高校行政檔案管理工作規(guī)范一、引言高校行政檔案作為學(xué)校行政管理活動的原始記錄，承載著辦學(xué)歷史、決策過程與治理成果，是維護學(xué)校權(quán)益、支撐教學(xué)科研、傳承校園文化的核心載體?？茖W(xué)規(guī)范的行政檔案管理，既是貫徹《中華人民共和國檔案法》的法定要求，也是提升高校治理體系與治理能力現(xiàn)代化水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文結(jié)合高校管理實踐，從管理原則、流程規(guī)范、信息化建設(shè)、安全保障等維度，梳理行政檔案管理的核心規(guī)范，為高校檔案工作提供實操指引。二、管理基本原則（一）合法性原則行政檔案管理需嚴格遵循《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，建立以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”為核心的管理體制。檔案的收集、整理、保管與利用活動，需在法定框架內(nèi)開展，確保檔案管理全流程合規(guī)性，杜絕違規(guī)建檔、擅自銷毀等行為。（二）準確性原則檔案內(nèi)容需真實反映行政管理活動的原始狀態(tài)，杜絕虛假材料或篡改行為。文件起草、審批、執(zhí)行環(huán)節(jié)需嚴格把關(guān)，確保檔案信息與事實一致；歸檔前需對材料的文號、日期、簽章等要素進行核驗，避免錯漏。（三）完整性原則檔案收集需覆蓋行政管理全領(lǐng)域，包括公文處理、會議組織、人事管理、資產(chǎn)管理、對外合作等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文書、圖表、聲像等材料。需建立“全周期”收集機制，確保從文件形成到歸檔的全流程材料無缺失，避免因環(huán)節(jié)斷裂導(dǎo)致檔案鏈條不完整。（四）及時性原則檔案需在規(guī)定時限內(nèi)完成歸檔，避免材料積壓或流失。日常行政文件可按“年度+類別”定期歸檔，專項工作（如校慶、評估）需在項目結(jié)束后30個工作日內(nèi)完成歸檔；電子檔案需同步生成、實時歸檔，確保檔案與業(yè)務(wù)活動“同頻更新”。三、管理流程規(guī)范（一）收集環(huán)節(jié)1.收集范圍：涵蓋學(xué)校黨委、行政發(fā)布的正式文件，校級會議（黨委會、校長辦公會等）記錄及決議，各部門年度計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表，人事任免、職稱評審、財務(wù)審計等專項材料，以及對外合作協(xié)議、榮譽證書、媒體報道等具有保存價值的材料。2.收集要求：各部門需指定專人負責(zé)檔案報送，紙質(zhì)材料需字跡清晰、用墨合規(guī)（禁用易褪色筆具），電子材料需確保格式兼容（如PDF、JPG、DOC等），并標注清晰的元數(shù)據(jù)（如文號、主題、形成時間）。（二）整理環(huán)節(jié)1.分類編目：采用“年度—機構(gòu)—問題”或“年度—問題—機構(gòu)”分類法，結(jié)合高校實際優(yōu)化類目設(shè)置（如增設(shè)“雙一流建設(shè)”“學(xué)科評估”等特色類目）。對每份檔案進行編號、編目，建立《案卷目錄》《文件目錄》，確保檢索路徑清晰。2.裝訂裝盒：紙質(zhì)檔案需去除金屬物，采用線裝或無酸紙裝訂；電子檔案需按類目建立文件夾，統(tǒng)一命名規(guī)則（如“2023-黨辦-黨委會議紀要-001”），并刻錄至不可擦寫介質(zhì)備份。（三）鑒定環(huán)節(jié)1.保管期限鑒定：依據(jù)《高等學(xué)校檔案保管期限表》，結(jié)合材料價值分為“永久”“30年”“10年”三類。涉及學(xué)校發(fā)展全局、師生權(quán)益的核心材料（如章程、學(xué)位授權(quán)文件）定為永久；一般性行政文件按周期鑒定。2.銷毀程序：對超期且無保存價值的檔案，需經(jīng)檔案鑒定小組審議、分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀記錄需永久存檔。（四）保管環(huán)節(jié)1.實體保管：檔案庫房需達到“八防”要求（防火、防盜、防潮、防光、防高溫、防塵、防鼠、防蟲），配備恒溫恒濕設(shè)備、消防系統(tǒng)、監(jiān)控裝置；檔案柜需采用無酸材質(zhì)，按類目有序存放，定期開展庫房巡查（每月至少1次）。2.電子保管：電子檔案需存儲于專用服務(wù)器，建立“異地+本地”雙備份機制；采用區(qū)塊鏈技術(shù)確保電子檔案防篡改，定期開展數(shù)據(jù)遷移（每5年一次），適配技術(shù)迭代。（五）利用環(huán)節(jié)1.查閱服務(wù)：建立《檔案查閱登記制度》，校內(nèi)人員憑有效證件查閱，校外人員需持單位介紹信并經(jīng)審批；涉密檔案需嚴格執(zhí)行“知悉范圍”管理，禁止復(fù)制、傳播。2.開發(fā)利用：定期編研檔案資料（如《學(xué)校年鑒》《歷史沿革匯編》），通過檔案展覽、線上數(shù)據(jù)庫等形式，為教學(xué)科研、校史研究提供支撐。四、信息化建設(shè)規(guī)范（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)型1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化：對存量紙質(zhì)檔案進行規(guī)范化掃描，分辨率不低于300dpi，色彩模式為灰度或彩色（涉密檔案除外）；掃描后需進行OCR識別，確保文本可檢索。2.原生電子檔案管理：推動行政文件“無紙化”流轉(zhuǎn)，通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)文件在線起草、審批、歸檔；電子檔案需符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，確保元數(shù)據(jù)完整。（二）管理系統(tǒng)建設(shè)1.功能模塊：檔案管理系統(tǒng)需具備“收集—整理—保管—利用”全流程功能，支持多維度檢索（文號、主題、時間、機構(gòu)）、在線借閱審批、權(quán)限分級管理。2.數(shù)據(jù)安全：系統(tǒng)需部署防火墻、入侵檢測等防護措施，用戶登錄采用“密碼+驗證碼”雙因子認證；電子檔案需加密存儲，日志記錄需保留10年以上。五、安全保障機制（一）實體安全1.庫房安全：檔案庫房與辦公區(qū)物理隔離，安裝甲級防火門、煙感報警器、氣體滅火裝置；配備防蟲藥劑（如樟腦丸），定期更換并記錄。2.運輸安全：檔案移交、借閱需使用專用箱具，雙人護送；涉密檔案運輸需密封并全程監(jiān)控，禁止委托第三方物流。（二）信息安全1.數(shù)據(jù)備份：電子檔案需每日增量備份、每月全量備份，備份介質(zhì)異地存放（距離主庫≥50公里）；每半年開展一次備份恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。2.保密管理：涉密檔案需標注密級，存儲于涉密服務(wù)器，訪問需經(jīng)“部門負責(zé)人+檔案主管”雙審批；定期開展保密培訓(xùn)，與檔案人員簽訂《保密責(zé)任書》。六、人員能力要求（一）專業(yè)素養(yǎng)檔案管理人員需具備檔案學(xué)、行政管理等相關(guān)專業(yè)背景，熟悉《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)；需掌握數(shù)字化加工、管理系統(tǒng)操作等技能，定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)（每年不少于40學(xué)時）。（二）職業(yè)素養(yǎng)需具備高度責(zé)任心，嚴格執(zhí)行檔案管理制度；強化保密意識，對檔案內(nèi)容嚴格保密；具備服務(wù)意識，主動為師生、校友提供檔案利用支持。七、監(jiān)督考核機制（一）考核評價學(xué)校需將檔案管理納入部門績效考核，從“歸檔及時率”“檔案完整率”“利用滿意度”等維度進行量化考核；每學(xué)年開展一次檔案工作專項檢查，通報結(jié)果并督促整改。（二）責(zé)任追究對檔案管理中出現(xiàn)的材料缺失、違規(guī)借閱、數(shù)據(jù)泄露等問題，依法依規(guī)追究直接責(zé)任人和部門負責(zé)人責(zé)任；對表現(xiàn)突出的單位和個人，予以表彰獎勵。八、結(jié)語高校行政檔案管理是一項系統(tǒng)性、長期性工作，需以“規(guī)范促管理、創(chuàng)新提效能”為導(dǎo)向，在堅守合法性、準確性原則的基礎(chǔ)上，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型與智慧化升級。通過完