公司文件管理制度與存檔規(guī)范管理指南一、適用范圍與工作場景本制度適用于公司各部門在日常運(yùn)營、項目管理、業(yè)務(wù)協(xié)作等活動中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子文件的規(guī)范化管理，涵蓋文件起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔、借閱、銷毀全生命周期。具體場景包括：日常行政公文（通知、報告、會議紀(jì)要等）的流轉(zhuǎn)與存檔；項目立項、執(zhí)行、驗(yàn)收階段的過程文件管理；合同、協(xié)議、重要函件的審批與歸檔；公司內(nèi)部制度、流程文件的版本控制與存檔；員工入職、離職、培訓(xùn)等人事相關(guān)文件管理；財務(wù)報銷、預(yù)算審批等支持性文件的存檔備查。二、文件全流程管理操作步驟（一）文件起草明確文件類型與目的：根據(jù)工作需求確定文件性質(zhì)（如請示、報告、合同等），清晰闡述文件核心內(nèi)容，保證邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。格式規(guī)范：紙質(zhì)文件：使用公司統(tǒng)一模板（A4紙），標(biāo)題居中（二號黑體），（三號仿宋GB2312），行距28磅，頁碼居中；電子文件：命名規(guī)則為“部門-文件類型-日期-版本號”（如“行政部-會議紀(jì)要-20231001-V1.0”），格式優(yōu)先選用PDF或Word（.docx）。內(nèi)容校對：起草人完成初稿后需自查錯別字、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及格式規(guī)范性，保證無遺漏信息。（二）文件審核提交審核：起草人將文件（紙質(zhì)版需簽字確認(rèn)，電子版需標(biāo)注起草人*）提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審要點(diǎn)：部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、數(shù)據(jù)是否真實(shí)、流程是否合規(guī)，審核通過后簽字確認(rèn)；若需修改，注明修改意見并退回起草人修訂。會簽（如需）：涉及跨部門協(xié)作的文件，需由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人依次會簽（如財務(wù)文件需財務(wù)部審核，合同文件需法務(wù)部審核）。（三）文件簽發(fā)審批權(quán)限：一般性文件：部門負(fù)責(zé)人審批；重大事項文件（如合同、制度類）：需分管領(lǐng)導(dǎo)審批；公司級文件（如戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計劃）：需總經(jīng)理審批。簽發(fā)規(guī)范：審批人在文件“審批意見”欄簽署“同意”并簽字、注明日期；若不同意，需明確修改意見并退回重新流程。（四）文件編號與登記編號規(guī)則：文件需按“部門簡稱-年份-文件類別-流水號”統(tǒng)一編號（如“行-2023-通-001”），由行政部*負(fù)責(zé)分配編號，避免重復(fù)。登記備案：紙質(zhì)文件：在《文件審批單》（見模板1）中記錄編號、名稱、起草人、簽發(fā)日期、密級等信息，一式兩份（行政部存檔+使用部門留存）；電子文件：將編號、文件名稱、存儲路徑等信息錄入《電子文件登記表》，同步至公司指定服務(wù)器（非個人電腦）。（五）文件分發(fā)與執(zhí)行分發(fā)范圍：根據(jù)文件內(nèi)容確定分發(fā)對象（如相關(guān)部門、全體員工等），由行政部*統(tǒng)一分發(fā)，填寫《文件分發(fā)記錄表》（見模板2），注明接收人、接收日期、份數(shù)。執(zhí)行要求：接收部門需在規(guī)定時限內(nèi)落實(shí)文件內(nèi)容，涉及執(zhí)行反饋的，需將執(zhí)行情況及時反饋至文件起草部門及行政部。（六）文件歸檔歸檔時限：文件辦理完畢后3個工作日內(nèi)，由文件形成部門將紙質(zhì)文件（含審批單原件）及電子文件整理完畢，移交至行政部*歸檔。歸檔分類：按“年度-部門-文件類別”分類存放，如“2023-行政部-會議紀(jì)要”，檔案盒需標(biāo)注“年度-部門-類別-起止編號”（如“2023-行政部-會議紀(jì)要-001-010”）。歸檔檢查：行政部接收檔案時需核對文件完整性、編號連續(xù)性及規(guī)范性，對不符合要求的退回重新整理。（七）文件借閱與銷毀借閱管理：內(nèi)部借閱：員工填寫《文件借閱登記表》（見模板3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在行政部*處借閱，借閱期限不超過5個工作日；外部借閱：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時簽訂《保密協(xié)議》。銷毀管理：保管期限屆滿的文件，由行政部*編制《文件銷毀審批表》（見模板4），經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)；涉密文件需使用碎紙機(jī)銷毀，并記錄銷毀時間、監(jiān)銷人。三、標(biāo)準(zhǔn)存檔表格模板模板1：文件審批單文件編號文件名稱起草部門起草人*文件密級□公開□內(nèi)部□秘密□機(jī)密形成日期年月日文件內(nèi)容摘要（簡要說明文件核心內(nèi)容及目的）部門審核意見審核人*：日期：年月日會簽意見（如需）會簽部門1*：日期：年月日會簽部門2*：日期：年月日審批意見審批人*：日期：年月日備注模板2：文件分發(fā)記錄表分發(fā)日期文件編號文件名稱分發(fā)份數(shù)接收部門/人*簽收日期制表人*：審核人*：模板3：文件借閱登記表借閱日期文件編號文件名稱借閱部門借閱人*借閱事由歸還日期借閱期限審批人*經(jīng)辦人*備注管理人*：模板4：文件銷毀審批表文件編號文件名稱保管期限銷毀原因?qū)徟庖姴块T負(fù)責(zé)人*：日期：年月日總經(jīng)理審批*：日期：年月日監(jiān)銷人*：銷毀日期：年月日備注（如銷毀方式、數(shù)量等）四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險提示密級管理：文件密級由起草部門負(fù)責(zé)人核定，涉密文件需單獨(dú)存放，嚴(yán)禁通過普通郵箱、社交軟件傳輸。版本控制：文件修訂后需更新版本號（如V1.0→V2.0），舊版文件及時回收或標(biāo)注“作廢”，避免混淆。電子文件備份：電子文件需每月備份至公司服務(wù)器，重要文件（如合同）需刻錄光盤備份，防止數(shù)據(jù)丟失。歸檔完整性：歸檔文件需包含、審批單、附件等所有關(guān)聯(lián)材料，缺一不可，保證文件可追溯。違規(guī)責(zé)任：嚴(yán)禁私自復(fù)制、外傳涉密文件，違規(guī)者將按公司《獎懲管理制度》處理；因保管不當(dāng)導(dǎo)致文件損毀