公文處理學(xué)習(xí)研討班講座發(fā)言稿

今天，很高興有這么個(gè)機(jī)會(huì)和XX的同行們共同探討、交流公文

處理方面的有關(guān)問題。此時(shí)此刻我有兩點(diǎn)突出感受：一是見到很多同

行，大家年富力強(qiáng)，很有活力，今日一見，分外親切，倍感高興；二

是自己心里有點(diǎn)忐忑。大家知道，公文工作雖很重要，但它不同于文

學(xué)創(chuàng)作，講起來難免枯躁乏味。況且在座的諸位都是這方面的高手,

有豐富的公文工作經(jīng)驗(yàn)，不少同志聽過省辦、中辦專家的講課，我恐

怕講砸了，浪費(fèi)大家寶貴的時(shí)間，破壞了您的好心情。然而和基層部

門辦公室系統(tǒng)搞好交流，也是我們應(yīng)盡之義務(wù)，同時(shí)對我們來說也是

一次難得的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。所以，講好講壞，是水平問題，但講與不講,

是態(tài)度問題。于是，今天我就斗膽前來獻(xiàn)丑。這里，我是賣力地去講;

您吶，就湊合著去肝。不過，我“白水煮后面-有鹽（言）在先”：能堅(jiān)

持您就盡量堅(jiān)持，實(shí)在忍受不了，可以到外面透透氣、抽抽煙、聊聊

天，都行！別不好意思。我擇其要而言之，盡量講得快些，爭取三個(gè)

小時(shí)結(jié)束戰(zhàn)斗。中間如需要休息大家告訴我一聲。

閑言道罷，書歸正傳。公文是治國理政的重要工具，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的

重要手段，指導(dǎo)工作的重要載體。黨和政府機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)職能，有多

種方式和手段，如召開會(huì)議、調(diào)查研究、現(xiàn)場辦公、直接指揮等等,

但最普遍、最簡便、最有效、最常用、最規(guī)范的是發(fā)布公文。公文在

黨委政府機(jī)關(guān)工作中起著承上啟下、綜合全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外

的中樞作用。從公文中可以明顯看出一個(gè)地方、部門的工作水平，可

以影響到對一個(gè)地方、部門工作情況、班子能力及其他方面的評價(jià),

更重要的是影響到黨和國家的方針政策能否及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)貫徹和有

效地執(zhí)行。所以說，公文處理工作是整個(gè)機(jī)關(guān)工作的重要樞紐，具有

不可替代的重要作用。辦公室工作無小事，公文處理無小事。而公文

擬制工作，更是重中之重。這里，我主要就公文的種類、格式、起草、

修改、校核等五個(gè)方面須注意的問題和同志們共同探討一下。

一、公文種類及特性

1、公文的起源。公文歷史悠久、源遠(yuǎn)流長?？梢哉f，公文是隨

著階級、國家的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展的。我國從漢代

到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、狀等，平行文有

關(guān)、刺、咨、照會(huì)等，下行文有制、詔、敕、令、諭、旨等。辛亥革

命廢除了舊公文，1934年國民政府頒布了新公文程式。新中國戌立

后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年（5月3日），

先后多次對黨政公文處理作出規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)和國家機(jī)關(guān)公文處理工

作逐步走上了科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的軌道。

2、公文的涵義。公文是公務(wù)文件或公務(wù)文書的簡稱，人們習(xí)慣

上又把它叫做“文件”。用一句規(guī)范的話說：公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)

單位以及群眾團(tuán)體用來處理公務(wù)活動(dòng)的一種具有特定格式的文字材

料。

3、黨的機(jī)關(guān)公文。黨的機(jī)關(guān)公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理

公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、

政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的

工具。

4、公文種類。所謂公文種類，一般是指出公文制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)公

文的內(nèi)容，性質(zhì)和所承擔(dān)的任務(wù)而確定的行文形式和名稱。

對文種可以作廣義的理解和狹義的理解，即通常所講的泛指和特

指。從廣泛義上理繇，公文包括的面很廣，分類也比較繁雜，可以說

是內(nèi)涵豐富，外延廣博，稱得上車載斗量，不勝枚舉。

按照制發(fā)機(jī)關(guān)和適用范圍標(biāo)準(zhǔn)來劃分，公文分為：

黨政機(jī)關(guān)公文（14種）：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、

公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要;

政府行政公文（10類15種）：命令、指令，決定、決議，指示,

布告、公告、通告，通報(bào)，報(bào)告、請示，批復(fù)，函，會(huì)議紀(jì)要。

經(jīng)濟(jì)公文：經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)合同、可研報(bào)告、協(xié)議書、意見書、

招標(biāo)通告、產(chǎn)品說明書、廣告等；

司法公文：立案報(bào)告、通緝令、提請批準(zhǔn)逮捕書、破案報(bào)告，公

訴書、判決書，刑事訴狀，民事訴狀，刑事裁定書、民事調(diào)解書、公

證書、辯證詞等；

外交公文：國書、換文、公報(bào)、聲明、條約、協(xié)定、照會(huì)、備忘

錄等；

軍事公文：命令、通令、通告、作戰(zhàn)方案、演習(xí)方案等；

科技公文：科技任務(wù)書，科研報(bào)告、科技成果報(bào)告，鑒定證書，

實(shí)驗(yàn)報(bào)告，專利說明書（請求書）等。

除上述專用文種外，還有通用文種，也就是在全國黨政軍機(jī)關(guān)的

群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位以及社會(huì)普通適用的文種，如計(jì)劃、總結(jié)、開

幕詞、閉幕詞、倡議書、賀信、賀電、簡報(bào)、章程、制度、公約、守

則、匯報(bào)提綱、傳達(dá)提綱、悼詞、唁電等等。

今天我們著重說的文種，是狹義上的文種，特指黨的各級機(jī)關(guān)使

用的文種（14種），是我們實(shí)際工作中常用的重要文種。

5、公文的特性。公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特

定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式、特定的語言。其主要特性有6：

⑴政治性。作為黨和國家的運(yùn)轉(zhuǎn)工具，其內(nèi)容、服務(wù)對象都帶有鮮明

范圍、主題詞、發(fā)送機(jī)關(guān)、印刷版記組成?！庇捎跁r(shí)間關(guān)系，這17項(xiàng)

不一一細(xì)講，挑幾項(xiàng)講一下。

(1)密級。即公文的秘密等級，分為“絕密、機(jī)密、秘密”三個(gè)等

級。它標(biāo)注于版頭左上角、份號下方位置，用三號黑體，第一個(gè)字同

正文左邊取齊，當(dāng)中空一個(gè)字的間距，如”機(jī)密"。按照國家保密局有

關(guān)規(guī)定，密級后注明保密期限，如“機(jī)密★年”。但考慮到黨的機(jī)關(guān)公

文涉主的內(nèi)容很廣泛，其保密期限較難準(zhǔn)確確定，因此，《條例》中

未提及保密期限問題。在省委辦培訓(xùn)班上，我就這個(gè)問題請示省委辦

的同志，他們的意見是，如果需要，可以找保密局幫忙標(biāo)上；若未標(biāo)

保密期限，則按《條例》第37條規(guī)定執(zhí)行。即”公文密級的變更和解

除由發(fā)文機(jī)關(guān)或其上級機(jī)關(guān)決定?！?/p>

(2)緊急程度。是對公文送達(dá)和辦理時(shí)間的要求。緊急文件應(yīng)分

別標(biāo)明“特急“、“加急”；緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急“、“加急

“、“平急”。《條例》未對緊急程度的標(biāo)準(zhǔn)位置作具體規(guī)定，所以，除

個(gè)別情況外，一般不標(biāo)緊急程度。如有的文件確實(shí)很急，可在文件上

蓋“特急“、“加急”童。如確需在公文上標(biāo)注的，省委辦公廳認(rèn)為應(yīng)標(biāo)

注在份號下邊，與密級并排列出，中間加一個(gè)圓點(diǎn)相隔。

(3)發(fā)文字號。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三部分組成，

缺一不可(用4號仿宋)。需要請大家注意的問題是：機(jī)關(guān)代字要準(zhǔn)確、

規(guī)范、無歧義、易識別，并固定使用，發(fā)文年度要用全稱，并且用”

()"(六角括號)括起來,不能能“()“或“〈〉“、“□"括號。發(fā)文字

號在大紅字與紅線之間居中稍偏下，用四號仿宋表示，文號之間應(yīng)空

半格，如”濮發(fā)(2000)5號"正確表示是“濮發(fā)(2000)5號”。在使

用"請示"、"報(bào)告”等文種，需標(biāo)注簽發(fā)人的，發(fā)文字號則標(biāo)注在紅線

之上左方位置，簽發(fā)人則標(biāo)注于紅線之上右方位置。聯(lián)合行文，一般

只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

(4)簽發(fā)人?！稐l例》規(guī)定，上報(bào)公文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)

人姓名，這主要是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和領(lǐng)導(dǎo)人對公

文的負(fù)責(zé)性。要注意三點(diǎn)：一是只標(biāo)姓名，不標(biāo)職務(wù)；二是聯(lián)合行文，

要標(biāo)明聯(lián)署單位簽發(fā)人的姓名，不能只標(biāo)其中一個(gè)單位的簽發(fā)人；三

是簽發(fā)人姓名后不必加“已閱“、“同意”等字樣。

（5）標(biāo)題。是公文內(nèi)容的高度概括，具有畫龍點(diǎn)睛的作用。它一

般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種三部分組成。有時(shí)也有省

略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的情況（如標(biāo)題過長時(shí)省略）。標(biāo)注于紅線之下居中排

列，用二號宋體（加粗），一般不用標(biāo)點(diǎn)（書引號除外）。標(biāo)題下面如有

時(shí)間，應(yīng)用三號楷體。公文標(biāo)題一定要準(zhǔn)確、鮮明、簡煉，排列整齊、

美觀。

（6）正文。是公文的主體和核心所在，用來表達(dá)公文的內(nèi)容，位

于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。一般用三號仿字體，每段的首行空兩個(gè)字,

首頁要有兩行以上的正文。末頁若無正文，只有落款（應(yīng)盡量避免），

為維護(hù)公文的完整性，應(yīng)在末頁第2行注明”（此頁無正文）、文件若

是轉(zhuǎn)發(fā)通知，轉(zhuǎn)發(fā)通知部分用三號楷體，后邊轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容部分仍用三

號仿宋。正文中的序號應(yīng)當(dāng)按照一、（一）和1.等順序排列，序號后

面的標(biāo)點(diǎn)應(yīng)是：一后為頓號，（一）后不用符號，1后為小圓點(diǎn)（中力、）

或頓號（省辦）。

（7）附件。是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。若帶省附件，應(yīng)在正

文之后，落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝在一起。有的在正文

中涉及附件內(nèi)容處，加括號注明“見附件“或“附后”也可以。另外，印

發(fā)規(guī)章或批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的報(bào)告，其中的“規(guī)章“和“報(bào)告”不屬附件，而

是主體的一部分，其內(nèi)容應(yīng)視為正文。

（8）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。也叫落款，和“抬頭”是對應(yīng)的，位于正文末

頁的右下方，凡有主送單位的公文必須有落款，不能以標(biāo)題中的發(fā)文

機(jī)關(guān)代替落款。落款最后一個(gè)字同正文倒數(shù)第5個(gè)字取齊，中間應(yīng)當(dāng)

空半格，如”中共濮陽市委”應(yīng)當(dāng)表示為“中共濮陽市委二

（9）成文日期。一般署會(huì)議通過或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期。聯(lián)合發(fā)文，

則以聯(lián)署機(jī)關(guān)最后一個(gè)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。特殊情況署印發(fā)日期。要用年、

月、日全稱，位于落款右下方，日期最后一個(gè)字同正文部分倒數(shù)第

2-3個(gè)字取齊，并于落款單位第2或第3個(gè)字取齊，時(shí)間（阿拉伯?dāng)?shù)

字）與年月日之間應(yīng)空半格，正確表示為“2000年9月5日“。決議、

決定、條例、規(guī)定、意見等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號

（用3號楷體）標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

（10）印制版記c也叫印發(fā)說明，包括印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和

份數(shù)。注意：①如翻印，要在下行注明；②不能標(biāo)打印、校對人員姓

名；③不能部門要文號印刷，就標(biāo)上部門為印制單位。

三、公文起草

公文起草是公文形成的第一步，是公文處理工作的“始發(fā)站"，具

有很強(qiáng)的政治性和業(yè)務(wù)性。這方面的內(nèi)容很多，簡要介紹五點(diǎn)（即步

驟、方式、準(zhǔn)備工作、基本要求、修改）。

（一）公文起草的步驟

（1）領(lǐng)受任務(wù)；⑵調(diào)查研究；（3）擬出初稿；（4）協(xié)調(diào)修改；（5）報(bào)請

審批。（大家都清楚，不再細(xì)講。）

（二）公文起草的方式（5）

（1）辦公室起草。公文起草是辦公室的一項(xiàng)重要任務(wù)和經(jīng)常性工

作，是為黨委領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的一個(gè)重要方面。特點(diǎn)：一是起草的內(nèi)容

廣，綜合性強(qiáng)，涉及黨委工作的各個(gè)方面；二是起草的公文種類多，

從重要批示性文件到簡單事務(wù)性文件，從講話稿到信函等，都要去力、;

三是起草時(shí)限往往比較倉促，有些文稿說要就要；四是起草的有些公

文影響較大，一些重要公文和緊急公文，常常事關(guān)全局。辦公室起草

公文，具有一定的有利條件，主要是靠近領(lǐng)導(dǎo)，了解領(lǐng)導(dǎo)意圖和全局

情況；不利條件是對某些方面或?qū)I(yè)性問題不夠熟悉，有些緊急公文

常常缺少較為充裕的調(diào)研和準(zhǔn)備時(shí)間。所以，工作中要注意揚(yáng)長避短。

(2)部門起草。即部門主管范圍內(nèi)的工作需要黨委辦公室行文時(shí),

由部門代為擬稿。這是部門應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。優(yōu)勢是：情況較熟，

研究較深，較易抓住問題的要害，提出可行的解決辦法。不足的是有

時(shí)帶有局限性，容易強(qiáng)調(diào)本部門工作的重要，而對其它方面的問題照

顧不夠。

(3)聯(lián)合起草。部門主管范圍內(nèi)的工作需要黨委辦公室行文，涉

及兩個(gè)以上部門時(shí)，由一個(gè)主管部門牽頭共同起草。

(4)組成起草小組起草。起草特別重要的公文用此形式。如黨代

會(huì)報(bào)告等(如十六大報(bào)告，由胡錦濤同志任起草組組長，組織各路好

手，歷時(shí)一年零兩人月，做了大量艱苦細(xì)致的調(diào)查研究、起草修改工

作，拿出了高質(zhì)量的報(bào)告，體現(xiàn)全黨的意志、代表了全國各族人民的

愿望，成為我黨在新世紀(jì)新階段的政治宣言和行動(dòng)綱領(lǐng)。省市縣黨代

會(huì)報(bào)告，一般都采取起草組的方式)。

(5)領(lǐng)導(dǎo)親自起草或主持起草。這有助于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作和保證公

文質(zhì)量。寫作，歷來被認(rèn)為是“經(jīng)國之大業(yè)，不朽之成盛事;古今中

外，很多政治家都高度重視自身的文字修養(yǎng)。唐代公文有嚴(yán)格的”職

述"和"代擬”規(guī)定。“職述”就是擔(dān)任某種職務(wù)的官員，必須親自動(dòng)手

撰寫與其職務(wù)相稱的公文，不得假手他人，如有違例，輕則貶官，重

則治罪。在以科學(xué)、法治、人本為主要特任的現(xiàn)代社會(huì)，寫作更是一

項(xiàng)高素質(zhì)領(lǐng)導(dǎo)干部不可或缺的能力。小平同志這樣說過：”實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)

最廣泛的方法是用藏經(jīng)閣。用筆寫出傳播就廣，而且經(jīng)過寫，思想就

提煉了，比較周密。所以用筆領(lǐng)導(dǎo)是領(lǐng)導(dǎo)的主要方法?！敝醒胫赋觯骸?/p>

各級領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手起草重要文件，這不是技術(shù)性的問題，而是領(lǐng)

導(dǎo)工作中的原則性的問題?，F(xiàn)在重申這一原則，是在新的歷史條件下

提高黨的各級領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識能力和領(lǐng)導(dǎo)能力，改善和加強(qiáng)對社會(huì)主

義現(xiàn)代化建設(shè)各項(xiàng)事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)重要措施?！鳖I(lǐng)導(dǎo)同志親自起草或

主持起草公文時(shí)，辦公室和有關(guān)部門要積極做好服務(wù)工作。

（三）公文起草的準(zhǔn)備工作

L明確發(fā)文目的。定位不準(zhǔn)，累死三軍。作為領(lǐng)導(dǎo)要交待清楚,

作為撰稿人要問清楚起草公文的目的，即主題。如公文的基本觀點(diǎn)是

什么？需要解決的主要問題是什么？發(fā)文的依據(jù)是什么？發(fā)文的范圍有

多大等等。做到任務(wù)明確、方向清晰，防止在主要觀點(diǎn)和內(nèi)容上偏離

要求。

2.認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)和意圖，往往是原則性的指

點(diǎn)，只能是粗線條的輪廓，因而，起草人還要進(jìn)一步開動(dòng)腦筋、周密

思考，深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交待的精神實(shí)質(zhì)，融會(huì)貫通，使領(lǐng)導(dǎo)交待的意圖

深入化、具體化和會(huì)理化，進(jìn)而變成自己的思想，用自己的語言表達(dá)

出來。有句話說得好：”領(lǐng)會(huì)上頭，摸清下頭，兩頭一碰，才有寫頭”。

3.收集整理有關(guān)材料。常言道：巧婦難為無米之飲。公文起草更

是如此，來不得半點(diǎn)杜撰和假想。要通過查閱資料、調(diào)查研究，收集

有關(guān)情況、事例、問題、經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)等材料，通過有關(guān)材料表現(xiàn)公文

的思想觀點(diǎn)。

另外，要注意平時(shí)的積累。要養(yǎng)成勤奮讀書、閱報(bào)、看文件、記

筆記和思考的好習(xí)慣，對一些重要文件的關(guān)鍵段落要能夠背誦，對文

件格式和主要公文的寫作特點(diǎn)要熟爛于心。只有厚積薄發(fā)，任務(wù)來時(shí)

才能不慌不忙，一揮而就。漢字約有6萬字，常用的只有3000多字，

一些詞語、成語要常讀讀、看看，用時(shí)才會(huì)信手拈來。人腦不怕用，

就怕空。其記憶力的容量是無比巨大的，相當(dāng)于全世界圖書館的信息

儲(chǔ)存總量，是數(shù)字計(jì)算機(jī)的100萬倍。只要用心，積累大量的語言材

料絲毫沒有問題。大家都知道，省委辦公廳對辦公室中層以上干部提

出的目標(biāo)要求有三條：一是政策水平達(dá)到同級服務(wù)對象所要求的水平;

二是政治理論水平達(dá)到同級黨校講師以上的水平；三是對全局情況了

解和掌握程度達(dá)到同級綜合部門的水平。要達(dá)到這個(gè)要求，不勤奮學(xué)

習(xí)，不認(rèn)真鉆研，不積累大量的知識，那肯定是不行的。

(四)公文起草的基本要求(9)

1.公文起草要符合黨和國家的路線、方針政策和法律法規(guī)。這是

首先要遵循的原則，也是在公文起草中貫徹講政治的要求，同黨中央

保持高度一致的問題。黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，

是我們進(jìn)行各項(xiàng)工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩，也是起草公文的依據(jù)和準(zhǔn)繩。如

果制發(fā)的公文不符合黨和國家的路線、方針、政策，那就會(huì)造成嚴(yán)重

的后果。辦文人員一定要把握政策規(guī)定，要有政治頭腦，有政策水平，

特別是對一些敏感問題、帶有傾向性的問題，要有自己正確的主見，

不能人云亦云、隨波逐流。

2.要符合上級機(jī)關(guān)的有關(guān)指示、規(guī)定

下級服從上級，全黨服從中央，是我們黨的民主集中制原則。公

文起草工作中也必須貫徹這一原則，各級機(jī)關(guān)起草的公文必須符合各

自上級機(jī)關(guān)的有關(guān)指示，而不能脫離或違背上級機(jī)關(guān)的指示。一歿來

說，上級機(jī)關(guān)比本機(jī)關(guān)更為熟悉黨和國家的方針政策，更能把握全局，

因而它的指示對下級機(jī)關(guān)具有較強(qiáng)的針對性。所以，各地、各部門起

草公文，不但需要研究黨和國家的有關(guān)政策，法規(guī)，而且還要了解研

究自己上級機(jī)關(guān)的有關(guān)指示，并同本地、本部門的實(shí)際結(jié)合起來。

3.要同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接

一是在同一個(gè)問題上，各有關(guān)公文不能相互矛盾，以免執(zhí)行者無

所適從?！稐l例》規(guī)定，”部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各

自向下行文”，就是為了防止相關(guān)公文之間發(fā)生”打架、二是當(dāng)根據(jù)

新的情況需要對現(xiàn)行公文的有關(guān)規(guī)定作出某些改變時(shí)，就制發(fā)的公文

要以適當(dāng)形式有所交待，說明。

4.要完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖

這是公文特殊性的具體體現(xiàn)，是做好公文處理工作的基本要求。

公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、

特定的格式、特定的語言，能否把握住這“五特"，決定著公文寫作的

成功與否。而這“五特”是行政活動(dòng)有相當(dāng)大的關(guān)系，行政目的決定行

文目的，也決定了公文的特定關(guān)系，是行政特征所派生的。因此，在

動(dòng)筆寫作之前要準(zhǔn)確把握行政目的和行文目的，頭腦要盡快"定位”,

把自己放在特定的制發(fā)主體位置上，根據(jù)特定讀者的情況，緊緊圍繞

主題內(nèi)容，遵循規(guī)定的格式去寫，也就是進(jìn)入角色、找準(zhǔn)感覺。有人

總感到提筆難以下手，說起來就是思想盲目，不知誰云、對誰云、為

何云、云什么，其原因就是沒有準(zhǔn)確“定位”。因此說，在公文寫作之

前自己要很好地"定位”。要注意把握兩點(diǎn)：

一是要”號準(zhǔn)脈膊、要準(zhǔn)確把握發(fā)文機(jī)關(guān)對某事物的基木態(tài)度，

抓住要義，對于提倡什么，限制什么，支持什么，反對什么，一定要

旗幟鮮明；對于必須怎樣做，不能怎樣做，出現(xiàn)何種情況怎么辦，一

定要明確具體，不能會(huì)糊不清，模棱兩可，也不能一味宣講道理談原

則?，F(xiàn)實(shí)中我們見到有的公文用五分之三的篇幅講道理。如果公文沒

有明確意圖，缺乏個(gè)性，內(nèi)涵不清，就成了“空文“。這樣的公文還有

什么實(shí)際意義呢？它甚至?xí)o正常工作帶來干擾。

二是要“出以公心"。公文姓"公"不姓”私二有的公文以領(lǐng)導(dǎo)人署

名發(fā)出，但并不是領(lǐng)導(dǎo)人以私人身份，而是以機(jī)關(guān)代表的身份行文,

體現(xiàn)的是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖。公文起草人必須切實(shí)注意，絕不

能憑個(gè)人好惡在公文中摻雜個(gè)人感情及小集團(tuán)的私利，不能主動(dòng)地把

自己的想法當(dāng)成機(jī)關(guān)的意圖。要仔細(xì)了解和聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見和要求,

學(xué)會(huì)“換位思考”，“不在其位，學(xué)謀其政”，從領(lǐng)導(dǎo)角度和工作大局來

認(rèn)識形勢、分析問題、提出對策。

5.要全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況

關(guān)鍵是突出“三性"，即全面性、準(zhǔn)確性、客觀性。

所謂全面性，就是對反映情況的“量”的方面的要求。即要包括事

物的各個(gè)方面和各個(gè)部分的情況（現(xiàn)狀、歷史、發(fā)展趨勢等等），不能

以偏概全，也不能報(bào)喜不報(bào)憂。

所謂準(zhǔn)確性，就是對反映情況的“質(zhì)”的方面的要求。就是反映的

應(yīng)是體現(xiàn)事物的實(shí)質(zhì)和規(guī)律性的情況，而不只是某些表面現(xiàn)象，更不

能是虛假情況。

所謂客觀性，就是反映的是客觀存在的實(shí)際情況，而不是主觀臆

造或故意編造的東西。不能搞"科學(xué)幻想”或“文學(xué)創(chuàng)作”，隨意修飾,

筆下生花。

只有全面、準(zhǔn)確、客觀地反映實(shí)際情況，才能對問題作出正確結(jié)

論，找到解決問題的有效辦法，公文才有說服力，才能夠發(fā)揮應(yīng)有作

用。

6.提出的政策、措施要切實(shí)可行

這是公文的核心問題，必須慎重對待。因?yàn)榘l(fā)公文總是為了解決

一定的問題，所以公文中有關(guān)解決問題的政策、措施，就很自然地成

為公文的主體和關(guān)鍵所在。具體政策、措施歸納起來，基本上是兩類。

一是屬于行為規(guī)范方面的，主要是指：什么事，要怎樣做，不能怎樣

做，違反了怎么辦等。二是屬于物質(zhì)條件方面的，主要是解決人、財(cái)、

物的問題。解決問題離開必要的政策、措施是空談，空談是要誤國的。

但如果提出的政策、措施要求過高，也難以實(shí)現(xiàn)。所以公文中提出的

政策、措施一定要切實(shí)可行，辦不到的不要說、不要提，否則會(huì)出現(xiàn)

麻煩。

7.表述要準(zhǔn)確嚴(yán)密

怎么樣做到”表述要準(zhǔn)確嚴(yán)密”呢？主要須把握5點(diǎn)：

一是觀點(diǎn)明確,主題要鮮明突出，提出的各種主張、意見、要求、

措施等，都要清楚明白。

二是條理清晰,公文中涉及事項(xiàng)多、內(nèi)容較復(fù)雜時(shí)，要按照邏輯

關(guān)系分成若干部分，依次進(jìn)行表述。不要搞成一團(tuán)亂麻。

三是內(nèi)容充實(shí)C不僅要有明確的觀點(diǎn)，還要有豐富的材料和充分

的論據(jù)。以增強(qiáng)說服力，使人不僅知其然，而且知其所以然。

四是結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)C這里說的結(jié)構(gòu)，指的不是公文的外在形式方面的

結(jié)構(gòu)，指的是公文內(nèi)容上各個(gè)部分的安排問題。公文的結(jié)構(gòu)，包括如

何開頭和結(jié)尾，怎樣安排層次和段落，以及如何進(jìn)行過渡和照應(yīng)等。

公文的開頭以樸實(shí)、平直、開門見山為特色，結(jié)尾以自然果決為特色。

公文由一層意思轉(zhuǎn)到另一層意思，由總述到期分述或由分述到總述,

由敘述到議論或由議論到敘述，都需要采用適當(dāng)?shù)倪^渡形式。根據(jù)情

況，可以用過渡詞過渡，如：”綜上所述“、“由此可見”等；可以用過

渡句子過渡，如”現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”等；有時(shí)也可以用過渡落過

渡。通過過渡承上啟下，使文意須暢自然。公文的照應(yīng)，指的主要是

公文內(nèi)部相互襯托、呼應(yīng)，如開頭與結(jié)尾相照應(yīng)，題目與正文相照應(yīng)

等，以此加強(qiáng)公文各部分的聯(lián)系性，增強(qiáng)表達(dá)效果。總之，公文的結(jié)

構(gòu)安排是一個(gè)重要問題。比方做衣服，沒有衣料不行，但有了衣料,

剪裁不好也不行，甚至?xí)岩铝辖o毀掉了c起草公文也一樣，即使有

了必要的材料，如昊結(jié)構(gòu)安排不好，仍然寫不出好的文稿來。這一點(diǎn)

要引起重視。公文開頭、結(jié)尾和中間各層次、各部分要安排有序，嚴(yán)

密緊湊，使全文形成一個(gè)有機(jī)的整體。公文結(jié)構(gòu)安排的原則是：（1）

聯(lián)系性和層次性。即一篇公文的各個(gè)部分或段落之間，應(yīng)當(dāng)按照它們

內(nèi)容上是否屬于同一層次進(jìn)行安排，不要把沒有聯(lián)系和屬于不同層次

的內(nèi)容并列在一起論述。否則就會(huì)造成條理還不清、層次混亂。如公

文擬制與起草工作就不能并列論述。（2）專一性和完整性。即公文的

每個(gè)部分或段落內(nèi)部，應(yīng)保持有關(guān)內(nèi)容的專一和完整。就是既不要把

不同內(nèi)容的拉到同一部分或段落里來，也不要把同一內(nèi)容的分散到不

同的部分工落中去,如有的報(bào)告，前邊部分已講了成績，后邊講經(jīng)驗(yàn)

時(shí)又講成績，不必要的重復(fù)，造成結(jié)構(gòu)的不嚴(yán)謹(jǐn)。

五是表述準(zhǔn)確C要用最準(zhǔn)確的語言、最精煉的文字來表達(dá)本機(jī)關(guān)

的意圖，觀點(diǎn)、論述都要客觀準(zhǔn)確。防止疏忽漏誤，避免發(fā)生岐義,

尤其涉及政策性較強(qiáng)的公文，更要注意這個(gè)問題，防止讀者誤解，在

政策執(zhí)行中產(chǎn)生混亂，造成政治、經(jīng)濟(jì)上不必要的損失。因此在表達(dá)

手段上，主要用敘述、說明、議論，不得使用含糊不清的概念，不得

使用模棱兩可的雙關(guān)語，不得使用描寫、夸張、比喻、諷刺、虛擬、

幽默等修飾方法。

8.要注意行文關(guān)系和行文方式，合理使用文種

行文關(guān)系有三種：一是上下級之間領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系；二是上

下級之間業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系；三是平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之

間的關(guān)系。與上述行文關(guān)系相聯(lián)系，根據(jù)不同的行文對象和工作需要,

可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、聯(lián)合行文及

受雙重領(lǐng)導(dǎo)