì)變更記錄），按驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)整理成冊(cè)；準(zhǔn)備驗(yàn)收所需表單（如驗(yàn)收意見表、問題整改清單）。驗(yàn)收問題協(xié)調(diào)保障：驗(yàn)收會(huì)議中如發(fā)現(xiàn)需整改問題，行政部門協(xié)助整理《驗(yàn)收問題整改清單》，明確整改責(zé)任部門（如施工部門負(fù)責(zé)質(zhì)量整改、設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)圖紙完善）與整改時(shí)限；跟蹤整改進(jìn)展，整改完成后協(xié)助項(xiàng)目部組織二次驗(yàn)收，確保驗(yàn)收通過。項(xiàng)目歸檔協(xié)調(diào)保障：驗(yàn)收通過后，行政部門協(xié)助項(xiàng)目部完成項(xiàng)目文件最終歸檔，核對(duì)文件完整性（如立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收各階段文件）；按公司檔案管理要求整理電子與紙質(zhì)檔案，移交檔案管理部門；協(xié)助項(xiàng)目部向客戶移交項(xiàng)目相關(guān)資料（如竣工圖紙、使用說明書），做好移交記錄。第四章行政保障流程與監(jiān)督第十一條行政保障需求提報(bào)與響應(yīng)流程需求提報(bào)：項(xiàng)目相關(guān)部門（如項(xiàng)目部、施工部門）有行政保障需求時(shí)，需填寫《項(xiàng)目行政保障需求單》，注明需求內(nèi)容（如“組織設(shè)計(jì)-采購材料確認(rèn)會(huì)議”）、需求時(shí)間、涉及部門及預(yù)期成果，提交至項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政專員或公司行政部門。需求評(píng)估：行政部門或項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政專員在收到需求單后1個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)估，判斷需求的緊急程度（常規(guī)需求、緊急需求）與所需資源；常規(guī)需求納入正常保障計(jì)劃，緊急需求（如應(yīng)急物資調(diào)配）立即啟動(dòng)響應(yīng)。保障執(zhí)行：行政部門或項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政專員按評(píng)估結(jié)果開展保障工作，常規(guī)需求在3個(gè)工作日內(nèi)完成（如會(huì)議籌備），緊急需求在24小時(shí)內(nèi)完成；執(zhí)行過程中及時(shí)向需求部門反饋進(jìn)展，如需調(diào)整計(jì)劃需提前溝通。成果確認(rèn)：保障工作完成后，行政部門或項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政專員向需求部門提交《行政保障成果確認(rèn)單》，需求部門在1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)；確認(rèn)通過的，完成保障閉環(huán)；確認(rèn)未通過的，明確修改要求，行政部門在1個(gè)工作日內(nèi)重新執(zhí)行。第十二條監(jiān)督與考核日常監(jiān)督：行政部門每周抽查項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障工作情況，通過查看《行政保障需求單》《成果確認(rèn)單》、訪談需求部門，核查保障工作是否按時(shí)完成、成果是否符合需求；項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政專員每日記錄區(qū)域內(nèi)保障工作執(zhí)行情況，每周向行政部門上報(bào)。定期評(píng)估：公司每季度開展項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障工作評(píng)估，由行政部門牽頭，組織項(xiàng)目相關(guān)部門（項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)、施工、采購）對(duì)保障工作打分（滿分100分），評(píng)估指標(biāo)包括響應(yīng)及時(shí)性（30分）、成果滿意度（40分）、問題解決率（30分）；評(píng)估結(jié)果納入《項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政保障工作報(bào)告》。考核掛鉤：將行政保障工作評(píng)估結(jié)果納入行政部門及項(xiàng)目協(xié)調(diào)行政專員的績(jī)效考核，占考核權(quán)重的25%；評(píng)估得分≥90分的，給予部門績(jī)效加分（如加5分）、專員獎(jiǎng)勵(lì)（如績(jī)效獎(jiǎng)金上浮10%）；評(píng)估得分＜70分的，扣減部門績(jī)效分?jǐn)?shù)（如扣5分）、專員績(jī)效獎(jiǎng)金（如扣1