集團公文處理管理辦法（含全流程規(guī)范）一、總則制定目的為規(guī)范集團公文處理工作，實現(xiàn)公文處理標準化、規(guī)范化、精細化、高效化，確保集團公文流轉(zhuǎn)順暢、審核嚴謹、辦理及時、歸檔規(guī)范，充分發(fā)揮公文在集團經(jīng)營管理、決策部署、信息傳遞、工作落實中的核心作用，保障集團各項經(jīng)營管理工作平穩(wěn)有序推進，提升集團整體管理效能，依據(jù)國家公文處理相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合集團總部及各子公司經(jīng)營管理實際，特制定本集團公文處理管理辦法。核心原則集團公文處理全程遵循五大核心原則，一是合法合規(guī)原則，公文內(nèi)容、格式、處理流程嚴格符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及集團各項管理制度，杜絕違規(guī)內(nèi)容、違規(guī)流程；二是實事求是原則，公文內(nèi)容真實、準確、完整，數(shù)據(jù)詳實、表述嚴謹，符合集團經(jīng)營管理實際，杜絕虛假信息、模糊表述；三是高效規(guī)范原則，建立標準化公文處理流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、辦理時限，確保公文流轉(zhuǎn)高效、辦理及時，格式規(guī)范、要素齊全；四是權(quán)責(zé)清晰原則，明確公文起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、承辦、歸檔等各環(huán)節(jié)的責(zé)任分工，做到事事有人管、件件有著落，杜絕推諉扯皮、流程卡殼；五是安全保密原則，嚴格遵守集團保密管理制度，對涉密公文實行全程保密管控，杜絕信息泄露、丟失等問題，確保集團商業(yè)秘密、核心信息安全。適用范圍本辦法適用于集團總部各部門、各子公司、各分公司所有公文的處理工作，涵蓋公文起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、收文辦理、發(fā)文辦理、督辦落實、歸檔管理等全流程；本辦法所指公文，是集團在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括決議、決定、命令、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要等13類；集團內(nèi)部日常工作溝通的便函、簡報、報表等參照本辦法執(zhí)行，涉密公文在本辦法基礎(chǔ)上，嚴格按照集團保密管理制度執(zhí)行。管理職責(zé)明確集團公文處理各主體核心職責(zé)，確保全流程閉環(huán)管理、責(zé)任落實。集團辦公室是集團公文處理的歸口管理部門，負責(zé)本辦法的制定、修訂、宣貫與執(zhí)行監(jiān)督，統(tǒng)籌公文全流程處理，負責(zé)公文格式審核、流轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、印發(fā)歸檔、督查督辦，搭建公文處理數(shù)字化平臺，指導(dǎo)各部門、各子公司公文處理工作；各部門、各子公司指定專人擔(dān)任公文管理員，負責(zé)本單位公文起草、報送、承辦、流轉(zhuǎn)、歸檔等工作，對接集團辦公室落實公文處理相關(guān)要求；公文起草部門負責(zé)公文內(nèi)容的真實性、準確性、完整性，確保公文貼合工作實際、符合政策要求；公文審核人員負責(zé)公文格式、內(nèi)容合規(guī)性、文字嚴謹性審核；公文簽發(fā)人負責(zé)公文最終審批簽發(fā)，對公文內(nèi)容、效力承擔(dān)最終責(zé)任；全體員工需嚴格遵守本辦法，配合做好公文承辦、落實等工作。二、公文種類與格式規(guī)范（一）公文核心種類及適用場景結(jié)合集團經(jīng)營管理實際，明確13類核心公文的適用場景，確保公文選用精準、貼合需求，杜絕公文種類混用、錯用。決議：適用于集團股東大會、董事會討論通過的重大決策事項，具有法定約束力，一經(jīng)發(fā)布必須嚴格執(zhí)行；決定：適用于集團對重要事項作出決策部署、獎懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項，具有權(quán)威性、強制性；命令：適用于集團公布規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、嘉獎有關(guān)單位及人員，僅適用于集團重大事項、專項嘉獎等場景；公告：適用于集團向社會公眾公布重要事項或者法定事項，如重大合作簽約、品牌升級、重大項目落地等；通告：適用于集團在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項，如辦公區(qū)域管理、規(guī)章制度執(zhí)行、專項工作安排等；意見：適用于集團對重要問題提出見解和處理辦法，可用于上行、下行、平行文，用于下級向上級提建議、上級向下級作指導(dǎo)、同級單位間提參考；通知：適用于集團發(fā)布傳達要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，是集團最常用公文種類，涵蓋工作安排、事項告知、公文轉(zhuǎn)發(fā)等場景；通報：適用于集團表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況，分為表彰通報、批評通報、情況通報三類；報告：適用于集團下級單位向上級單位匯報工作、反映情況，回復(fù)上級單位的詢問，僅用于上行文，不得夾帶請示事項；請示：適用于集團下級單位向上級單位請求指示、批準，僅用于上行文，一事一請，不得多頭請示；批復(fù)：適用于集團上級單位答復(fù)下級單位的請示事項，針對請示內(nèi)容逐一答復(fù)，具有針對性、權(quán)威性；函：適用于集團同級單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項，分為商洽函、詢問函、答復(fù)函、請批函等；會議紀要：適用于集團記載會議主要情況和議定事項，如實反映會議核心內(nèi)容、決議事項，是會議精神落實、事項督辦的核心依據(jù)。（二）公文統(tǒng)一格式規(guī)范集團所有公文實行統(tǒng)一格式標準，涵蓋版頭、主體、版記三大部分，確保格式規(guī)范、要素齊全、美觀統(tǒng)一，具體規(guī)范如下：版頭部分：包含集團份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、分隔線。發(fā)文機關(guān)標志統(tǒng)一使用“XX集團有限公司文件”，字體為小標宋體，居中排布；發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，統(tǒng)一格式為“XX集團〔XXXX〕X號”，年份用四位阿拉伯數(shù)字標注，用六角括號“〔〕”括入；涉密公文標注份號、密級和保密期限，緊急公文標注緊急程度，分為“特急”“加急”兩類；上行文標注簽發(fā)人姓名。主體部分：包含標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注。公文標題需準確概括公文內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種組成，字體為二號小標宋體，居中排布；主送機關(guān)為公文的主要受理機關(guān)，頂格排布，名稱準確、規(guī)范；正文為公文核心內(nèi)容，字體為三號仿宋_GB2312，段落清晰、表述嚴謹、邏輯通順，數(shù)字、計量單位等符合國家規(guī)范；有附件的公文標注附件說明，注明附件名稱、份數(shù)，附件格式與正文一致；發(fā)文機關(guān)署名統(tǒng)一為“XX集團有限公司”或?qū)?yīng)部門、子公司全稱，成文日期為公文簽發(fā)日期，用四位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日；公文必須加蓋發(fā)文機關(guān)印章，印章清晰、端正，加蓋在發(fā)文機關(guān)署名和成文日期之上，做到“騎年蓋月”。版記部分：包含分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。抄送機關(guān)為除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，標注清晰、準確；印發(fā)機關(guān)為集團辦公室或?qū)?yīng)發(fā)文單位辦公室，印發(fā)日期為公文印發(fā)日期；頁碼用阿拉伯數(shù)字標注，居中排布，格式規(guī)范。其他規(guī)范：公文用紙統(tǒng)一使用A4紙，紙張克重不低于70g；排版統(tǒng)一采用雙面印刷，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；行距統(tǒng)一為30磅，正文段落首行縮進2字符；公文如需標注份數(shù)、聯(lián)系人及電話，標注在附注位置，確保信息完整。三、發(fā)文辦理全流程規(guī)范發(fā)文辦理是指集團制發(fā)公文的全過程，流程為“起草→審核→簽發(fā)→復(fù)核→印發(fā)→登記→分發(fā)→督辦→歸檔”，各環(huán)節(jié)嚴格遵守操作規(guī)范、辦理時限，確保發(fā)文精準、高效、規(guī)范。公文起草（1-2個工作日）：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需求牽頭起草公文，起草前需明確公文文種、核心內(nèi)容、主送機關(guān)、抄送機關(guān)，確保貼合工作實際。起草內(nèi)容需真實、準確、完整，數(shù)據(jù)詳實、表述嚴謹，符合國家政策及集團制度；格式嚴格遵循本辦法公文格式規(guī)范，要素齊全、排版規(guī)范。公文起草完成后，由起草部門負責(zé)人審核簽字，確認內(nèi)容合規(guī)、格式規(guī)范，提交至集團辦公室公文管理員，同時提交公文起草說明（含起草背景、核心內(nèi)容、政策依據(jù)等）。公文審核（1個工作日）：集團辦公室公文管理員收到起草公文后，開展兩級審核，確保公文無疏漏、無差錯。一級審核為格式審核，重點審核公文版頭、主體、版記格式是否規(guī)范，要素是否齊全，排版是否統(tǒng)一；二級審核為內(nèi)容及文字審核，重點審核公文內(nèi)容是否合法合規(guī)、貼合實際，表述是否嚴謹、邏輯是否通順，有無錯別字、語病，內(nèi)容是否與集團政策、制度沖突；涉及重大決策、財務(wù)、法律、人事的公文，需分別送集團財務(wù)部、法務(wù)部、人事部等相關(guān)部門會簽審核，相關(guān)部門1個工作日內(nèi)完成會簽并反饋意見。審核發(fā)現(xiàn)問題的，退回起草部門修改完善，修改完成后重新提交審核；審核通過的，填寫公文審核表，報送至對應(yīng)簽發(fā)人。公文簽發(fā)（1個工作日）：公文簽發(fā)實行分級負責(zé)制，根據(jù)公文重要程度、涉及范圍，明確不同層級簽發(fā)權(quán)限，杜絕越權(quán)簽發(fā)。集團重大決策、重要事項公文，由集團董事長或總經(jīng)理簽發(fā)；集團日常經(jīng)營管理、工作安排類公文，由集團分管副總簽發(fā)；各部門專項工作公文，由部門負責(zé)人簽發(fā)；各子公司公文，由子公司總經(jīng)理簽發(fā)，涉及集團重大事項的需報集團分管副總或總經(jīng)理審批。簽發(fā)人收到審核通過的公文后，仔細審閱公文內(nèi)容、格式，確認無誤后簽字簽發(fā)，注明簽發(fā)日期；對內(nèi)容有異議的，退回集團辦公室或起草部門修改，修改完成后重新報送簽發(fā)。涉密公文、緊急公文優(yōu)先簽發(fā)，確保辦理時效。公文復(fù)核（0.5個工作日）：公文簽發(fā)完成后，集團辦公室公文管理員開展復(fù)核，重點復(fù)核公文簽發(fā)手續(xù)是否完備、簽發(fā)人是否符合權(quán)限、內(nèi)容是否與簽發(fā)版本一致、格式是否規(guī)范，確保公文無任何疏漏。復(fù)核無誤的，進入印發(fā)環(huán)節(jié)；復(fù)核發(fā)現(xiàn)問題的，暫停印發(fā)，及時與簽發(fā)人、起草部門溝通，整改完善后再推進。公文印發(fā)（0.5個工作日）：復(fù)核通過后，集團辦公室負責(zé)公文印發(fā)，涉密公文、緊急公文優(yōu)先印發(fā)。印發(fā)前做好公文格式最終校準，確保排版規(guī)范、印章清晰；印發(fā)份數(shù)根據(jù)主送機關(guān)、抄送機關(guān)、歸檔需求精準測算，杜絕浪費；紙質(zhì)公文采用統(tǒng)一規(guī)范的打印設(shè)備、紙張，確保印刷質(zhì)量清晰、端正；電子公文通過集團數(shù)字化辦公平臺印發(fā)，加蓋電子印章，確保電子公文合法有效。公文登記與分發(fā)（1個工作日）：公文印發(fā)后，集團辦公室公文管理員建立發(fā)文登記臺賬，詳細記錄公文發(fā)文字號、標題、文種、簽發(fā)日期、印發(fā)日期、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、印發(fā)份數(shù)等信息，實現(xiàn)發(fā)文全流程可追溯。公文分發(fā)實行分級分類分發(fā)，主送機關(guān)公文直接送達對應(yīng)單位公文管理員，做好簽收登記；抄送機關(guān)公文通過數(shù)字化辦公平臺或紙質(zhì)形式送達；緊急公文專人專送，確保第一時間送達；涉密公文嚴格按照保密管理制度分發(fā)，實行專人送達、簽收登記，杜絕中途流轉(zhuǎn)、信息泄露。公文督辦與落實（全程跟蹤）：涉及工作安排、決策部署、事項落實的公文，集團辦公室同步納入督查督辦臺賬，明確承辦單位、承辦事項、完成時限。按照集團督查督辦管理要求，全程跟蹤辦理進度，對進度滯后的單位及時提醒，對難點事項協(xié)調(diào)聯(lián)動，確保公文要求落地見效。承辦單位收到公文后，需嚴格按照公文要求執(zhí)行，在規(guī)定時限內(nèi)完成辦理任務(wù)，及時向集團辦公室及發(fā)文機關(guān)反饋辦理情況；需反饋辦理結(jié)果的，承辦單位提交書面辦理報告，確保內(nèi)容詳實、結(jié)果明確。公文歸檔（辦結(jié)后3個工作日）：公文辦理完成后，集團辦公室公文管理員及各承辦單位公文管理員，及時做好公文歸檔工作。歸檔公文包括紙質(zhì)公文原件、起草說明、審核表、會簽意見、辦理報告等全套材料，電子公文同步歸檔至集團數(shù)字化辦公平臺檔案管理模塊；歸檔材料整理規(guī)范、裝訂整齊，標注清晰的歸檔編號、公文信息，存入集團檔案庫房，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保公文檔案完整、安全，便于后續(xù)查閱、使用。四、收文辦理全流程規(guī)范收文辦理是指集團接收外部單位、上級單位及內(nèi)部單位公文的全過程，流程為“簽收→登記→初審→擬辦→批辦→承辦→催辦→辦結(jié)→歸檔”，各環(huán)節(jié)高效銜接、閉環(huán)管理，確保收文及時辦理、落地見效。公文簽收（0.5個工作日）：集團辦公室公文管理員是集團收文統(tǒng)一簽收人，負責(zé)接收上級單位、地方政府、行業(yè)協(xié)會、合作單位等外部單位來文，以及集團各子公司、各部門報送的內(nèi)部公文。簽收時需核對公文送達單位、份數(shù)、密封情況，確認無誤后簽字簽收；涉密公文、緊急公文單獨簽收，核對密封完好、標識清晰后，存入保密文件柜；公文簽收后不得拖延、積壓，立即轉(zhuǎn)入登記環(huán)節(jié)。公文登記（0.5個工作日）：簽收完成后，集團辦公室公文管理員立即開展收文登記，建立收文登記臺賬，詳細記錄收文編號、來文單位、公文標題、文種、密級、緊急程度、收文日期、份數(shù)、附件等信息，確保收文信息完整、可追溯。電子公文通過數(shù)字化辦公平臺接收的，同步在平臺完成登記，自動生成收文編號，實現(xiàn)電子、紙質(zhì)登記同步。公文初審（1個工作日）：登記完成后，集團辦公室公文管理員開展收文初審，重點審核公文是否符合法定權(quán)限、格式是否規(guī)范，是否屬于集團受理范圍，內(nèi)容是否清晰、要素是否齊全；對不符合要求的公文，退回原發(fā)文單位說明情況，要求補充完善后重新報送；對符合要求的公文，根據(jù)公文內(nèi)容、緊急程度，分類整理后報送集團辦公室負責(zé)人。公文擬辦與批辦（1個工作日）：集團辦公室負責(zé)人根據(jù)公文內(nèi)容、涉及范圍，提出擬辦意見，明確承辦單位、承辦事項、辦理時限、辦理要求，擬辦意見需精準、貼合實際，避免模糊不清、責(zé)任不明。擬辦完成后，報送至集團對應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文重要程度、工作需求，對擬辦意見進行審批，明確最終承辦單位、辦理要求及完成時限；重大事項、重要公文需報送集團總經(jīng)理或董事長批辦，確保審批權(quán)威、精準。緊急公文、涉密公文優(yōu)先擬辦、批辦，縮短辦理周期，確保第一時間推進。公文承辦（按批辦時限辦理）：承辦單位收到批辦后的公文，需立即組織落實，明確承辦責(zé)任人，制定辦理計劃，嚴格按照批辦時限推進辦理。承辦過程中，需嚴格遵守公文要求，確保辦理內(nèi)容真實、準確、合規(guī)；涉及跨部門協(xié)作的，承辦單位牽頭協(xié)調(diào)相關(guān)部門聯(lián)動配合，相關(guān)部門需積極支持，杜絕推諉扯皮；辦理過程中遇到難點、堵點問題，及時向集團辦公室及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，協(xié)調(diào)解決問題，確保辦理工作穩(wěn)步推進。承辦單位需做好公文承辦記錄，詳細記錄辦理進度、辦理措施、協(xié)作情況等，留存相關(guān)佐證材料。公文催辦（全程跟蹤）：集團辦公室建立收文催辦機制，對承辦公文全程跟蹤，根據(jù)辦理時限開展催辦工作。常規(guī)公文在辦理時限到期前3天提醒承辦單位；緊急公文每日跟蹤辦理進度，及時催辦；對進度滯后、推諉扯皮的承辦單位，下發(fā)催辦通知，約談承辦責(zé)任人，責(zé)令限期推進；對重大、疑難公文，集團辦公室牽頭協(xié)調(diào)，聯(lián)動相關(guān)部門攻堅，確保公文按期辦結(jié)。公文辦結(jié)（1個工作日）：承辦單位完成公文辦理后，需形成書面辦結(jié)報告，詳細說明辦理過程、辦理結(jié)果、是否符合公文要求等，由承辦單位負責(zé)人審核簽字后，報送至集團辦公室及批辦領(lǐng)導(dǎo)。批辦領(lǐng)導(dǎo)對辦理結(jié)果進行審核，確認辦結(jié)符合要求的，簽字確認辦結(jié)；對辦理結(jié)果不符合要求的，退回承辦單位限期整改，整改完成后重新報送審核，直至辦結(jié)達標。公文歸檔（辦結(jié)后3個工作日）：公文辦結(jié)后，集團辦公室公文管理員收集全套收文材料，包括收文原件、擬辦意見、批辦意見、承辦記錄、辦結(jié)報告等，整理規(guī)范后開展歸檔工作；電子公文同步歸檔至數(shù)字化辦公平臺，紙質(zhì)公文存入集團檔案庫房，標注收文編號、辦結(jié)日期等信息，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保收文檔案完整、安全，便于后續(xù)查閱。五、涉密公文與緊急公文專項管理（一）涉密公文專項管理涉密公文是指涉及集團商業(yè)秘密、核心技術(shù)、重大決策、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的公文，實行“全程保密、專人負責(zé)、嚴格管控”的專項管理機制，杜絕信息泄露。涉密公文標注：涉密公文需明確標注密級和保密期限，密級分為“絕密”“機密”“秘密”三級，保密期限根據(jù)公文內(nèi)容確定，標注于公文版頭左上角；專人負責(zé)管控：涉密公文從起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、分發(fā)、承辦到歸檔，全程由專人負責(zé)，涉密公文管理員需簽訂保密責(zé)任書，嚴格遵守保密紀律；流轉(zhuǎn)管控：涉密公文不得通過非保密渠道流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)公文實行專人送達、當面簽收，電子公文通過集團專用保密辦公平臺流轉(zhuǎn)；不得私自復(fù)印、摘抄涉密公文內(nèi)容，不得向無關(guān)人員泄露公文信息；歸檔銷毀：涉密公文歸檔存入專用保密檔案庫房，實行雙人雙鎖管理；涉密公文銷毀需履行審批手續(xù)，由集團辦公室、保密部門共同監(jiān)督，采用粉碎、焚燒等方式銷毀，做好銷毀登記，確保不留隱患。（二）緊急公文專項管理緊急公文是指涉及集團重大應(yīng)急事項、重要工作督辦、緊急政企對接等需快速辦理的公文，實行“優(yōu)先辦理、特事特辦、限時辦結(jié)”的專項管理機制，確保辦理時效。緊急公文標注：緊急公文需明確標注緊急程度，分為“特急”“加急”兩類，標注于公文版頭左上角，特急公文辦理時限不超過24小時，加急公文辦理時限不超過48小時；優(yōu)先流轉(zhuǎn)辦理：緊急公文在各環(huán)節(jié)均優(yōu)先辦理，起草、審核、簽發(fā)環(huán)節(jié)隨到隨辦，印發(fā)、分發(fā)環(huán)節(jié)專人專送，承辦單位優(yōu)先調(diào)配資源，確