采購需求清單及招標(biāo)流程工具使用指南一、適用場(chǎng)景說明本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織在開展采購活動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)化管理采購需求、規(guī)范招標(biāo)流程的全過程。具體場(chǎng)景包括但不限于：企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的設(shè)備、原材料、辦公用品等物資采購；事業(yè)單位科研、教學(xué)、醫(yī)療等專項(xiàng)設(shè)備或服務(wù)采購；部門及公共機(jī)構(gòu)貨物、工程、服務(wù)類采購（非依法必須招標(biāo)項(xiàng)目可參考使用）；項(xiàng)目外包、咨詢服務(wù)、技術(shù)支持等服務(wù)類采購需求梳理與流程管控。二、操作流程詳解（一）需求確認(rèn)與立項(xiàng)需求提出：由業(yè)務(wù)部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部等）根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，明確采購目的、物資/服務(wù)名稱、預(yù)估數(shù)量、功能用途及預(yù)算金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購部門。需求調(diào)研：采購部門對(duì)接需求部門，通過現(xiàn)場(chǎng)勘查、參數(shù)核實(shí)、市場(chǎng)詢價(jià)等方式，對(duì)需求的合理性、必要性和預(yù)算可行性進(jìn)行評(píng)估，形成《需求調(diào)研報(bào)告》。立項(xiàng)審批：采購部門匯總調(diào)研結(jié)果，按組織內(nèi)部權(quán)限報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)*或采購委員會(huì)審批，審批通過后正式啟動(dòng)采購流程。（二）采購需求清單編制清單細(xì)化：根據(jù)審批通過的需求，由采購部門牽頭，聯(lián)合需求部門、技術(shù)部門（如需）共同編制《采購需求清單》，明確以下核心要素：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如功能指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)保要求等）；數(shù)量、單位、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)；預(yù)算金額（含單價(jià)、總價(jià)）、資金來源；供應(yīng)商資質(zhì)要求（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、業(yè)績(jī)案例等）；其他特殊要求（如售后服務(wù)、培訓(xùn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）。清單審核：《采購需求清單》需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*聯(lián)合審核，保證內(nèi)容完整、參數(shù)準(zhǔn)確、預(yù)算合規(guī)。（三）招標(biāo)方式確定根據(jù)采購金額、項(xiàng)目性質(zhì)及組織內(nèi)部制度，選擇合適的招標(biāo)方式：公開招標(biāo)：適用于預(yù)算金額達(dá)到法定標(biāo)準(zhǔn)或組織規(guī)定的公開招標(biāo)限額以上的項(xiàng)目，需在指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告；邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或只能從有限范圍供應(yīng)商采購的項(xiàng)目，需邀請(qǐng)3家及以上具備相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商；競(jìng)爭(zhēng)性談判/詢價(jià)：適用于金額較小、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一或市場(chǎng)價(jià)格透明的項(xiàng)目，可簡(jiǎn)化流程，直接與多家供應(yīng)商談判或詢價(jià)。（四）招標(biāo)文件準(zhǔn)備與發(fā)布文件編制：采購部門根據(jù)《采購需求清單》編制招標(biāo)文件，至少包含以下內(nèi)容：招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請(qǐng)函）；投標(biāo)人須知（包括投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)地點(diǎn)、投標(biāo)保證金要求等）；采購需求及技術(shù)規(guī)范；合同主要條款（如付款方式、違約責(zé)任、質(zhì)保期等）；投標(biāo)文件格式（包括商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)、報(bào)價(jià)標(biāo)等部分）。文件審核：招標(biāo)文件需經(jīng)法務(wù)部門*（或合規(guī)部門）、財(cái)務(wù)部門審核，保證符合法律法規(guī)及組織制度，避免歧視性條款。文件發(fā)布：公開招標(biāo)項(xiàng)目需在采-購網(wǎng)、組織官網(wǎng)等指定媒介發(fā)布招標(biāo)公告；邀請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目需向選定供應(yīng)商發(fā)出書面投標(biāo)邀請(qǐng)函，并留足投標(biāo)準(zhǔn)備時(shí)間（一般不少于5個(gè)工作日）。（五）投標(biāo)文件接收與開標(biāo)文件接收：在投標(biāo)截止時(shí)間前，接收供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件，核對(duì)密封情況（如要求密封），記錄送達(dá)時(shí)間，出具《投標(biāo)文件接收回執(zhí)》。開標(biāo)組織：按招標(biāo)公告規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)組織開標(biāo)，邀請(qǐng)所有投標(biāo)人參加（或委托公證機(jī)構(gòu)*公證），宣布投標(biāo)人名單、投標(biāo)報(bào)價(jià)、工期/服務(wù)期等主要內(nèi)容，并形成《開標(biāo)記錄表》由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。（六）評(píng)標(biāo)與定標(biāo)評(píng)標(biāo)委員會(huì)組建：依法組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，成員由采購人代表*及技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律等專家組成（專家人數(shù)占比不低于2/3），與投標(biāo)人有利害關(guān)系的成員需主動(dòng)回避。評(píng)標(biāo)實(shí)施：評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件確定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如價(jià)格、技術(shù)、資質(zhì)、服務(wù)、業(yè)績(jī)等），采用綜合評(píng)估法或最低評(píng)標(biāo)價(jià)法對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行獨(dú)立評(píng)審，出具《評(píng)標(biāo)報(bào)告》，明確推薦中標(biāo)候選人（1-3名）及排序理由。定標(biāo)審批：采購部門將《評(píng)標(biāo)報(bào)告》報(bào)請(qǐng)定標(biāo)委員會(huì)*或管理層審批，確定最終中標(biāo)供應(yīng)商。（七）結(jié)果公示與合同簽訂結(jié)果公示：在中標(biāo)結(jié)果確定后2個(gè)工作日內(nèi)，在采購公告發(fā)布媒介公示中標(biāo)結(jié)果，公示期不少于1個(gè)工作日，公示內(nèi)容包括中標(biāo)供應(yīng)商名稱、中標(biāo)金額、主要標(biāo)的等。合同簽訂：公示無異議后，采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商在30日內(nèi)簽訂書面采購合同，合同條款需與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件保持一致，合同簽訂后報(bào)法務(wù)部門*備案。（八）履約驗(yàn)收與歸檔履約驗(yàn)收：供應(yīng)商按合同約定交付物資或提供服務(wù)后，由需求部門、采購部門、技術(shù)部門共同組成驗(yàn)收小組，對(duì)照合同條款和《采購需求清單》進(jìn)行驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。資料歸檔：采購全過程資料（包括需求申請(qǐng)、審批文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）整理成冊(cè)，按組織檔案管理規(guī)定存檔，保存期限不少于5年。三、配套工具模板表1：采購需求清單模板序號(hào)物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)算單價(jià)（元）預(yù)算總價(jià)（元）技術(shù)參數(shù)要求交付時(shí)間交付地點(diǎn)供應(yīng)商資質(zhì)要求備注1辦公電腦i5處理器/8G內(nèi)存/256G固態(tài)臺(tái)10450045000需預(yù)裝正版辦公軟件合同簽訂后15日內(nèi)采購人指定地點(diǎn)1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照；2.計(jì)算機(jī)生產(chǎn)許可證需提供3年質(zhì)保2清潔服務(wù)辦公區(qū)域日常清潔（每日8小時(shí)）年16000060000符合GB/T19001質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)每月1日起采購人辦公場(chǎng)所1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照；2.勞務(wù)派遣許可證需配備2名專職保潔員表2：招標(biāo)流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)記錄表階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)任務(wù)描述責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間備注需求確認(rèn)需求申請(qǐng)?zhí)峤粯I(yè)務(wù)部門提交《采購需求申請(qǐng)表》需求部門*YYYY-MM-DD需求調(diào)研采購部門聯(lián)合需求部門調(diào)研市場(chǎng)采購部門*YYYY-MM-DD清單編制清單初稿完成編制《采購需求清單》采購部門*YYYY-MM-DD清單審核需求、采購、財(cái)務(wù)部門聯(lián)合審核各部門負(fù)責(zé)人*YYYY-MM-DD招標(biāo)準(zhǔn)備招標(biāo)文件編制根據(jù)需求清單編制招標(biāo)文件采購部門*YYYY-MM-DD文件審核發(fā)布法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核后發(fā)布招標(biāo)公告采購部門*YYYY-MM-DD招標(biāo)實(shí)施投標(biāo)文件接收接收并記錄投標(biāo)文件采購部門*YYYY-MM-DD截止時(shí)間：:開標(biāo)組織開標(biāo)，形成開標(biāo)記錄采購部門*YYYY-MM-DD評(píng)標(biāo)定標(biāo)評(píng)標(biāo)委員會(huì)組建確定評(píng)標(biāo)專家及采購人代表采購部門*YYYY-MM-DD評(píng)標(biāo)報(bào)告出具評(píng)審?fù)稑?biāo)文件，推薦中標(biāo)候選人評(píng)委會(huì)*YYYY-MM-DD定標(biāo)審批管理層審批確定中標(biāo)供應(yīng)商分管領(lǐng)導(dǎo)*YYYY-MM-DD結(jié)果公示中標(biāo)結(jié)果公示公示中標(biāo)信息采購部門*YYYY-MM-DD公示期1日合同簽訂合同擬定與中標(biāo)供應(yīng)商擬定合同條款采購部門*YYYY-MM-DD合同簽訂備案雙方簽字蓋章，法務(wù)部門備案采購部門*YYYY-MM-DD履約驗(yàn)收貨物/服務(wù)交付供應(yīng)商按合同約定交付供應(yīng)商YYYY-MM-DD驗(yàn)收?qǐng)?bào)告出具需求、采購、技術(shù)部門聯(lián)合驗(yàn)收驗(yàn)收小組*YYYY-MM-DD四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)需求準(zhǔn)確性：采購需求描述需清晰、具體，避免使用“優(yōu)質(zhì)”“高效”等模糊表述，技術(shù)參數(shù)應(yīng)量化且符合行業(yè)規(guī)范，防止因需求歧義導(dǎo)致投標(biāo)響應(yīng)不足或履約爭(zhēng)議。合規(guī)性要求：招標(biāo)流程需嚴(yán)格遵守《_________招標(biāo)投標(biāo)法》《_________采購法》等相關(guān)法律法規(guī)及組織內(nèi)部采購管理制度，嚴(yán)禁設(shè)置傾向性、歧視性條款，保證公平競(jìng)爭(zhēng)。流程規(guī)范性：各環(huán)節(jié)需留存書面記錄（如審批簽字、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等），做到“全程留痕、可追溯”，避免因流程缺失導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)控制：對(duì)預(yù)算金額大、技術(shù)復(fù)雜或涉及民生的重要