合同信息管理與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具模板一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本模板適用于企業(yè)法務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及業(yè)務(wù)單元，覆蓋合同全生命周期（從談判簽訂到履行終止）的信息標(biāo)準(zhǔn)化管理及風(fēng)險(xiǎn)前置識(shí)別。通過(guò)系統(tǒng)化記錄合同核心要素、動(dòng)態(tài)跟蹤風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的早期預(yù)警、責(zé)任明確及合規(guī)管控，降低合同糾紛概率，提升企業(yè)合同管理效率與決策準(zhǔn)確性。二、操作流程詳解（一）合同信息收集與初步分類操作目標(biāo)：保證合同基礎(chǔ)信息完整、準(zhǔn)確，為后續(xù)管理及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估奠定基礎(chǔ)。信息收集：獲取合同文本原件，重點(diǎn)提取雙方主體信息（甲方/乙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人）、合同類型（采購(gòu)/銷售/服務(wù)/租賃等）、簽訂日期、合同金額（含幣種）、履行期限（起始/結(jié)束日期）、核心條款（付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）。補(bǔ)充合同背景信息（如項(xiàng)目名稱、合作背景、關(guān)聯(lián)方等），保證信息無(wú)遺漏。初步分類：按合同性質(zhì)分為“業(yè)務(wù)合同”（如銷售合同、服務(wù)合同）與“管理合同”（如勞動(dòng)合同、租賃合同）；按風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)初步標(biāo)記為“高風(fēng)險(xiǎn)”（如金額超千萬(wàn)、涉及跨境條款）、“中風(fēng)險(xiǎn)”（如金額500萬(wàn)-1000萬(wàn)、條款存在歧義）、“低風(fēng)險(xiǎn)”（如金額低于500萬(wàn)、標(biāo)準(zhǔn)條款合同）。（二）合同信息標(biāo)準(zhǔn)化錄入操作目標(biāo)：通過(guò)統(tǒng)一模板錄入信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化管理，便于檢索與分析。選擇錄入模板：使用本模板附件《合同信息登記表》（見(jiàn)第三部分），逐項(xiàng)填寫(xiě)字段。關(guān)鍵字段填寫(xiě)規(guī)范：合同編號(hào)：按“年份-部門(mén)-類型-序號(hào)”規(guī)則編制（如“2024-采購(gòu)-服務(wù)-001”），保證唯一性；主體信息：核對(duì)雙方名稱與合同文本一致，避免簡(jiǎn)稱歧義；核心條款摘要：用簡(jiǎn)練語(yǔ)言概括付款節(jié)點(diǎn)、交付要求、違約責(zé)任等，避免直接復(fù)制長(zhǎng)段落；關(guān)聯(lián)文檔：附上合同掃描件、補(bǔ)充協(xié)議、審批記錄等電子文件（內(nèi)部系統(tǒng)路徑）。審核與歸檔：由部門(mén)負(fù)責(zé)人或法務(wù)專員審核錄入信息無(wú)誤后，提交至合同管理系統(tǒng)（如OA、法務(wù)系統(tǒng)）進(jìn)行電子歸檔。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估維度識(shí)別操作目標(biāo)：從法律、商業(yè)、財(cái)務(wù)、合規(guī)等多維度識(shí)別合同潛在風(fēng)險(xiǎn)，量化風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。評(píng)估維度與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：法律風(fēng)險(xiǎn)：主體資質(zhì)（如乙方是否具備相關(guān)行業(yè)許可證）、條款合法性（如違約責(zé)任是否顯失公平）、爭(zhēng)議解決方式（如約定管轄法院是否明確）；商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)：履約能力（如乙方過(guò)往履約記錄、財(cái)務(wù)狀況）、市場(chǎng)波動(dòng)（如原材料價(jià)格變動(dòng)對(duì)固定價(jià)格合同的影響）、合作穩(wěn)定性（如是否存在關(guān)聯(lián)交易未披露）；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：付款條件（如預(yù)付款比例過(guò)高）、稅務(wù)合規(guī)（如發(fā)票類型是否符合規(guī)定）、匯率風(fēng)險(xiǎn)（如跨境合同未約定匯率調(diào)整機(jī)制）；合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：數(shù)據(jù)安全（如涉及個(gè)人信息處理的合同是否符合《個(gè)人信息保護(hù)法》）、反商業(yè)賄賂（如是否約定廉潔條款）、行業(yè)特殊規(guī)定（如醫(yī)療行業(yè)需符合GSP規(guī)范）。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)判定：采用“可能性-影響程度”矩陣（見(jiàn)下表），結(jié)合歷史案例及行業(yè)經(jīng)驗(yàn)綜合判定：可能性低影響中影響高影響高可能性中風(fēng)險(xiǎn)高風(fēng)險(xiǎn)高風(fēng)險(xiǎn)中可能性低風(fēng)險(xiǎn)中風(fēng)險(xiǎn)高風(fēng)險(xiǎn)低可能性低風(fēng)險(xiǎn)低風(fēng)險(xiǎn)中風(fēng)險(xiǎn)（四）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施制定與跟蹤操作目標(biāo)：針對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)制定具體應(yīng)對(duì)方案，明確責(zé)任人與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證風(fēng)險(xiǎn)可控。措施制定原則：高風(fēng)險(xiǎn)：需立即采取行動(dòng)（如重新談判條款、要求提供擔(dān)保），由部門(mén)負(fù)責(zé)人牽頭處理；中風(fēng)險(xiǎn)：制定監(jiān)控計(jì)劃（如定期跟蹤履約進(jìn)度），由業(yè)務(wù)專員負(fù)責(zé)；低風(fēng)險(xiǎn)：納入常規(guī)管理（如條款標(biāo)準(zhǔn)化模板推廣），由法務(wù)部門(mén)備案。跟蹤與更新：使用《風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)跟蹤表》（見(jiàn)第三部分），記錄風(fēng)險(xiǎn)描述、應(yīng)對(duì)措施、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間及狀態(tài)（“進(jìn)行中/已完成/已關(guān)閉”）；每月更新風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)，對(duì)新增風(fēng)險(xiǎn)（如履約過(guò)程中出現(xiàn)對(duì)方違約跡象）及時(shí)補(bǔ)充評(píng)估。（五）合同履行監(jiān)控與歸檔操作目標(biāo)：動(dòng)態(tài)跟蹤合同履行進(jìn)度，保證條款落實(shí)，履行完成后完成歸檔閉環(huán)。履行監(jiān)控：設(shè)定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒（如付款截止日、交付驗(yàn)收日），通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送預(yù)警；定期（如每月）收集履行情況反饋（如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收單），與合同條款對(duì)比，發(fā)覺(jué)偏差及時(shí)啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)流程。歸檔管理：合同履行完畢或終止后，整理所有履行過(guò)程文件（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算單、終止協(xié)議），與合同文本、審批記錄一并歸檔；歸檔信息標(biāo)注“已履行完畢”狀態(tài)，保存期限符合檔案管理規(guī)定（如一般合同保存10年，重要合同永久保存）。三、模板工具與表格設(shè)計(jì)（一）合同信息登記表字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明示例合同編號(hào)按規(guī)則編制，唯一標(biāo)識(shí)2024-采購(gòu)-服務(wù)-001合同名稱合同完整標(biāo)題*公司辦公設(shè)備采購(gòu)合同甲方主體全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人*科技有限公司（91110X）乙方主體全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人*辦公設(shè)備有限公司（91111X）合同類型采購(gòu)/銷售/服務(wù)/租賃/勞動(dòng)合同等采購(gòu)合同簽訂日期YYYY-MM-DD2024-03-15合同金額大小寫(xiě)（幣種）人民幣50萬(wàn)元（￥500,000）履行期限起始至結(jié)束日期2024-04-01至2024-12-31付款方式如“預(yù)付款30%到貨款60%質(zhì)保金10%”分三期付款核心條款摘要交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等關(guān)鍵內(nèi)容概括“交付標(biāo)準(zhǔn)：ISO9001認(rèn)證；違約責(zé)任：逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)高/中/低（由風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)確定）中風(fēng)險(xiǎn)關(guān)聯(lián)文檔路徑內(nèi)部系統(tǒng)中的電子文件OA系統(tǒng)-合同管理-2024001錄入人負(fù)責(zé)信息收集與錄入的人員姓名（*號(hào)代替）*某審核人部門(mén)負(fù)責(zé)人或法務(wù)專員（*號(hào)代替）*某（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)跟蹤表風(fēng)險(xiǎn)編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)描述（對(duì)應(yīng)合同及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)應(yīng)對(duì)措施負(fù)責(zé)人（*號(hào)）計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間狀態(tài)2024001-01乙方未按約定提供ISO9001認(rèn)證證明中風(fēng)險(xiǎn)要求乙方在3日內(nèi)補(bǔ)充認(rèn)證文件*某2024-04-052024-04-04已完成2024001-02合同未約定爭(zhēng)議解決管轄法院高風(fēng)險(xiǎn)與乙方簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確由甲方所在地法院管轄*某2024-04-102024-04-08已完成2024001-03原材料價(jià)格波動(dòng)可能影響交付成本低風(fēng)險(xiǎn)每月跟蹤原材料價(jià)格，與乙方協(xié)商調(diào)價(jià)機(jī)制*某長(zhǎng)期監(jiān)控-進(jìn)行中（三）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估維度參考表風(fēng)險(xiǎn)類別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)示例判斷依據(jù)法律風(fēng)險(xiǎn)乙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍與合同業(yè)務(wù)不符核查工商注冊(cè)信息商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)乙方過(guò)往履約評(píng)價(jià)中存在延遲交付記錄調(diào)取供應(yīng)商歷史合作數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)合同約定預(yù)付款比例超過(guò)30%，且乙方無(wú)擔(dān)保措施財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款條件合理性合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)合同涉及個(gè)人數(shù)據(jù)處理，但未約定數(shù)據(jù)安全保護(hù)義務(wù)對(duì)照《個(gè)人信息保護(hù)法》逐條審查四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）信息準(zhǔn)確性要求合同主體信息、金額、日期等關(guān)鍵字段必須與合同文本完全一致，禁止簡(jiǎn)寫(xiě)或使用簡(jiǎn)稱；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估需基于客觀事實(shí)（如歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)規(guī)定），避免主觀臆斷，必要時(shí)咨詢法務(wù)或外部專家。（二）動(dòng)態(tài)更新機(jī)制合同履行過(guò)程中，若發(fā)生變更（如金額調(diào)整、期限延長(zhǎng)），需在3個(gè)工作日內(nèi)更新《合同信息登記表》及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果；每季度對(duì)已錄入合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)復(fù)盤(pán)，關(guān)閉已解決的風(fēng)險(xiǎn)，新增潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。（三）權(quán)限與保密管理合同信息錄入、修改權(quán)限僅限授權(quán)人員