一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本指南適用于各類項目會議的記錄與紀(jì)要撰寫工作，涵蓋項目全生命周期中的不同會議類型，包括但不限于：項目啟動會：明確項目目標(biāo)、范圍、團(tuán)隊分工及關(guān)鍵里程碑，記錄各方共識與初步計劃；例行進(jìn)度會議（如周例會、雙周會）：跟蹤任務(wù)進(jìn)展、識別風(fēng)險與問題，協(xié)調(diào)資源并明確下一步行動；專題討論會：針對特定技術(shù)難題、需求變更或方案決策，記錄討論過程、結(jié)論及待驗(yàn)證事項；階段評審會：對項目階段性成果（如原型設(shè)計、測試報告）進(jìn)行評審，記錄驗(yàn)收結(jié)果與改進(jìn)建議；項目總結(jié)會：回顧項目整體執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并歸檔關(guān)鍵決策。不同場景下，記錄重點(diǎn)略有差異：啟動會側(cè)重“目標(biāo)與共識”，進(jìn)度會議側(cè)重“進(jìn)展與行動”，評審會側(cè)重“結(jié)論與改進(jìn)”，需根據(jù)會議類型調(diào)整記錄詳略程度。二、會議記錄與紀(jì)要撰寫全流程操作步驟（一）會前準(zhǔn)備：明確預(yù)留信息通道獲取會議基礎(chǔ)信息提前向會議組織者（如項目經(jīng)理*）確認(rèn)會議主題、時間、地點(diǎn)（線上/線下）、參會人員（含主持人、核心發(fā)言者、記錄人）及議程；若有會議材料（如項目計劃書、PPT、數(shù)據(jù)報表），提前獲取并熟悉內(nèi)容，標(biāo)注需重點(diǎn)關(guān)注的數(shù)據(jù)或爭議點(diǎn)。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會議類型選擇記錄工具（如Word、Excel、專業(yè)會議紀(jì)要軟件），或提前打印空白的《會議記錄模板》（見第三部分）；線上會議需測試錄音/錄屏功能（需提前告知參會人員），保證關(guān)鍵發(fā)言可追溯。明確記錄核心要素列出“必須記錄項”：會議目標(biāo)、關(guān)鍵決策、待辦事項（含負(fù)責(zé)人、截止時間）、未解決問題；預(yù)留“靈活記錄區(qū)”：針對技術(shù)難點(diǎn)、爭議觀點(diǎn)，可簡述討論過程（避免冗長流水賬）。（二）會中記錄：抓取關(guān)鍵，保證客觀準(zhǔn)確實(shí)時記錄核心信息會議基本信息：時間（精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會議需注明平臺，如“騰訊會議”）、主持人、記錄人、應(yīng)到/實(shí)到/缺席人員（注明缺席原因，如“出差”）；議程與發(fā)言要點(diǎn)：按議程順序記錄，每個議題下標(biāo)注“討論重點(diǎn)”“主要觀點(diǎn)”（如“*工程師提出：需優(yōu)化數(shù)據(jù)庫查詢效率，預(yù)計耗時3天”）；決議事項：明確結(jié)論（如“同意采用方案A，由*團(tuán)隊負(fù)責(zé)落地”），避免模糊表述（如“盡量”“盡快”）；待辦事項：單獨(dú)列表記錄，包含“任務(wù)描述”“負(fù)責(zé)人”“截止日期”“優(yōu)先級”（如“完成用戶界面初稿設(shè)計—*設(shè)計師—2024年X月X日—高”）。區(qū)分“事實(shí)”與“觀點(diǎn)”客觀記錄發(fā)言內(nèi)容，不添加個人判斷（如錯誤記錄：“認(rèn)為方案不可行”→正確記錄：“提出方案存在風(fēng)險，需進(jìn)一步驗(yàn)證”）；對爭議性內(nèi)容，可標(biāo)注“討論中未達(dá)成一致”，并簡要說明各方立場（如“建議延期，認(rèn)為可按原計劃推進(jìn)”）。輔助記錄技巧使用符號/縮寫提高效率（如“▲”表示結(jié)論，“??”表示風(fēng)險，“→”表示待辦）；關(guān)鍵數(shù)據(jù)、專業(yè)術(shù)語需核對準(zhǔn)確性（如“用戶留存率提升15%”需與數(shù)據(jù)報表一致）；遇語速較快或多人發(fā)言時，優(yōu)先記錄結(jié)論和待辦，后續(xù)補(bǔ)充細(xì)節(jié)（避免遺漏關(guān)鍵行動項）。（三）會后整理：核對補(bǔ)充，形成完整記錄補(bǔ)充完善會議記錄會議結(jié)束后2小時內(nèi)整理記錄，根據(jù)錄音/筆記補(bǔ)充遺漏信息（如未記錄的發(fā)言人觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)來源）；向參會人員（特別是關(guān)鍵決策者、任務(wù)負(fù)責(zé)人）確認(rèn)記錄準(zhǔn)確性，重點(diǎn)核對決議事項和待辦清單（如“*確認(rèn)：任務(wù)截止日期為X月X日，無誤”）。提煉會議紀(jì)要會議記錄是原始素材，需提煉為“會議紀(jì)要”（正式存檔版本），突出“結(jié)論”與“行動”，弱化討論過程；紀(jì)要結(jié)構(gòu)建議：會議基本信息→會議目標(biāo)→核心議題及結(jié)論→待辦事項→其他說明（如下次會議時間）。（四）紀(jì)要審核與分發(fā)內(nèi)部審核由記錄人完成初稿后，提交主持人或項目經(jīng)理審核，保證無遺漏、無歧義；涉及跨部門協(xié)作的紀(jì)要，需請相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)待辦事項的可執(zhí)行性（如“*確認(rèn)資源是否到位”）。正式分發(fā)與歸檔審核通過后，24小時內(nèi)通過郵件或協(xié)作工具（如企業(yè)釘釘）分發(fā)至所有參會人員及項目相關(guān)方；紀(jì)要需標(biāo)注“抄送”對象，并注明“請查閱并確認(rèn)執(zhí)行，如有疑問請于X月X日前反饋”；原始會議記錄（含錄音、筆記）按項目要求歸檔（如保存至共享服務(wù)器），保存期限至項目結(jié)束后1年。三、標(biāo)準(zhǔn)化會議記錄與紀(jì)要模板（一）會議記錄模板（原始素材版）會議基本信息內(nèi)容會議名稱項目周例會會議時間2024年X月X日14:00-15:30會議地點(diǎn)公司3樓會議室A（線上：騰訊會議ID）主持人*（項目經(jīng)理）記錄人*（項目助理）應(yīng)到人員、、、、*（共5人）實(shí)到人員、、、（共4人）缺席人員及原因*（出差，已提前同步會議紀(jì)要）會議議程1.上周任務(wù)進(jìn)展回顧；2.當(dāng)前風(fēng)險與問題討論；3.下周計劃安排議題一：上周任務(wù)進(jìn)展回顧任務(wù)描述——————————需求文檔初稿撰寫用戶登錄模塊開發(fā)UI界面設(shè)計終稿議題二：當(dāng)前風(fēng)險與問題討論風(fēng)險/問題描述第三方接口不穩(wěn)定需求變更（新增“密碼找回”功能）決議事項1.同意*（開發(fā)）申請延期2天完成用戶登錄模塊開發(fā)，最晚X月X日交付測試；2.新增“密碼找回”功能需求由*（產(chǎn)品）牽頭評估，本周五前提交變更申請；3.下次周例會時間調(diào)整為X月X日14:00，同步線上會議。待辦事項清單任務(wù)描述聯(lián)系接口供應(yīng)商排查問題評估需求變更影響并更新排期準(zhǔn)備用戶登錄模塊測試用例（二）會議紀(jì)要模板（正式存檔版）項目周例會紀(jì)要會議時間：2024年X月X日14:00-15:30會議地點(diǎn)：公司3樓會議室A（線上：騰訊會議ID）主持人：*（項目經(jīng)理）記錄人：*（項目助理）參會人員：、、會議目標(biāo)：回顧上周任務(wù)進(jìn)展，解決當(dāng)前風(fēng)險問題，明確下周工作計劃。一、核心議題及結(jié)論上周任務(wù)進(jìn)展需求文檔初稿、UI設(shè)計終稿已完成，用戶登錄模塊因第三方接口問題延期2天（最晚X月X日交付）。風(fēng)險與問題處理第三方接口不穩(wěn)定問題：由*（開發(fā)）負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商排查，同步準(zhǔn)備備用方案，X月X日前完成；新增“密碼找回”需求：由*（產(chǎn)品）牽頭評估影響，X月X日前提交變更申請。計劃調(diào)整下周周例會時間調(diào)整為X月X日14:00，線上會議另行通知。二、待辦事項任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止日期優(yōu)先級備注解決第三方接口不穩(wěn)定問題*（開發(fā)）X月X日高需同步備用方案評估需求變更影響及更新排期*（產(chǎn)品）X月X日中提交書面變更申請編寫用戶登錄模塊測試用例*（測試）X月X日高與*（開發(fā)）對接需求細(xì)節(jié)三、其他說明請各負(fù)責(zé)人按時推進(jìn)任務(wù)，如有問題及時在項目群同步；紀(jì)要附件：《上周任務(wù)進(jìn)展表》《風(fēng)險問題跟蹤表》。抄送：項目組全體成員、*（項目總監(jiān)）記錄人簽字：__________審核人簽字：__________日期：2024年X月X日四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）保證記錄的準(zhǔn)確性與完整性決議事項和待辦事項必須“一事一記”，明確“誰做、何時完成”，避免“相關(guān)部門盡快處理”等模糊表述；關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如時間、成本、數(shù)量）需二次核對，與會議材料、發(fā)言記錄保持一致。（二）突出重點(diǎn)，避免流水賬紀(jì)要不是逐字稿，需提煉“結(jié)論”而非“過程”，例如記錄“討論后決定采用方案A”，而非詳細(xì)描述3種方案的對比；對“已完成任務(wù)”可簡述結(jié)果，對“未完成任務(wù)”需說明原因及下一步計劃。（三）注意保密與合規(guī)性涉及公司敏感信息（如未公開的產(chǎn)品數(shù)據(jù)、成本預(yù)算）、客戶隱私的內(nèi)容需脫敏處理（如用“客戶”代替具體名稱）；會議紀(jì)要僅限項目相關(guān)方傳閱，不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)，如需外部共享需經(jīng)主持人*審批。（四）格式規(guī)范，提升可讀性統(tǒng)一字體、字號（如標(biāo)題黑體三號，宋體五