合同簽訂及審核管理工具指南一、適用場景與價值體現(xiàn)本工具適用于企業(yè)各類合同的規(guī)范化管理，覆蓋采購、服務(wù)、合作、租賃等多元業(yè)務(wù)場景，具體包括但不限于：企業(yè)采購合同：如原材料采購、設(shè)備采購等，需明確數(shù)量、質(zhì)量、交付及付款條款；服務(wù)外包協(xié)議：如IT服務(wù)、營銷推廣、咨詢服務(wù)等，需界定服務(wù)范圍、標準及驗收流程；長期合作框架協(xié)議：如戰(zhàn)略合作伙伴、經(jīng)銷代理等，需約定合作期限、雙方權(quán)利義務(wù)及終止條件；其他專項合同：如租賃合同、保密協(xié)議、勞動合同等，需結(jié)合業(yè)務(wù)特性細化條款。通過標準化管理工具，可實現(xiàn)合同全流程可控，降低法律風險，提升審批效率，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責清晰。二、標準化操作流程1.需求發(fā)起與合同立項操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請表》，明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、合同金額、履行期限等核心要素，附上合作方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）及需求說明。負責人：業(yè)務(wù)部門負責人輸出物：《合同需求申請表》（含附件）關(guān)鍵動作：確認需求真實性與必要性，初步評估合作方履約能力。2.合同起草操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門依據(jù)《合同需求申請表》，使用企業(yè)標準化合同模板（如采購合同模板、服務(wù)合同模板）起草合同文本，重點約定以下核心條款：合同主體（雙方名稱、法定代表人/授權(quán)代表）；合作內(nèi)容與標的（具體描述、規(guī)格、數(shù)量等）；權(quán)利義務(wù)（雙方責任、交付/服務(wù)標準、驗收方式）；金額與支付方式（總價、分階段付款條件、賬戶信息）；履行期限與地點（起止時間、交付/服務(wù)地點）；違約責任（違約情形、賠償標準、爭議解決方式）；合同生效與終止條件（簽字蓋章生效、終止情形及后續(xù)處理）。負責人：業(yè)務(wù)部門專員或法務(wù)專員（重大合同需法務(wù)參與）輸出物：合同初稿（標注“初稿”字樣）關(guān)鍵動作：保證條款無歧義，符合企業(yè)內(nèi)部管理制度及行業(yè)規(guī)范。3.內(nèi)部審核操作內(nèi)容：合同初稿提交至內(nèi)部審核環(huán)節(jié)，依次完成以下審核：業(yè)務(wù)審核：業(yè)務(wù)部門負責人審核合作內(nèi)容可行性、業(yè)務(wù)條款準確性，保證與需求一致；財務(wù)審核：財務(wù)部門審核合同金額合理性、支付條款合規(guī)性（如發(fā)票類型、稅務(wù)處理），評估資金風險；風控審核（如需）：風控部門評估合同履約風險、違約責任覆蓋范圍，提出風險防控建議。負責人：業(yè)務(wù)負責人、財務(wù)負責人、風控負責人（按需）輸出物：《內(nèi)部審核意見表》（各審核人簽字確認）關(guān)鍵動作：審核人需在2個工作日內(nèi)完成審核，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”意見，并說明修改理由。4.法務(wù)審核操作內(nèi)容：內(nèi)部審核通過后，合同提交法務(wù)部門進行法律合規(guī)性審核，重點檢查：主體資格合法性（合作方是否具備簽約資質(zhì)，如經(jīng)營范圍、行政許可）；條款合法性（是否符合法律法規(guī)，如《民法典》《招標投標法》等）；權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在單方面不公平條款）；爭議解決方式約定（如仲裁或訴訟，管轄地是否明確）；潛在法律風險點（如知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、不可抗力等）。負責人：法務(wù)專員輸出物：《法務(wù)審核意見》（明確修改建議，需業(yè)務(wù)部門反饋確認）關(guān)鍵動作：法務(wù)審核需在3個工作日內(nèi)完成，重大合同可組織法務(wù)會議集體審議。5.對方確認與溝通操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)及內(nèi)部審核意見修改合同定稿，與對方溝通確認最終條款，重點說明修改內(nèi)容（如違約責任、爭議解決方式），保證雙方無異議。負責人：業(yè)務(wù)部門負責人輸出物：合同定稿（雙方確認版本）關(guān)鍵動作：溝通時保留書面記錄（如郵件往來、確認函），避免口頭約定。6.合同簽署與歸檔操作內(nèi)容：簽署：雙方授權(quán)代表在合同文本上簽字蓋章（企業(yè)需加蓋合同專用章或公章，個人需簽字并附證件號碼復(fù)印件）；分發(fā)：簽署后，業(yè)務(wù)部門留存1-2份原件，同步掃描電子版至企業(yè)合同管理系統(tǒng)；歸檔：行政或檔案部門將合同原件分類歸檔（按合同類型、年度編號），更新《合同臺賬》，保證可追溯。負責人：行政專員、檔案管理員輸出物：簽署版合同原件、電子檔案、《合同臺賬》更新記錄關(guān)鍵動作：簽署頁需完整（含簽字、蓋章、日期），歸檔時核對合同編號與臺賬一致。三、常用模板與工具表單1.《合同需求申請表》字段名稱填寫說明合同編號按企業(yè)規(guī)則編號（如“CG-2024-001”，CG代表采購，2024為年份，001為序號）需求部門提出需求的部門（如“采購部”“市場部”）合作方名稱合同相對方全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）合作內(nèi)容概述簡述合作核心內(nèi)容（如“采購辦公設(shè)備100臺”）合同金額大寫及小寫金額（如“人民幣伍萬元整（￥50,000.00）”）履行期限合同起止時間（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）負責人及聯(lián)系方式業(yè)務(wù)部門對接人姓名、電話（如：*經(jīng)理）附件清單需提交的材料（如“合作方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、需求說明書”）申請日期提交申請的日期2.《內(nèi)部審核意見表》審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見（同意/修改后同意/不同意）修改建議（如需）審核日期業(yè)務(wù)審核采購部*經(jīng)理修改后同意需補充“交付驗收標準”條款2024-01-05財務(wù)審核財務(wù)部*主管同意無2024-01-06風控審核風控部*專員同意無2024-01-063.《合同臺賬》合同編號合同名稱甲方乙方簽訂日期生效日期合同金額履行期限歸檔狀態(tài)（已歸檔/未歸檔）備注CG-2024-001辦公設(shè)備采購合同*科技有限公司*商貿(mào)有限公司2024-01-102024-01-10￥50,000.002024-01-10至2024-01-31已歸檔含補充協(xié)議1份FW-2024-002IT服務(wù)外包協(xié)議*科技有限公司*信息科技有限公司2024-02-012024-02-01￥200,000.002024-02-01至2024-12-31未歸檔待簽署原件四、關(guān)鍵風險控制點合同主體審核：簽約前務(wù)必核實合作方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份、授權(quán)委托書（如簽約人為授權(quán)代表），避免與無資質(zhì)主體簽約導(dǎo)致合同無效。核心條款明確性：金額、履行期限、交付/服務(wù)標準、違約責任等條款需具體量化，避免模糊表述（如“盡快”“適量”），防止后續(xù)爭議。審核流程完整性：嚴禁跳過內(nèi)部審核或法務(wù)審核環(huán)節(jié)，重大合同需經(jīng)總經(jīng)理或分