采購需求審批表及采購標準模板工具指南一、適用場景與范圍本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織內(nèi)部采購需求的規(guī)范化管理，覆蓋日常辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備采購、服務(wù)外包等多種場景。具體包括：常規(guī)采購：如辦公用品、勞保用品、低值易耗品等計劃內(nèi)采購；專項采購：如固定資產(chǎn)（設(shè)備、儀器）、IT軟硬件、市場推廣服務(wù)等預(yù)算內(nèi)專項采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時項目需求）需快速響應(yīng)的采購；預(yù)算外采購：超出年度預(yù)算需追加審批的特殊采購。不同部門（行政部、生產(chǎn)部、研發(fā)部、市場部等）均可根據(jù)實際需求發(fā)起采購流程，保證采購活動合規(guī)、高效、透明。二、采購需求審批全流程操作指南（一）需求發(fā)起與填寫發(fā)起人準備：采購需求發(fā)起人（如部門專員/主管）需明確采購物品/服務(wù)的具體需求，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息，并收集相關(guān)附件（如技術(shù)參數(shù)表、比價記錄、項目需求說明等）。填寫審批表：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或《采購需求審批表》（模板見第三部分），逐項填寫完整，保證信息真實、準確，無漏填、錯填。重點字段包括：“采購物品/服務(wù)名稱”：需具體（如“聯(lián)想ThinkPadT14筆記本”而非“筆記本”）；“規(guī)格型號”：明確技術(shù)參數(shù)（如CPU:i5-1135G7，內(nèi)存:16GB，硬盤:512GBSSD）；“預(yù)算金額”：需符合公司預(yù)算標準，注明含稅/不含稅及單價；“用途說明”：簡述采購目的（如“用于研發(fā)部新項目測試”）；“附件清單”：列出所有支撐材料（如3家供應(yīng)商報價單、技術(shù)規(guī)格書等）。（二）部門內(nèi)部審核部門負責人審核：發(fā)起人將填寫完整的審批表提交至部門負責人（如生產(chǎn)部經(jīng)理*），負責人需審核：采購需求的必要性（是否為部門工作必需）；預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)；規(guī)格型號是否符合部門使用標準。通過/駁回處理：審核通過后，部門負責人在審批表“部門意見”欄簽字確認；若駁回，需注明原因（如“預(yù)算超支”“需求不明確”），發(fā)起人修改后重新提交。（三）采購部門復(fù)核接收與初審：采購部門（如采購部專員*）收到審批表后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點檢查：表單填寫完整性（關(guān)鍵字段是否無遺漏）；附件齊全性（如報價單、技術(shù)參數(shù)等是否提供）；采購類別是否明確（區(qū)分物資、服務(wù)、工程等）。需求合理性復(fù)核：采購部門根據(jù)公司《采購管理辦法》，對需求進行合規(guī)性審核：常規(guī)采購：核對預(yù)算與歷史采購價格差異，若超20%需發(fā)起比價；專項采購：組織技術(shù)部門（如工程師*）對規(guī)格型號進行專業(yè)評估，保證滿足使用需求；緊急采購：核實緊急事由的真實性，確認無法通過常規(guī)流程解決后，啟動緊急審批通道。反饋意見：復(fù)核通過后，采購部門在“采購意見”欄簽字；若需調(diào)整（如建議更換更優(yōu)供應(yīng)商、調(diào)整規(guī)格），發(fā)起人配合修改后再次提交。（四）財務(wù)部門審核預(yù)算與資金審核：財務(wù)部門（如財務(wù)經(jīng)理*）收到審批表后，2個工作日內(nèi)完成審核，重點核查：采購預(yù)算是否在年度預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算外采購是否已履行預(yù)算追加流程；資金來源是否明確（如部門預(yù)算、專項基金等）；單價、總價計算是否準確，稅費標準是否符合公司規(guī)定。意見反饋：審核通過后，在“財務(wù)意見”欄簽字；若預(yù)算不足或資金來源不合規(guī)，注明原因并退回發(fā)起人調(diào)整。（五）管理層審批根據(jù)采購金額及類別，審批權(quán)限劃分如下（示例）：小額采購（≤5000元）：采購部門負責人審批；中額采購（5000-50000元）：分管副總*審批；大額采購（＞50000元）：總經(jīng)理*審批，或提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批人需重點審核采購的必要性、預(yù)算合理性及合規(guī)性，審批通過后在“管理層意見”欄簽字確認。（六）結(jié)果反饋與執(zhí)行通知結(jié)果：采購部門匯總各環(huán)節(jié)審批意見，通過系統(tǒng)或書面通知發(fā)起人審批結(jié)果（通過/駁回）。采購執(zhí)行：審批通過后，采購部門根據(jù)采購類別啟動采購流程：常規(guī)采購：從合格供應(yīng)商庫中選擇供應(yīng)商，下達采購訂單；專項采購：組織招標或競爭性談判，確定供應(yīng)商后簽訂合同；緊急采購：經(jīng)審批后可先采購后補流程，需在3個工作日內(nèi)完善手續(xù)。歸檔管理：采購?fù)瓿珊?，采購部門將審批表、合同、訂單、驗收單等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。三、模板表格（一）采購需求審批表模板采購需求審批表編號：CG-2024-X需求部門聯(lián)系電話采購物品/服務(wù)名稱單位預(yù)算單價（元）采購用途附件清單□技術(shù)參數(shù)書□報價單（供應(yīng)商名稱：_________）□項目需求說明□其他：________________部門意見負責人簽字：_________日期：年月日（審核必要性、預(yù)算、規(guī)格）采購意見經(jīng)辦人簽字：_________日期：年月日（復(fù)核合規(guī)性、需求合理性）財務(wù)意見經(jīng)辦人簽字：_________日期：年月日（審核預(yù)算、資金）管理層意見□分管副總：_________日期：年月日□總經(jīng)理：_________日期：年月日采購執(zhí)行結(jié)果訂單號：_________供應(yīng)商：_________實際金額：_________驗收人：_________日期：年月日（二）采購標準模板參考（以“辦公電腦采購”為例）采購物品名稱聯(lián)想ThinkPadT14筆記本電腦核心參數(shù)要求1.處理器：IntelCorei5-1135G7或同等級別；2.內(nèi)存：16GBDDR4；3.硬盤：512GBSSD；4.屏幕：14英寸IPS，1920×1080分辨率；5.顯卡：集成顯卡（MX350獨立顯卡優(yōu)先）；6.接口：≥2個USB-A，1個USB-C，HDMI，耳機接口。質(zhì)量與服務(wù)標準1.原廠正品，3年整機保修，1年上門服務(wù)；2.預(yù)裝正版Windows10系統(tǒng)及Office辦公軟件；3.需提供原廠授權(quán)書及售后服務(wù)承諾函。交付與驗收標準1.交付時間：下單后5個工作日內(nèi)送達指定地點；2.驗收：對照參數(shù)清單開箱檢查，通電測試功能正常，提供驗收報告。供應(yīng)商資質(zhì)要求1.具備法人資格，注冊資本≥500萬元；2.為聯(lián)想官方授權(quán)經(jīng)銷商，提供授權(quán)證明；3.近3年無重大商業(yè)違法記錄。四、使用注意事項與常見問題規(guī)避（一）填寫規(guī)范要求信息準確：采購物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等需與實際需求一致，避免模糊表述（如“一批”“若干”）；預(yù)算合理：預(yù)算金額需參考歷史采購數(shù)據(jù)或市場價格，虛報預(yù)算可能導(dǎo)致審批駁回；附件齊全：技術(shù)參數(shù)、報價單等附件是審批的重要依據(jù)，缺附件可能影響審核進度。（二）審批時限管理各環(huán)節(jié)審核人需在收到審批表后1-3個工作日內(nèi)完成反饋（緊急采購除外），超時未反饋視為默認通過；緊急采購需在申請時標注“緊急”字樣，并說明緊急原因，審批流程可并行處理，縮短審批時間。（三）特殊情況處理預(yù)算調(diào)整：若實際采購需求超出預(yù)算，需提前提交《預(yù)算追加申請表》，經(jīng)財務(wù)部門及管理層審批后再發(fā)起采購；需求變更：審批通過后若需變更采購物品、數(shù)量等，需重新填寫審批表并重新履行審批流程；供應(yīng)商更換：若原供應(yīng)商無法履約，需提供新的供應(yīng)商報價及對比分析，經(jīng)采購部門審核后更換。（四）合規(guī)與風(fēng)險規(guī)避嚴禁虛假采購：不得虛構(gòu)需求、拆分