2026年高端私人影院建設(shè)公司供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司高端私人影院供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“系統(tǒng)”）的使用與管理工作，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，提升供應(yīng)鏈全流程信息化管理效率，確保采購(gòu)、庫(kù)存、供應(yīng)商管理等數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、安全，依據(jù)《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》《企業(yè)信息系統(tǒng)管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及公司資產(chǎn)管理規(guī)定，結(jié)合私人影院影音設(shè)備采購(gòu)、配件供應(yīng)、供應(yīng)商合作等業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度所稱(chēng)供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)，特指公司用于管理供應(yīng)商信息、采購(gòu)計(jì)劃提報(bào)、采購(gòu)訂單下達(dá)、庫(kù)存數(shù)據(jù)管理、物流信息跟蹤、結(jié)算對(duì)賬等供應(yīng)鏈全流程的信息化管理平臺(tái)；管理工作涵蓋系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限、數(shù)據(jù)錄入、流程審批、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)維護(hù)、異常處理等全環(huán)節(jié)。第三條本制度適用于公司采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部、銷(xiāo)售部及所有使用供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)的人員，外協(xié)供應(yīng)商涉及系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接的，參照本制度核心要求執(zhí)行。第四條系統(tǒng)管理遵循“權(quán)限可控、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、流程閉環(huán)、安全保密”的原則，確保系統(tǒng)操作符合公司業(yè)務(wù)規(guī)范，數(shù)據(jù)不泄露、不篡改，供應(yīng)鏈全流程信息可追溯。第五條公司采購(gòu)部牽頭負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常運(yùn)營(yíng)管理、權(quán)限分配、業(yè)務(wù)流程配置；信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)、故障處理、數(shù)據(jù)備份；倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)庫(kù)存數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)錄入與更新；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)結(jié)算數(shù)據(jù)的核對(duì)與錄入；品質(zhì)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及流程合規(guī)性的監(jiān)督核查。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第六條采購(gòu)部核心職責(zé)：（一）制定系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)化流程，組織開(kāi)展系統(tǒng)使用培訓(xùn)，確保相關(guān)人員熟練掌握操作規(guī)范；（二）負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息的錄入、更新與維護(hù)，確保供應(yīng)商資質(zhì)、聯(lián)系方式、合作品類(lèi)等信息準(zhǔn)確；（三）根據(jù)銷(xiāo)售部需求提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，在系統(tǒng)內(nèi)完成采購(gòu)訂單的創(chuàng)建、審批、下達(dá)，跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度；（四）對(duì)接供應(yīng)商完成系統(tǒng)內(nèi)物流信息的同步，及時(shí)更新訂單發(fā)貨、在途、到貨等狀態(tài)；（五）定期核查系統(tǒng)內(nèi)采購(gòu)數(shù)據(jù)，核對(duì)采購(gòu)訂單與實(shí)際到貨的一致性，處理采購(gòu)數(shù)據(jù)異常問(wèn)題。第七條信息技術(shù)部核心職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常技術(shù)維護(hù)，包括服務(wù)器運(yùn)行監(jiān)控、系統(tǒng)漏洞修復(fù)、功能優(yōu)化升級(jí)等，保障系統(tǒng)7×24小時(shí)穩(wěn)定運(yùn)行；（二）根據(jù)各部門(mén)需求配置系統(tǒng)賬號(hào)及操作權(quán)限，做好權(quán)限分配記錄，定期復(fù)核權(quán)限合理性；（三）建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份機(jī)制，按約定頻次完成全量數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)丟失后可快速恢復(fù)；（四）及時(shí)響應(yīng)系統(tǒng)故障報(bào)修，在約定時(shí)限內(nèi)完成故障排查與修復(fù)，記錄故障處理過(guò)程及結(jié)果；（五）保障系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全，設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密等防護(hù)措施，防止外部攻擊及數(shù)據(jù)泄露。第八條倉(cāng)儲(chǔ)部核心職責(zé)：（一）到貨驗(yàn)收完成后，在1個(gè)工作日內(nèi)將設(shè)備/配件的入庫(kù)信息錄入系統(tǒng)，包括數(shù)量、規(guī)格、批次、存放位置等；（二）設(shè)備/配件出庫(kù)時(shí)，實(shí)時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)完成出庫(kù)操作，確保系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存一致；（三）定期開(kāi)展系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存的盤(pán)點(diǎn)核對(duì)，差異部分在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)注原因并完成調(diào)整；（四）及時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)反饋庫(kù)存預(yù)警信息，對(duì)低于安全庫(kù)存的物料提報(bào)補(bǔ)貨提醒。第九條財(cái)務(wù)部核心職責(zé)：（一）在系統(tǒng)內(nèi)核對(duì)采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、供應(yīng)商發(fā)票的一致性，完成結(jié)算數(shù)據(jù)的錄入與確認(rèn)；（二）通過(guò)系統(tǒng)完成供應(yīng)商賬款的審核與支付流程，記錄支付狀態(tài)及金額；（三）定期導(dǎo)出系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，開(kāi)展成本分析，為采購(gòu)定價(jià)、供應(yīng)商合作提供數(shù)據(jù)支撐；（四）保障系統(tǒng)內(nèi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保密性，禁止無(wú)關(guān)人員查看或?qū)С龊诵呢?cái)務(wù)信息。第十條品質(zhì)部核心職責(zé)：（一）抽查系統(tǒng)內(nèi)采購(gòu)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，核查錄入信息與實(shí)際單據(jù)的匹配度；（二）監(jiān)督系統(tǒng)流程審批的合規(guī)性，核查是否存在越權(quán)審批、流程缺失等問(wèn)題；（三）針對(duì)系統(tǒng)管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，督促相關(guān)部門(mén)整改，形成閉環(huán)管理記錄。第三章系統(tǒng)基礎(chǔ)管理規(guī)范第十一條賬號(hào)權(quán)限管理：（一）系統(tǒng)賬號(hào)實(shí)行“一人一號(hào)”管理，操作人員需設(shè)置復(fù)雜度符合要求的密碼，每約定周期更換一次；（二）新員工入職后，采購(gòu)部提報(bào)權(quán)限申請(qǐng)，信息技術(shù)部在1個(gè)工作日內(nèi)完成賬號(hào)創(chuàng)建及權(quán)限配置；員工離職后，信息技術(shù)部在當(dāng)日完成賬號(hào)注銷(xiāo)；（三）權(quán)限配置遵循“最小必要”原則，禁止為操作人員配置與工作無(wú)關(guān)的權(quán)限，特殊權(quán)限需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；（四）操作人員禁止轉(zhuǎn)借、共享賬號(hào)，發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常登錄需立即上報(bào)信息技術(shù)部。第十二條系統(tǒng)操作規(guī)范：（一）操作人員需在公司授權(quán)的設(shè)備上登錄系統(tǒng)，禁止在公共網(wǎng)絡(luò)、非加密設(shè)備上操作；（二）數(shù)據(jù)錄入需做到“實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、完整”，禁止錄入虛假信息，錄入錯(cuò)誤需按流程申請(qǐng)修改并標(biāo)注原因；（三）流程審批需在約定時(shí)限內(nèi)完成，禁止拖延審批或越權(quán)審批，審批意見(jiàn)需清晰明確；（四）操作完成后及時(shí)退出系統(tǒng)，長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)工位需鎖定操作設(shè)備，防止他人誤操作。第四章系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作規(guī)范第十三條供應(yīng)商信息管理：（一）采購(gòu)部錄入供應(yīng)商信息前，需完成資質(zhì)審核，確保營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)等資料真實(shí)有效；（二）供應(yīng)商合作信息發(fā)生變更的，采購(gòu)部需在1個(gè)工作日內(nèi)更新系統(tǒng)信息，確保聯(lián)系方式、收款賬戶(hù)等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確；（三）定期在系統(tǒng)內(nèi)評(píng)估供應(yīng)商合作狀態(tài)，對(duì)不合格供應(yīng)商標(biāo)注停用狀態(tài)，禁止下達(dá)新采購(gòu)訂單。第十四條采購(gòu)流程操作：（一）銷(xiāo)售部根據(jù)客戶(hù)需求在系統(tǒng)內(nèi)提報(bào)物料需求，采購(gòu)部審核后生成采購(gòu)計(jì)劃；（二）采購(gòu)訂單需明確物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、交貨周期、價(jià)格等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后下達(dá)至供應(yīng)商；（三）供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購(gòu)部在系統(tǒng)內(nèi)更新訂單狀態(tài)，到貨前跟蹤物流進(jìn)度并同步信息。第十五條庫(kù)存管理操作：（一）入庫(kù)操作需憑驗(yàn)收合格單完成，禁止無(wú)單入庫(kù)或虛假入庫(kù)；（二）出庫(kù)操作需憑審批后的出庫(kù)單完成，禁止超量出庫(kù)、無(wú)單出庫(kù)；（三）每月開(kāi)展一次系統(tǒng)庫(kù)存與實(shí)際庫(kù)存的全面盤(pán)點(diǎn)，差異率需控制在約定范圍內(nèi)，超范圍差異需上報(bào)管理層。第五章數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)維護(hù)第十六條數(shù)據(jù)安全管理：（一）系統(tǒng)內(nèi)所有數(shù)據(jù)禁止私自導(dǎo)出、拷貝，確因工作需要導(dǎo)出的，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批并做好導(dǎo)出記錄；（二）涉及供應(yīng)商報(bào)價(jià)、財(cái)務(wù)結(jié)算、核心客戶(hù)需求等敏感數(shù)據(jù)，需在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置加密權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看；（三）信息技術(shù)部按約定頻次完成數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)異地存放，定期測(cè)試恢復(fù)功能是否正常。第十七條系統(tǒng)維護(hù)管理：（一）信息技術(shù)部定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描及安全加固，每年至少開(kāi)展一次系統(tǒng)全面安全檢測(cè)；（二）系統(tǒng)升級(jí)、功能調(diào)整前，需提前告知各使用部門(mén)，制定應(yīng)急預(yù)案，避免影響業(yè)務(wù)正常開(kāi)展；（三）系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，信息技術(shù)部需立即響應(yīng)，一般故障在約定時(shí)限內(nèi)修復(fù)，重大故障需上報(bào)管理層并啟動(dòng)應(yīng)急方案。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十八條監(jiān)督機(jī)制：（一）信息技術(shù)部每月監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，統(tǒng)計(jì)故障率、響應(yīng)時(shí)效等指標(biāo)，上報(bào)管理層；（二）品質(zhì)部每季度開(kāi)展系統(tǒng)管理專(zhuān)項(xiàng)檢查，核查權(quán)限配置、數(shù)據(jù)錄入、流程審批等環(huán)節(jié)的合規(guī)性；（三）采購(gòu)部每月匯總系統(tǒng)使用問(wèn)題，組織各部門(mén)溝通優(yōu)化建議，提升系統(tǒng)使用效率。第十九條考核與責(zé)任追究：（一）將系統(tǒng)操作準(zhǔn)確率、數(shù)據(jù)錄入及時(shí)率、權(quán)限合規(guī)性納入采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部等部門(mén)的績(jī)效考核，未達(dá)約定標(biāo)準(zhǔn)的扣減相應(yīng)績(jī)效分值；（二）因操作人員疏忽導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、流程違規(guī)，造成公司損失的，追究相關(guān)人員責(zé)任，按公司規(guī)定進(jìn)行處罰；（三）因未按規(guī)定做好數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)維護(hù)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)癱瘓的，追究信息技術(shù)部相關(guān)人員責(zé)任；（四）泄露系統(tǒng)內(nèi)敏感數(shù)據(jù)的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，涉嫌違法的移交相關(guān)部門(mén)處理。第七章附則第二十條本制度由公司采購(gòu)部會(huì)同信息技術(shù)部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)鞑块T(mén)可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際提出修訂建議，修訂需經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。第二十一條本制度的修訂需結(jié)