采購申請與審批流程統(tǒng)一化規(guī)范模板一、適用范圍與核心價值本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購需求的申請與審批管理，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)物料、設(shè)備采購、服務(wù)外包等場景。通過統(tǒng)一流程標準，實現(xiàn)采購需求提報的規(guī)范性、審批過程的高效性及采購行為的合規(guī)性，降低溝通成本，規(guī)避重復采購或超預算風險，保證采購活動與企業(yè)資源規(guī)劃目標一致。二、全流程操作指引1.需求發(fā)起與部門初審責任主體：需求部門經(jīng)辦人（）、部門負責人（）操作說明：需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求（如新增崗位物料、設(shè)備維修、項目外包等），填寫《采購申請單》（詳見第三部分模板），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估單價、用途及預算來源。部門負責人（*）對需求的必要性、合理性及預算匹配性進行初審，確認無誤后簽字，并提交至采購管理部門。關(guān)鍵要求：需求描述需具體、清晰，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應(yīng)明確為“A4紙100包、簽字筆50支”）；預算金額需符合企業(yè)年度預算分解方案。2.采購申請正式提交責任主體：需求部門經(jīng)辦人（）、采購管理部門接收崗（）操作說明：需求部門將初審通過的《采購申請單》及附件（如技術(shù)參數(shù)表、比價記錄、需求說明文檔等）提交至采購管理部門，通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程流轉(zhuǎn)。采購管理部門接收崗（*）核對申請材料的完整性，確認無誤后錄入采購管理系統(tǒng)，分配唯一申請編號，并啟動下一環(huán)節(jié)審批。關(guān)鍵要求：附件需與申請內(nèi)容一致，技術(shù)參數(shù)類文件需由需求部門技術(shù)負責人（*）簽字確認。3.多級審批流程執(zhí)行審批層級根據(jù)采購金額及類型劃分，具體標準采購類型金額區(qū)間審批人辦公用品/低值易耗品≤5000元需求部門負責人（）→采購專員（）→財務(wù)部核算崗（*）生產(chǎn)物料/設(shè)備5000-50000元需求部門負責人（）→采購部經(jīng)理（）→財務(wù)部經(jīng)理（）→分管副總（）大額/戰(zhàn)略采購＞50000元需求部門負責人（）→采購部經(jīng)理（）→財務(wù)部經(jīng)理（）→分管副總（）→總經(jīng)理（*）操作說明：審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批，重點審核預算合規(guī)性、價格合理性（如是否提供3家以上供應(yīng)商比價單）及必要性。審批不通過時，審批人需注明具體原因（如“超預算”“參數(shù)不明確”），并退回需求部門修改。關(guān)鍵要求：緊急采購（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即維修）可啟動“綠色通道”，但需由需求部門負責人（*）加注“緊急”說明，事后補簽審批手續(xù)。4.采購任務(wù)下達與執(zhí)行責任主體：采購管理部門專員（）、供應(yīng)商管理崗（）操作說明：審批通過后，采購專員（*）根據(jù)申請單要求，通過采購系統(tǒng)《采購任務(wù)書》，明確交付時間、質(zhì)量標準及付款方式。供應(yīng)商管理崗（*）通過合格供應(yīng)商庫篩選或公開招標方式確定供應(yīng)商，簽訂采購合同，并將合同掃描件至系統(tǒng)。關(guān)鍵要求：采購合同需經(jīng)法務(wù)部門（*）審核（金額≥20000元時），保證條款符合企業(yè)制度。5.驗收與付款確認責任主體：需求部門驗收人（）、財務(wù)部付款崗（）操作說明：供應(yīng)商交付貨物/服務(wù)后，需求部門組織驗收（如數(shù)量清點、質(zhì)量測試），填寫《驗收單》，由驗收人（）及部門負責人（）簽字確認。財務(wù)部付款崗（*）核對《采購申請單》《采購合同》《驗收單》及發(fā)票（若需），確認無誤后安排付款，并在系統(tǒng)中更新采購狀態(tài)為“已完成”。關(guān)鍵要求：驗收不合格的物品/服務(wù)，需在驗收單中注明問題，并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，流程暫不關(guān)閉。6.檔案歸檔責任主體：采購管理部門檔案崗（*）操作說明：采購完成后，檔案崗（*）收集全套資料（申請單、審批記錄、合同、驗收單、付款憑證等），按編號順序整理歸檔，保存期限不少于3年。三、標準化采購申請單模板采購申請單申請編號：CG-YYYY-XXXX（YYYY為年份，XXXX為流水號）基本信息內(nèi)容申請部門申請人*（經(jīng)辦人）聯(lián)系方式（內(nèi)部分機號）申請日期YYYY年MM月DD日采購類型□辦公用品□生產(chǎn)物料□設(shè)備□服務(wù)□其他采購明細規(guī)格/參數(shù)單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明示例：A4紙70g/白色包10025.002500.00行政日常打印示例：維修服務(wù)設(shè)備故障排查與修復次13000.003000.00生產(chǎn)車間C線設(shè)備維護預算信息預算科目預算金額（元）預算編號審批流程審批人審批意見簽字/日期需求部門審核部門負責人（*）采購部審核采購經(jīng)理（*）財務(wù)部審核財務(wù)經(jīng)理（*）分管領(lǐng)導審批分管副總（*）總經(jīng)理審批（若需）總經(jīng)理（*）附件清單□技術(shù)參數(shù)表□比價記錄□需求說明□其他：______申請人簽字*日期YYYY年MM月DD日四、關(guān)鍵執(zhí)行要點與風險提示信息準確性：申請單中的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息需與實際需求一致，避免因信息錯誤導致采購偏差；預估價格需參考歷史采購數(shù)據(jù)或市場行情，偏差超過20%時需附價格說明。審批時效性：各審批節(jié)點需在規(guī)定時限內(nèi)完成，超期未審批的流程自動升級至上一級領(lǐng)導（如部門負責人超期2天，由分管副總催辦）。權(quán)限對等原則：嚴禁越級審批或化整為零拆分采購金額規(guī)避審批，審計部門將定期抽查采購流程合規(guī)性。供應(yīng)商管理：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商庫中的合作方，新供應(yīng)商引入需經(jīng)過資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）及樣品測試。特殊情況處理：對于無法提前預估價格的采購（如定制化開發(fā)項目），需