民間文藝家協(xié)會(huì)合同歸檔管理辦法

民間文藝家協(xié)會(huì)合同歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)民間文藝家協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“協(xié)會(huì)”）合同檔案管理，有效保護(hù)和利用合同檔案信息資源，維護(hù)協(xié)會(huì)合法權(quán)益，確保合同管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，結(jié)合協(xié)會(huì)實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于協(xié)會(huì)及其所屬各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同的歸檔管理。（三）管理原則合同歸檔管理遵循集中統(tǒng)一、完整準(zhǔn)確、安全保密、便于利用的原則。確保合同檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，同時(shí)注重檔案信息的合理利用，為協(xié)會(huì)的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)合同歸檔管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)協(xié)會(huì)合同檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期開展合同檔案管理工作的檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管協(xié)會(huì)各部門移交的合同檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。4.負(fù)責(zé)建立合同檔案檢索工具和數(shù)據(jù)庫(kù)，提供合同檔案的查閱、借閱等服務(wù)，做好利用記錄和統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)對(duì)超過保管期限的合同檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、簽訂、履行等工作，并確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.在合同簽訂后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將合同原件及相關(guān)資料移交至綜合管理部門歸檔。3.協(xié)助綜合管理部門做好合同檔案的整理、編目等工作，提供必要的信息和說明。4.根據(jù)工作需要，向綜合管理部門提出合同檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定的程序和要求使用合同檔案。三、歸檔范圍（一）合同文件協(xié)會(huì)在開展各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的所有合同，包括但不限于合作協(xié)議、演出合同、展覽合同、采購(gòu)合同、租賃合同、委托代理合同等。（二）相關(guān)資料1.合同簽訂前的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、意向書、會(huì)談紀(jì)要等。2.合同審批文件，包括審批表、領(lǐng)導(dǎo)批示等。3.合同履行過程中的變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、解除協(xié)議等。4.與合同履行相關(guān)的往來函件、通知、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等。四、歸檔要求（一）歸檔時(shí)間1.一般合同在簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門將合同原件及相關(guān)資料整理齊全，移交至綜合管理部門歸檔。2.重大合同（根據(jù)協(xié)會(huì)實(shí)際情況確定重大合同標(biāo)準(zhǔn)）在履行完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門將合同履行過程中的全部資料整理匯總，移交至綜合管理部門歸檔。（二）歸檔內(nèi)容要求1.合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、附件以及相關(guān)資料，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.合同文本應(yīng)采用協(xié)會(huì)統(tǒng)一規(guī)定的格式，如有特殊情況需使用對(duì)方提供的格式，應(yīng)確保合同條款符合法律法規(guī)和協(xié)會(huì)相關(guān)規(guī)定。3.相關(guān)資料應(yīng)與合同內(nèi)容緊密相關(guān)，具有真實(shí)性和有效性，能夠反映合同簽訂和履行的全過程。（三）歸檔格式要求1.紙質(zhì)合同檔案應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有掉頁、錯(cuò)頁等現(xiàn)象。2.電子合同檔案應(yīng)存儲(chǔ)為常見的電子文檔格式，如PDF、Word等，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，同時(shí)建立相應(yīng)的電子目錄索引。五、整理與編目（一）分類綜合管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的合同檔案后，應(yīng)按照合同的性質(zhì)、類別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。一般可分為業(yè)務(wù)合作類、演出展覽類、物資采購(gòu)類、資產(chǎn)租賃類等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。（二）編號(hào)對(duì)分類后的合同檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則可采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的方式，例如“2023HZ001”表示2023年簽訂的第一份合作類合同。（三）編目編制合同檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、合同雙方、合同金額、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，便于查閱和檢索。（四）裝訂對(duì)于紙質(zhì)合同檔案，應(yīng)按照編目順序進(jìn)行裝訂，每?jī)?cè)厚度不宜超過[X]厘米。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的牢固和美觀。六、保管（一）保管條件1.設(shè)立專門的合同檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。2.電子合同檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（二）保管期限1.合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度、性質(zhì)以及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定確定，一般分為短期（[X]年以下）、中期（[X]-[X]年）、長(zhǎng)期（[X]年以上）。2.對(duì)于涉及協(xié)會(huì)重大權(quán)益、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。具體保管期限在合同檔案目錄中明確標(biāo)注。（三）定期檢查綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查，每[X]個(gè)月至少進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、查閱與借閱（一）查閱1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、合同名稱或編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門查閱。2.查閱應(yīng)在綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.非協(xié)會(huì)內(nèi)部人員查閱合同檔案，須經(jīng)協(xié)會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，綜合管理部門應(yīng)安排專人陪同。（二）借閱1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、合同名稱或編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人員歸還合同檔案時(shí)，綜合管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。八、保密與安全（一）保密措施1.合同檔案涉及協(xié)會(huì)的商業(yè)秘密、業(yè)務(wù)信息等敏感內(nèi)容，綜合管理部門和相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密。2.對(duì)合同檔案的查閱、借閱等操作進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，根據(jù)人員的工作需要和職責(zé)范圍授予相應(yīng)的權(quán)限。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）安全管理1.建立健全合同檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全管理，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害以及網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)事件。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。九、鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)超過保管期限的合同檔案進(jìn)行鑒定，成立由綜合管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)合同檔案的實(shí)際價(jià)值、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的合同檔案，應(yīng)編制《合同檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.《合同檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)協(xié)會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀工作完成后，應(yīng)在《合同檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。十、附則（一）解釋權(quán)本辦法由民間文藝家協(xié)會(huì)綜合管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）實(shí)施日期