某游泳俱樂部媒體采訪接待計劃

一、總則為規(guī)范某游泳俱樂部媒體采訪接待工作，提升俱樂部社會形象，傳播游泳運動正能量，助力體育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)國家體育總局《體育俱樂部宣傳工作管理辦法》及俱樂部發(fā)展戰(zhàn)略，制定本計劃。本計劃適用于所有來訪俱樂部的傳統(tǒng)媒體（報紙、電視臺、廣播電臺）、新媒體（網(wǎng)絡(luò)平臺、短視頻賬號、自媒體）及行業(yè)媒體，旨在通過有序、專業(yè)的接待流程，保障采訪活動順利開展，實現(xiàn)俱樂部與媒體的良性互動，推動游泳運動普及與推廣。二、組織架構(gòu)與職責分工成立俱樂部媒體采訪接待工作小組（以下簡稱“工作小組”），統(tǒng)籌協(xié)調(diào)采訪接待全流程：1.工作小組組成：組長由俱樂部總經(jīng)理擔任，副組長為行政主管（兼公關(guān)負責人），成員包括教練部負責人、會員服務(wù)部負責人、后勤保障部負責人、安全管理部負責人及優(yōu)秀教練、會員代表各1名。2.職責分工：-工作小組：負責審批采訪申請、制定專項接待方案、協(xié)調(diào)跨部門資源、監(jiān)督接待質(zhì)量；-公關(guān)板塊（行政主管牽頭）：對接媒體、核實采訪需求、準備宣傳資料、陪同采訪全程、處理輿情風險；-教練部：推薦專業(yè)教練接受采訪，提供游泳教學、訓練體系、賽事備戰(zhàn)等專業(yè)內(nèi)容支持；-會員部：篩選優(yōu)秀會員代表（如青少年學員、成人健身達人、老年游泳愛好者），挖掘典型事跡；-后勤部：負責采訪場地布置（訓練池、比賽池、接待室）、設(shè)備調(diào)試（麥克風、攝像機支架、音響）、餐飲住宿安排（如需）；-安全部：保障采訪期間場地安全（如泳池周邊防滑、設(shè)備用電安全）、維持現(xiàn)場秩序，避免干擾正常訓練。三、采訪申請與審批流程1.申請渠道：媒體可通過俱樂部官網(wǎng)“媒體合作”板塊、官方郵箱（xxx@）或公關(guān)熱線提交采訪申請，需明確以下內(nèi)容：-媒體名稱、記者姓名及證件號、采訪團隊人數(shù)；-采訪主題、時間、地點及預(yù)計時長；-采訪對象需求（如俱樂部負責人、教練、會員、學員）；-所需支持（如拍攝訓練場景、提供歷史資料、使用特定場地）。2.審批流程：-公關(guān)板塊收到申請后1個工作日內(nèi)完成初審，確認是否符合俱樂部宣傳方向（優(yōu)先支持游泳普及、青少年培訓、全民健身等主題）；-初審?fù)ㄟ^后，2個工作日內(nèi)報工作小組審批，重大采訪（如國家級媒體、賽事專題報道）需總經(jīng)理簽字確認；-緊急采訪（如俱樂部學員獲省級以上賽事冠軍、突發(fā)公益活動）可簡化流程，由公關(guān)負責人臨時審批，事后補報工作小組；-審批結(jié)果由公關(guān)板塊在24小時內(nèi)反饋媒體，通過的明確接待細節(jié)，未通過的說明理由（如主題不符、時間沖突）。四、接待前準備工作1.資料準備：-基礎(chǔ)資料：俱樂部簡介（含成立時間、規(guī)模、特色課程）、發(fā)展歷程（重要節(jié)點、榮譽獎項）、公益項目（如“青少年游泳公益課”“老年游泳健康行”）、環(huán)保舉措（循環(huán)水處理系統(tǒng)、節(jié)水訓練方案）；-定制資料：根據(jù)采訪主題準備專項材料，如青少年培訓成果（學員獲獎名單、進步案例）、教練團隊資質(zhì)（國家級教練證書、教學經(jīng)驗）、會員故事（如“70歲老人堅持游泳10年改善體質(zhì)”）；-視覺資料：高清照片（訓練場景、賽事瞬間、公益活動）、短視頻素材（教學片段、俱樂部宣傳片），確保版權(quán)清晰。2.場地與設(shè)備準備：-采訪場地：優(yōu)先選擇光線充足、環(huán)境整潔的區(qū)域（如訓練池旁的休息區(qū)、俱樂部榮譽墻前），如需拍攝泳池場景，提前清理水面雜物，調(diào)整水溫至適宜范圍；-設(shè)備調(diào)試：提前檢查麥克風、攝像機支架、音響設(shè)備是否正常，準備備用電池、存儲卡，確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定（如需直播）；-氛圍布置：擺放俱樂部宣傳冊、最新活動海報，在顯著位置展示“全民健身游泳先行”等標語，營造積極向上的氛圍。3.人員準備：-確定接受采訪人員，提前1-2天溝通采訪要點，強調(diào)真實客觀原則，避免夸大宣傳；-對教練、會員代表進行簡單培訓，指導如何用通俗語言解釋專業(yè)內(nèi)容（如“自由泳劃水技巧”），如何結(jié)合俱樂部理念（如“安全第一、快樂游泳”）；-安排專人負責引導媒體，熟悉俱樂部布局，避免迷路或干擾訓練。五、采訪期間接待流程1.迎接與簽到：公關(guān)人員提前15分鐘在俱樂部入口迎接媒體，引導至接待室休息，核對記者證件并登記，發(fā)放資料袋（含宣傳冊、礦泉水、筆記本）。2.采訪實施：-按照預(yù)定行程開展采訪，公關(guān)人員全程陪同，及時協(xié)調(diào)問題（如設(shè)備故障、人員臨時變動）；-拍攝訓練場景時，提醒媒體遵守安全規(guī)定（如穿防滑鞋、不靠近泳池邊緣），避免影響學員訓練；-如需體驗游泳課程，安排專業(yè)教練指導，確保媒體人員安全；-遇敏感問題（如俱樂部收費標準、內(nèi)部管理爭議），由公關(guān)人員禮貌引導至預(yù)設(shè)話題，或說明“相關(guān)問題需進一步核實后回復(fù)”。3.互動環(huán)節(jié)（可選）：根據(jù)采訪主題安排互動，如邀請媒體記者參與“10分鐘游泳小課堂”，體驗俱樂部特色教學；或組織教練與媒體交流游泳健身知識，增強采訪生動性。4.送離與致謝：采訪結(jié)束后，公關(guān)人員送媒體至入口，贈送俱樂部定制紀念品（如游泳帽、鑰匙扣），感謝其對游泳事業(yè)的關(guān)注，并告知后續(xù)將提供補充資料（如高清照片、視頻素材）。六、采訪后跟進工作1.資料補充：媒體提出需要補充資料的，公關(guān)板塊在3個工作日內(nèi)整理發(fā)送，確保內(nèi)容準確無誤；2.報道監(jiān)測：媒體發(fā)布內(nèi)容后，公關(guān)板塊及時收集報道鏈接、截圖，存檔至俱樂部宣傳資料庫；3.反饋收集：采訪結(jié)束后3個工作日內(nèi)，通過電話或郵件詢問媒體對接待工作的意見，如場地安排、人員配合、資料準備等，持續(xù)改進服務(wù)；4.效果評估：工作小組每月召開例會，評估媒體報道效果（如閱讀量、點贊數(shù)、社會反響），總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化接待方案。七、突發(fā)事件處理1.媒體臨時變更：如媒體提前變更采訪時間、主題或人員，公關(guān)板塊需在1小時內(nèi)協(xié)調(diào)相關(guān)部門調(diào)整，無法滿足的及時溝通，協(xié)商替代方案；2.設(shè)備故障：后勤人員隨身攜帶備用設(shè)備（如麥克風、充電寶），遇故障立即更換，確保采訪不中斷；3.安全事故：如采訪期間發(fā)生人員滑倒、溺水等情況，安全部立即啟動應(yīng)急預(yù)案，送醫(yī)治療，公關(guān)人員及時向媒體說明情況，保持透明溝通，避免不實報道；4.輿情風險：如采訪中出現(xiàn)負面問題，公關(guān)人員立即制止，事后向工作小組匯報，制定應(yīng)對方案，必要