汽車維修公司檔案歸檔管理細(xì)則

第一章總則第一條為規(guī)范公司檔案管理工作，保障檔案資料完整、準(zhǔn)確、安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營(yíng)決策、技術(shù)創(chuàng)新、客戶服務(wù)中的支撐作用，促進(jìn)公司持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《汽車維修行業(yè)檔案管理規(guī)范》及公司規(guī)章制度，制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于公司各部門及全體員工，涵蓋經(jīng)營(yíng)管理、維修服務(wù)、技術(shù)研發(fā)、人事財(cái)務(wù)等各類檔案的歸檔管理。第三條本細(xì)則所稱檔案，是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理服務(wù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子、音像等不同形式的歷史記錄。第四條檔案管理遵循“集中統(tǒng)一、分類管理、安全保密、便于利用”原則，實(shí)行“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)收集，誰(shuí)管理、誰(shuí)負(fù)責(zé)歸檔”的責(zé)任制。第二章檔案管理職責(zé)第五條行政部為公司檔案管理主管部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案管理制度建設(shè)、日常監(jiān)督及檔案庫(kù)房管理；各部門指定1名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交；檔案管理員承擔(dān)檔案接收、審核、編號(hào)、保管、借閱等具體工作。第六條行政部職責(zé)：制定檔案管理細(xì)則并組織實(shí)施；指導(dǎo)各部門檔案收集整理工作；定期開(kāi)展檔案檢查與培訓(xùn)；負(fù)責(zé)檔案的長(zhǎng)期保管與利用服務(wù)。第七條部門檔案員職責(zé)：按要求收集本部門日常產(chǎn)生的檔案資料；對(duì)資料進(jìn)行分類、裝訂（紙質(zhì)）或規(guī)范命名（電子）；每月按時(shí)向行政部移交歸檔資料，確保移交清單清晰完整。第八條檔案管理員職責(zé)：嚴(yán)格審核移交檔案的完整性、規(guī)范性；按分類標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)歸檔，建立檔案檢索目錄；定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防泄密工作；辦理檔案借閱手續(xù)，做好登記記錄。第三章檔案分類與歸檔范圍第九條公司檔案分為七大類，具體歸檔范圍如下：（一）客戶服務(wù)檔案：含客戶基本信息（姓名/單位、聯(lián)系方式、證件復(fù)印件）、車輛信息（車牌號(hào)、VIN碼、登記證書(shū)）、維修工單、故障診斷報(bào)告、零部件更換清單、竣工檢驗(yàn)單、服務(wù)合同、結(jié)算憑證、投訴處理記錄及滿意度調(diào)查結(jié)果。（二）維修技術(shù)檔案：含維修案例匯編、故障診斷方案、廠家技術(shù)公報(bào)、維修手冊(cè)、內(nèi)部技術(shù)培訓(xùn)資料、技能考核記錄、新車型維修技術(shù)研發(fā)文檔。（三）設(shè)備管理檔案：含設(shè)備采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安裝調(diào)試記錄、操作手冊(cè)、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃及執(zhí)行記錄、故障維修記錄、報(bào)廢審批手續(xù)。（四）人事管理檔案：含員工入職資料（簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、資格證）、勞動(dòng)合同、薪酬調(diào)整記錄、績(jī)效考核材料、培訓(xùn)證書(shū)、獎(jiǎng)懲文件、離職手續(xù)。（五）財(cái)務(wù)管理檔案：含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票存根、銀行對(duì)賬單、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算方案。（六）行政管理檔案：含公司會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、通知決定、采購(gòu)合同（非設(shè)備類）、辦公用品領(lǐng)用記錄、市場(chǎng)活動(dòng)資料、供應(yīng)商信息。（七）其他檔案：含知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料、行業(yè)政策文件、應(yīng)急處置預(yù)案等。第四章檔案歸檔流程與要求第十條歸檔流程：1.收集：部門檔案員每月5日前收集上月本部門需歸檔資料；2.整理：紙質(zhì)資料裝訂成冊(cè)，標(biāo)注檔案名稱、日期；電子資料按“部門+年份+類別+序號(hào)+名稱”命名，存儲(chǔ)于指定文件夾；3.移交：填寫(xiě)《檔案移交清單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后移交行政部；4.審核：檔案管理員3日內(nèi)審核，符合要求的編號(hào)歸檔，不符合的退回補(bǔ)正；5.登記：建立紙質(zhì)與電子檢索目錄，便于快速查詢。第十一條時(shí)間要求：-月度歸檔：維修工單、客戶服務(wù)記錄等每月5日前移交；-季度歸檔：技術(shù)培訓(xùn)資料、設(shè)備保養(yǎng)記錄等每季度首月10日前；-年度歸檔：財(cái)務(wù)、人事、行政年度資料等次年1月31日前。第十二條質(zhì)量要求：檔案內(nèi)容真實(shí)完整，簽字蓋章齊全，不得涂改；電子檔案需確保格式兼容（優(yōu)先PDF、Word），無(wú)病毒感染。第五章檔案保管與保護(hù)第十三條保管場(chǎng)所：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲(chóng)設(shè)備；電子檔案存儲(chǔ)于公司專用服務(wù)器，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期備份（至少雙備份，異地備份每年一次）。第十四條保管期限：-永久保管：人事檔案、公司章程、重大合同、審計(jì)報(bào)告；-長(zhǎng)期保管（15-30年）：客戶檔案、維修技術(shù)案例、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案；-短期保管（1-10年）：日常行政文件、市場(chǎng)活動(dòng)資料、月度報(bào)表。第十五條保密措施：機(jī)密檔案（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶隱私）需單獨(dú)存放，借閱需總經(jīng)理審批；檔案管理員不得泄露檔案內(nèi)容，離職時(shí)需辦理檔案交接手續(xù)。第六章檔案借閱與利用第十六條借閱條件：公司員工因工作需要可借閱檔案，外部單位需持有效證明并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十七條借閱流程：填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》→部門負(fù)責(zé)人審批→檔案管理員審核→辦理借閱（紙質(zhì)檔案需現(xiàn)場(chǎng)登記，電子檔案需簽署保密協(xié)議）。第十八條借閱權(quán)限：普通員工可借閱本部門非機(jī)密檔案；部門負(fù)責(zé)人可借閱跨部門相關(guān)檔案；機(jī)密檔案僅限總經(jīng)理及指定人員借閱。第十九條借閱期限：一般檔案不超過(guò)7天，特殊情況可延期3天，需重新申請(qǐng)；電子檔案不得拷貝，僅限在指定電腦查看。第七章檔案鑒定與銷毀第二十條鑒定周期：每5年組織一次檔案鑒定，由行政部牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)、技術(shù)、人事等部門組成鑒定小組。第二十一條銷毀流程：對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》→總經(jīng)理審批→兩人監(jiān)銷→監(jiān)銷人簽字確認(rèn)→銷毀清冊(cè)永久保存。第二十二條嚴(yán)禁私自銷毀檔案，違者追究責(zé)任。第八章附則第二十三條本細(xì)則由公司行政部負(fù)責(zé)解釋與修訂。第二十四