行政后勤工作指南：公共區(qū)域使用管理一、指南適用場景與工作范疇本指南適用于公司內部各類公共區(qū)域（如會議室、茶水間、接待區(qū)、走廊、樓梯間、公共衛(wèi)生間等）的日常使用、管理及維護工作，覆蓋以下常見場景：日常辦公支持：部門例會、跨部門協(xié)作會議、臨時工作洽談等對公共會議空間的使用需求。員工活動保障：公司年會、培訓講座、團隊建設等集體活動對公共場地的臨時調配。設施維護管理：公共區(qū)域設備（如空調、飲水機、照明系統(tǒng)）的日常檢查、報修及保養(yǎng)。環(huán)境秩序維護：公共區(qū)域衛(wèi)生清潔、物品擺放規(guī)范、安全隱患排查及整改。外來接待引導：客戶來訪、合作伙伴交流等場景下公共接待區(qū)的布置與使用安排。二、公共區(qū)域使用標準化操作流程（一）使用需求提出與申請需求確認：申請人根據(jù)工作需要，明確使用公共區(qū)域的具體類型（如會議室、活動室）、時間、時長及用途（如會議名稱、活動人數(shù)、設備需求等）。提交申請：通過公司行政管理系統(tǒng)或線下《公共區(qū)域使用申請表》（見模板一）提交申請，填寫使用部門、申請人聯(lián)系方式、使用時段、區(qū)域需求、特殊要求（如投影設備、茶水服務等）等信息。材料準備：若涉及大型活動（如超過50人會議或需布置場地），需提前提交《活動方案》（含流程安排、安全措施、應急聯(lián)系人等），由行政部審核備案。（二）使用審批與資源協(xié)調審批流程：日常小范圍使用（如2小時內小型會議）：由部門負責人審批后，報行政部備案。長時間或大規(guī)模使用（如超過4小時、需特殊布置或涉及外部人員）：需經行政部負責人審批，必要時報公司分管領導確認。資源協(xié)調：行政部根據(jù)申請順序及場地availability，統(tǒng)籌安排使用區(qū)域，并于1個工作日內反饋審批結果。若申請時段沖突，行政部需與申請人協(xié)商調整時間或推薦替代場地，保證需求合理滿足。（三）現(xiàn)場使用與規(guī)范管理使用前準備：申請人憑審批結果，提前30分鐘至行政部領取場地鑰匙（或門禁權限），檢查區(qū)域設備（如空調、投影儀、桌椅）是否正常運行。如需特殊布置（如擺放席卡、調試音響），需在行政部人員指導下操作，不得損壞墻面、地面或公共設施。使用中管理：申請人負責使用期間的區(qū)域秩序，引導參會人員或活動人員遵守公共區(qū)域規(guī)定（如輕聲交談、禁止吸煙、愛護設施）?；顒咏Y束后，督促人員清理個人物品及垃圾，保證場地整潔。使用后整理：申請人按原樣恢復桌椅布局，關閉所有設備（燈光、空調、投影儀等），確認無誤后歸還鑰匙至行政部，并在《公共區(qū)域使用登記表》簽字確認。（四）設施維護與問題反饋日常巡檢：行政部每日對公共區(qū)域進行2次巡檢（上午9:00、下午16:00），記錄設施運行狀態(tài)（如照明是否完好、飲水機濾芯使用情況、衛(wèi)生間清潔程度等）。故障報修：巡檢中發(fā)覺問題或使用人反饋故障時，行政部需在30分鐘內響應，聯(lián)系維修人員處理，并同步更新《公共設施維護記錄表》（見模板二）。定期保養(yǎng)：每月對公共設備進行全面檢查（如空調濾網(wǎng)清洗、飲水機消毒、消防器材測試），保證設備處于良好運行狀態(tài)。三、常用管理表格模板模板一：公共區(qū)域使用申請及登記表申請部門申請人聯(lián)系方式使用區(qū)域□會議室A□會議室B□茶水間□接待區(qū)□其他：______使用日期使用時段開始時間：______結束時間：______使用用途參與人數(shù)______人設備需求特殊要求（如需布置場地、擺放物品等）______________________________________________________部門負責人審批簽字：______日期：______行政部審批使用前檢查設備正常：□是□否（異常說明：____________________）鑰匙領?。骸跏恰鯕w還：□是使用人簽字使用后反饋場地整潔：□是□否（需整改：____________________）設備損壞：□無□有（說明：____________________）行政部確認模板二：公共設施維護記錄表設施名稱所在區(qū)域維護類型維護日期維護人員（如空調、飲水機）會議室A□日常巡檢□故障維修□定期保養(yǎng)____年_月_日*師傅維護內容（如更換濾芯、清洗外殼、修復電路等）______________________________________________________維護結果□正常運行□已修復□需進一步處理（說明：____________________）驗收人簽字：______日期：______下次維護時間____年_月_日四、使用管理中的重點注意事項（一）安全規(guī)范優(yōu)先公共區(qū)域嚴禁存放易燃、易爆、有毒等危險物品，不得私拉亂接電線或使用大功率電器（如電爐、電暖氣）。使用消防通道、樓梯間等區(qū)域時，需保持暢通，不得堆放雜物；消防器材（如滅火器、應急燈）不得遮擋或挪用。舉辦大型活動前，需檢查疏散通道、安全出口標識是否清晰，制定應急預案并報行政部備案。（二）環(huán)境衛(wèi)生維護茶水間、衛(wèi)生間等區(qū)域使用后，需將垃圾投入指定垃圾桶，不得隨意丟棄；衛(wèi)生間使用后及時沖水，保持臺面、地面干燥。會議室使用后，需清理桌面雜物、擦拭白板、歸位座椅，禁止在墻面、桌椅上亂涂亂畫。行政部每日對公共區(qū)域進行清潔，員工應配合維護，發(fā)覺地面有積水、垃圾等情況可及時反饋。（三）設備正確使用使用投影儀、麥克風等電子設備前，需閱讀操作說明書，避免因誤操作導致設備損壞；使用后及時關閉電源，拔掉插頭。飲水機需定期更換濾芯（每3個月1次），嚴禁直接接生飲用；空調溫度設置建議夏季26℃以上、冬季20℃以下，無人時及時關閉。公共家具（如沙發(fā)、桌椅）應正常使用，不得站立、踩踏或搬出指定區(qū)域；發(fā)覺松動、損壞等情況立即報修。（四）時間嚴格遵守公共區(qū)域使用需嚴格審批時段，不得提前占用或延遲超時（如需延時，需提前2小時向行政部申請）。臨時使用（如30分鐘內的小型討論）可直接通過行政部現(xiàn)場登記，無需提前申請，但使用后需立即清理場地。（五）問題及時上報使用過程中發(fā)覺設施故障、安全隱患（如燈具閃爍、地面濕滑）或人員違規(guī)行為，應立即停止使用并聯(lián)系行政