崗位人員名單管理規(guī)范一、總則為規(guī)范組織內(nèi)部崗位人員名單的管理工作，確保人員信息準確、權限分配清晰、管理流程規(guī)范，有效支撐日常運營、人力配置及風險管控等工作，結合組織實際管理需求，制定本管理規(guī)范。本規(guī)范適用于組織內(nèi)各部門、各層級崗位人員名單的編制、更新、維護及使用全過程。二、管理原則1.準確性原則：名單中人員信息（含崗位歸屬、履職狀態(tài)、權限范圍等）需與實際情況完全一致，嚴禁虛假填報或遺漏關鍵信息。信息采集需經(jīng)本人確認或部門負責人審核，確保來源可靠。2.及時性原則：人員崗位變動（入職、調崗、離職、休假等）發(fā)生后，需在1個工作日內(nèi)啟動名單更新流程，確保信息同步更新，避免因信息滯后引發(fā)管理風險。3.保密性原則：崗位人員名單涉及組織人力布局、權限分配等敏感信息，需嚴格管控訪問權限，禁止向無關人員泄露或用于非工作目的。4.權責對等原則：名單管理需明確責任主體（如人力資源部門統(tǒng)籌、各部門協(xié)同），確?！罢l管理、誰負責，誰使用、誰擔責”，避免管理真空或多頭管理。三、名單內(nèi)容與格式規(guī)范（一）內(nèi)容要求崗位人員名單應包含以下核心信息（可根據(jù)業(yè)務需求補充字段，但需經(jīng)人力資源部門備案）：崗位基本信息：崗位名稱、所屬部門、崗位職級、崗位編制數(shù)；人員信息：姓名、入職/到崗日期、履職狀態(tài)（在職、調崗待辦、離職待辦、休假等）、直接上級、匯報關系；權限信息：系統(tǒng)操作權限（如OA、ERP等系統(tǒng)角色）、物理權限（如門禁、倉庫鑰匙）、文檔/數(shù)據(jù)訪問權限范圍；聯(lián)系方式：部門辦公電話、企業(yè)郵箱（禁止填寫個人手機號、身份證號等隱私信息）。（二）格式要求1.載體規(guī)范：優(yōu)先使用組織統(tǒng)一的人力資源管理系統(tǒng)進行名單維護；若需線下流轉，需使用加密Excel模板，命名規(guī)則為“部門-崗位名單-更新日期”（如“市場部-營銷崗名單-____”）。2.排版要求：字段需清晰列示，禁止合并單元格；人員信息按“崗位優(yōu)先級+入職時間”排序，確保查閱高效；版本號需標注在文件頁眉，便于追溯歷史變更。四、名單更新流程（一）新增人員1.用人部門提交《崗位人員新增申請》（含崗位需求、人員資質等），經(jīng)人力資源部門審核、分管領導審批后，啟動入職流程；2.入職手續(xù)辦結后，人力資源部門在1個工作日內(nèi)更新系統(tǒng)/模板名單，同步通知IT部門、行政部門等關聯(lián)團隊配置權限；3.新增人員信息需由本人確認簽字，部門負責人復核后歸檔。（二）人員調整（調崗、晉升、降級）1.調整發(fā)起部門（或個人）提交《崗位人員調整申請》，說明調整原因、新崗位職責及權限變化，經(jīng)原部門、新部門負責人及人力資源部門會簽后生效；2.人力資源部門在調整生效日前1個工作日完成名單更新，同步通知權限管理部門（如IT、財務）撤銷原權限、配置新權限；3.調整后人員需在3個工作日內(nèi)完成工作交接，新崗位直屬上級需對名單信息進行二次確認。（三）人員離職1.離職人員提交申請后，所在部門需在離職生效日前3個工作日啟動“離職清單”流程，明確需回收的權限、資產(chǎn)及未結事項；2.人力資源部門在離職生效日當天完成名單更新（狀態(tài)標注為“離職待辦”或“已離職”），同步通知IT、行政、財務等部門凍結權限、回收資產(chǎn)；3.離職后1個工作日內(nèi)，人力資源部門需將離職人員信息從“在職名單”移入“離職檔案庫”，并完成數(shù)據(jù)脫敏（隱去敏感權限信息）。五、權限與安全管理（一）權限關聯(lián)機制崗位人員名單是權限分配的核心依據(jù)，所有系統(tǒng)權限、物理權限需與名單信息實時綁定：系統(tǒng)權限：IT部門需每月導出名單與系統(tǒng)權限清單，對比核查一致性，發(fā)現(xiàn)異常需24小時內(nèi)整改；物理權限：行政部門需每季度更新門禁、鑰匙等權限名單，確保離職/調崗人員權限及時回收。（二）安全管控要求1.存儲安全：線上名單需存儲于組織加密服務器，設置訪問白名單（僅限人力資源、部門負責人、權限管理崗訪問）；線下名單需存放于帶鎖文件柜，由專人保管。2.傳輸安全：名單傳輸需通過企業(yè)內(nèi)部加密通道（如OA系統(tǒng)、企業(yè)微信文件傳輸），禁止通過個人郵箱、即時通訊工具（如微信、QQ）發(fā)送名單文件。六、監(jiān)督與考核（一）定期檢查人力資源部門每季度牽頭開展“名單合規(guī)性檢查”，重點核查：信息準確性：隨機抽取10%崗位，核對人員信息與實際履職情況；流程合規(guī)性：檢查新增、調整、離職流程的審批記錄及時間節(jié)點；權限一致性：聯(lián)合IT、行政部門抽查20%人員的權限配置與名單是否匹配。（二）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題（如信息錯誤、流程滯后、權限未回收等），需向責任部門出具《整改通知書》，明確整改要求及完成時限（一般不超過3個工作日）。整改完成后需提交《整改報告》，由人力資源部門復核驗收。（三）考核機制處罰機制：因名單管理失誤導致權限泄露、工作延誤（如離職人員仍可登錄系統(tǒng)）等問題，視情節(jié)輕重扣減責任部門績效分（1-5分），并對直接責任人進行約談或績效扣分；獎勵機制：對名單管理規(guī)范、連續(xù)一年無失誤的部門/個人，在年度評優(yōu)中優(yōu)先考慮，并給予“管理合規(guī)獎”表彰。