企業(yè)紅頭文件規(guī)范編寫(xiě)指南紅頭文件作為企業(yè)傳達(dá)決策、部署工作、規(guī)范管理的核心載體，其編寫(xiě)質(zhì)量直接影響指令傳達(dá)的準(zhǔn)確性與企業(yè)治理的規(guī)范性。為幫助企業(yè)相關(guān)人員掌握規(guī)范編寫(xiě)要領(lǐng)，提升公文效能，結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)與規(guī)范要求，制定本指南。一、格式規(guī)范：構(gòu)建公文的“外在骨架”公文格式的規(guī)范性是權(quán)威感與嚴(yán)肅性的直觀體現(xiàn)，需從版頭、主體、版記三部分系統(tǒng)把控：（一）版頭部分：奠定公文基調(diào)1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由企業(yè)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成（如“XX科技有限公司文件”），字體選用小標(biāo)宋體，字號(hào)以醒目莊重為原則（通常推薦初號(hào)或小初號(hào)），顏色為紅色，居中排布。若為特定事項(xiàng)的專(zhuān)用公文（如會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示），可省略“文件”二字，直接使用機(jī)關(guān)名稱(chēng)。2.發(fā)文字號(hào)結(jié)構(gòu)為“機(jī)關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號(hào)”（如“XX科〔2024〕1號(hào)”）。機(jī)關(guān)代字需簡(jiǎn)潔明確（避免生僻字或歧義縮寫(xiě)），年份用六角括號(hào)“〔〕”括入，發(fā)文順序號(hào)不加“第”字、不編虛位（如“01號(hào)”應(yīng)為“1號(hào)”），居中或左空一字編排于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置。3.簽發(fā)人（按需設(shè)置）上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）需標(biāo)注簽發(fā)人姓名，居右空一字，發(fā)文字號(hào)居左空一字，二者呈平行排列。簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字，與發(fā)文字號(hào)同處一行。（二）主體部分：承載核心內(nèi)容1.標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”構(gòu)成（如“XX科技有限公司關(guān)于開(kāi)展安全生產(chǎn)檢查的通知”），文種需精準(zhǔn)匹配行文目的（請(qǐng)示、通知、決定、報(bào)告等不可混用）。標(biāo)題字體為2號(hào)小標(biāo)宋體，居中排布，回行時(shí)需保持詞意完整，間距均勻。2.主送機(jī)關(guān)指公文的受理機(jī)關(guān)，頂格寫(xiě)于標(biāo)題下空一行位置，用3號(hào)仿宋體字。同類(lèi)機(jī)關(guān)用頓號(hào)分隔，不同類(lèi)用逗號(hào)（如“各部門(mén)、各分公司：”）；普發(fā)性文件可省略主送機(jī)關(guān)，在正文中體現(xiàn)適用范圍。3.正文字體為3號(hào)仿宋體，首行縮進(jìn)2字符，一般每面排22行、每行排28字（可根據(jù)紙張調(diào)整，但需保證疏密適中）。內(nèi)容需分層表述，常用“一、（一）1.（1）”的層級(jí)結(jié)構(gòu)，避免過(guò)多層級(jí)導(dǎo)致閱讀混亂。4.附件說(shuō)明（按需設(shè)置）若有附件，在正文下空一行左空二字標(biāo)注“附件：1.XXXXX2.XXXXX”，附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)。多個(gè)附件需注明順序號(hào)，名稱(chēng)需與附件實(shí)際標(biāo)題一致。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，居正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空四字；成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年5月10日”），居發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，右空四字，且需與實(shí)際簽發(fā)日期一致。6.印章加蓋紅色圓形印章，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期與印章端正居中，印章頂端距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)，俗稱(chēng)“騎年蓋月”。聯(lián)合行文時(shí)，各機(jī)關(guān)印章需一一對(duì)應(yīng)、互不相交或相切。（三）版記部分：完善公文閉環(huán)1.抄送機(jī)關(guān)指需知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)，用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期上一行，左右各空一字，標(biāo)注“抄送：XX部門(mén)、XX單位”，同類(lèi)機(jī)關(guān)用頓號(hào)，不同類(lèi)用逗號(hào)。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)為企業(yè)文秘部門(mén)或負(fù)責(zé)印發(fā)的機(jī)構(gòu)，印發(fā)日期為公文實(shí)際印制的日期（用阿拉伯?dāng)?shù)字），二者居版記最后一行，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，字體為4號(hào)仿宋體。二、內(nèi)容撰寫(xiě)：夯實(shí)公文的“內(nèi)在邏輯”公文內(nèi)容需兼具目的性、準(zhǔn)確性、簡(jiǎn)潔性，避免空泛表述或歧義產(chǎn)生：（一）行文目的：精準(zhǔn)定位需求發(fā)文前需明確“為何發(fā)、發(fā)給誰(shuí)、要解決什么問(wèn)題”。例如：請(qǐng)示類(lèi)文件需聚焦“請(qǐng)求批準(zhǔn)/指示”的單一事項(xiàng)（一文一事），避免夾帶無(wú)關(guān)內(nèi)容；通知類(lèi)文件需清晰說(shuō)明“工作要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任主體”，如“請(qǐng)各部門(mén)于5月20日前完成XX報(bào)表填報(bào)，由財(cái)務(wù)部匯總后報(bào)送至總經(jīng)理辦公室”。（二）邏輯結(jié)構(gòu)：層次清晰遞進(jìn)正文需遵循“總-分-總”或“背景-措施-要求”的邏輯：開(kāi)頭簡(jiǎn)述背景或依據(jù)（如“為落實(shí)國(guó)家《安全生產(chǎn)法》要求，結(jié)合公司年度安全管理規(guī)劃，現(xiàn)就開(kāi)展安全生產(chǎn)檢查工作通知如下：”）；中間分點(diǎn)闡述具體內(nèi)容（措施、要求、步驟等），每部分用序號(hào)區(qū)分層級(jí)，避免大段文字堆砌；結(jié)尾明確執(zhí)行要求（如“請(qǐng)各部門(mén)高度重視，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保工作落到實(shí)處”）或征詢(xún)意見(jiàn)（如“以上請(qǐng)示，妥否，請(qǐng)批示”）。（三）語(yǔ)言表述：規(guī)范精準(zhǔn)無(wú)歧義1.用詞準(zhǔn)確：避免模糊表述，如“大概”“可能”“盡量”，改用“原則上”“須”“應(yīng)”等公文術(shù)語(yǔ)；數(shù)字表述統(tǒng)一（如“5個(gè)工作日”而非“五天”），時(shí)間表述清晰（如“5月10日至15日”而非“下月上旬”）。2.句式簡(jiǎn)潔：多用陳述句、祈使句，少用反問(wèn)、感嘆句；避免口語(yǔ)化表達(dá)，如“我們要加強(qiáng)管理”可改為“現(xiàn)要求各部門(mén)加強(qiáng)管理”。3.避免歧義：對(duì)關(guān)鍵概念需定義或限定，如“本制度所稱(chēng)‘涉密文件’，指包含公司核心技術(shù)參數(shù)、客戶保密信息的文件”。三、審核簽發(fā)：把控公文的“合規(guī)性關(guān)口”公文需經(jīng)初審、會(huì)簽（按需）、簽發(fā)、用印分發(fā)四環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)：（一）初審：部門(mén)內(nèi)部自查由擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人或文秘崗審核：格式審核：對(duì)照本指南檢查版頭、主體、版記是否合規(guī)；內(nèi)容審核：行文目的是否明確、邏輯是否清晰、表述是否準(zhǔn)確；附件審核：附件數(shù)量、名稱(chēng)與正文是否對(duì)應(yīng)，格式是否規(guī)范。（二）會(huì)簽：跨部門(mén)協(xié)同確認(rèn)涉及多部門(mén)職責(zé)的公文（如制度修訂、項(xiàng)目立項(xiàng)），需經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。會(huì)簽單需注明會(huì)簽部門(mén)、意見(jiàn)、簽字及日期，確保責(zé)任清晰。若部門(mén)間意見(jiàn)分歧，由擬稿部門(mén)牽頭協(xié)調(diào)，形成一致意見(jiàn)后再行簽發(fā)。（三）簽發(fā)：明確權(quán)責(zé)邊界一般文件（如部門(mén)通知、工作安排）由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要文件（如公司制度、對(duì)外請(qǐng)示）由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)；聯(lián)合行文需由各機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人分別簽發(fā)，最終由主辦機(jī)關(guān)按程序印發(fā)。簽發(fā)人需在發(fā)文稿紙“簽發(fā)人”欄簽署姓名及日期，對(duì)公文內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性負(fù)總責(zé)。（四）用印與分發(fā)：確保公文生效用?。何拿夭块T(mén)核對(duì)簽發(fā)手續(xù)、格式內(nèi)容無(wú)誤后，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期上加蓋公章，電子公文需按企業(yè)電子用印規(guī)范執(zhí)行；分發(fā)：根據(jù)主送、抄送機(jī)關(guān)范圍，通過(guò)OA系統(tǒng)、紙質(zhì)文件或郵件分發(fā)，需做好發(fā)文登記（編號(hào)、標(biāo)題、份數(shù)、收文單位等），確保可追溯。四、常見(jiàn)問(wèn)題與優(yōu)化建議（一）格式類(lèi)問(wèn)題及改進(jìn)典型問(wèn)題：發(fā)文字號(hào)年份用圓括號(hào)“（）”、成文日期用漢字（如“二〇二四年五月十日”）、附件說(shuō)明未標(biāo)注順序號(hào)。改進(jìn)建議：制作《公文格式審核清單》，包含發(fā)文字號(hào)結(jié)構(gòu)、成文日期格式、附件標(biāo)注要求等，審核時(shí)逐項(xiàng)勾選。（二）內(nèi)容類(lèi)問(wèn)題及改進(jìn)典型問(wèn)題：請(qǐng)示一文多事（如同時(shí)請(qǐng)示經(jīng)費(fèi)審批與人員調(diào)崗）、通知要求不明確（如“盡快完成”未明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)）、術(shù)語(yǔ)使用混亂（如“請(qǐng)示”與“申請(qǐng)”混用）。改進(jìn)建議：開(kāi)展公文寫(xiě)作培訓(xùn)，結(jié)合案例講解文種適用場(chǎng)景、行文規(guī)則；擬稿后進(jìn)行“讀者測(cè)試”，請(qǐng)非相關(guān)人員閱讀，判斷是否能清晰理解要求。（三）流程類(lèi)問(wèn)題及改進(jìn)典型問(wèn)題：會(huì)簽部門(mén)遺漏（如涉及財(cái)務(wù)的文件未送財(cái)務(wù)部會(huì)簽）、簽發(fā)權(quán)限不符（如部門(mén)通知由總經(jīng)理簽發(fā)）。改進(jìn)建議：梳理《公文簽發(fā)權(quán)限表》，明確不同類(lèi)型文件的簽發(fā)人；建立會(huì)簽提醒機(jī)制，擬稿時(shí)