采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程模板：保證采購(gòu)效率與合規(guī)性的通用工具一、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景日常運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)：如辦公用品、生產(chǎn)耗材、維修配件等常規(guī)物資的補(bǔ)充采購(gòu)；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：如研發(fā)項(xiàng)目所需設(shè)備、市場(chǎng)活動(dòng)物料、工程項(xiàng)目材料等與特定項(xiàng)目相關(guān)的采購(gòu)；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如電腦、machinery、辦公家具等價(jià)值較高、使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)采購(gòu)；緊急采購(gòu)：如突發(fā)設(shè)備故障導(dǎo)致的備件緊急替換、疫情防控應(yīng)急物資等需快速響應(yīng)的采購(gòu)；服務(wù)類采購(gòu)：如咨詢服務(wù)、外包服務(wù)、IT運(yùn)維服務(wù)等非實(shí)物采購(gòu)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程需遵循“需求驅(qū)動(dòng)、預(yù)算管控、分級(jí)審批、全程留痕”原則，具體步驟步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)表填寫操作主體：需求部門申請(qǐng)人（如行政專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等）操作內(nèi)容：明確采購(gòu)需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度或?qū)嶋H消耗，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、用途及期望交付時(shí)間。填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》（模板詳見第三部分）：需完整填寫申請(qǐng)基本信息、采購(gòu)明細(xì)、預(yù)算來源、附件清單（如技術(shù)參數(shù)、比價(jià)記錄、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等），保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。提交申請(qǐng)：將填寫完整的《采購(gòu)申請(qǐng)表》及相關(guān)附件提交至部門負(fù)責(zé)人審核。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（含附件）步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：審核需求合理性：確認(rèn)采購(gòu)需求是否符合部門年度工作計(jì)劃、項(xiàng)目目標(biāo)，是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案（如租賃、維修而非新購(gòu)）。審核預(yù)算匹配度：核對(duì)采購(gòu)預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。審核明細(xì)完整性：檢查《采購(gòu)申請(qǐng)表》中規(guī)格、數(shù)量、用途等信息是否清晰，附件是否齊全。審核意見：在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“部門審核”欄簽署意見（“同意”“駁回需補(bǔ)充說明”“不同意”），并簽字確認(rèn)。若駁回，需注明具體原因并退回申請(qǐng)人修改。關(guān)鍵輸出：部門負(fù)責(zé)人簽字的《采購(gòu)申請(qǐng)表》步驟3：財(cái)務(wù)部門審核操作主體：財(cái)務(wù)部門專員/負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：審核預(yù)算合規(guī)性：通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)核對(duì)采購(gòu)預(yù)算科目是否正確，預(yù)算余額是否充足，是否符合公司預(yù)算管理制度。審核資金安排：對(duì)于大額采購(gòu)或跨期采購(gòu)，確認(rèn)資金來源（如自有資金、專項(xiàng)撥款）及支付計(jì)劃可行性。審核成本合理性：對(duì)單價(jià)較高或批量采購(gòu)的物品，參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行成本分析，判斷是否存在虛高報(bào)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。審核意見：在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“財(cái)務(wù)審核”欄簽署意見，若預(yù)算不足或成本異常，需注明調(diào)整建議并退回需求部門。關(guān)鍵輸出：財(cái)務(wù)部門簽字的《采購(gòu)申請(qǐng)表》步驟4：管理層審批（分級(jí)審批）操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，由不同層級(jí)管理人員審批（具體分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)需結(jié)合企業(yè)實(shí)際規(guī)定，示例）：低值采購(gòu)（如≤5000元）：部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人雙審批；中等金額采購(gòu)（如5000元-5萬(wàn)元）：部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人+分管副總審批；大額采購(gòu)（如＞5萬(wàn)元）：部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理/董事會(huì)審批；特殊采購(gòu)（如戰(zhàn)略物資、涉密采購(gòu)）：需增加法務(wù)、審計(jì)等部門會(huì)簽。操作內(nèi)容：審批采購(gòu)必要性：結(jié)合公司戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，判斷采購(gòu)是否符合整體利益，是否存在更優(yōu)替代方案。審批流程合規(guī)性：確認(rèn)前置審核環(huán)節(jié)（部門、財(cái)務(wù)）已完成且意見一致，審批權(quán)限是否匹配。審批意見：在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“管理層審批”欄簽署最終審批意見（“同意”“否決”），并注明審批日期。若否決，需書面說明理由。關(guān)鍵輸出：管理層審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)表》步驟5：采購(gòu)執(zhí)行與供應(yīng)商選擇操作主體：采購(gòu)部門（或指定采購(gòu)專員）操作內(nèi)容：接收審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，確認(rèn)采購(gòu)需求明細(xì)、交付時(shí)間、預(yù)算上限等關(guān)鍵信息。供應(yīng)商選擇（根據(jù)采購(gòu)金額及類型選擇方式）：小額/標(biāo)準(zhǔn)品采購(gòu)：從合格供應(yīng)商庫(kù)中選取1-3家比價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商；大額/定制化采購(gòu)：組織招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或詢價(jià)，至少邀請(qǐng)3家供應(yīng)商參與，形成書面比價(jià)/招標(biāo)記錄；單一來源采購(gòu)：如專利產(chǎn)品、獨(dú)家代理，需提供獨(dú)家授權(quán)證明并說明理由，經(jīng)總經(jīng)理審批。簽訂采購(gòu)合同：與選定供應(yīng)商簽訂正式合同（模板需包含標(biāo)的物、價(jià)格、交付、驗(yàn)收、違約責(zé)任等條款），合同需經(jīng)法務(wù)部門審核（如涉及）。下達(dá)訂單：根據(jù)合同采購(gòu)訂單，發(fā)送至供應(yīng)商并確認(rèn)交期。關(guān)鍵輸出：采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、比價(jià)/招標(biāo)記錄步驟6：貨物/服務(wù)驗(yàn)收操作主體：需求部門+采購(gòu)部門+（如需）質(zhì)量部門操作內(nèi)容：收貨驗(yàn)收：貨物送達(dá)后，需求部門根據(jù)采購(gòu)訂單、合同約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查外觀、數(shù)量、合格證等，填寫《驗(yàn)收單》；服務(wù)驗(yàn)收：服務(wù)完成后，由需求部門根據(jù)服務(wù)協(xié)議約定的成果交付物（如報(bào)告、方案）或服務(wù)效果進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》；質(zhì)量復(fù)檢（如需）：對(duì)技術(shù)復(fù)雜或高價(jià)值物品，由質(zhì)量部門進(jìn)行專業(yè)檢測(cè)，出具《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》；異常處理：若驗(yàn)收不合格（數(shù)量不符、質(zhì)量缺陷、延遲交付等），需在《驗(yàn)收單》中注明詳情，及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、索賠或重新交付。關(guān)鍵輸出：《驗(yàn)收單》（或《服務(wù)驗(yàn)收單》《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》）步驟7：付款結(jié)算與財(cái)務(wù)歸檔操作主體：財(cái)務(wù)部門操作內(nèi)容：審核付款資料：核對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等單據(jù)信息是否一致（如供應(yīng)商名稱、金額、發(fā)票類型），保證“三單匹配”（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票）。辦理付款：根據(jù)合同約定的付款方式（如預(yù)付款、分期付款、貨到付款）通過銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票支付款項(xiàng)，保留付款憑證。財(cái)務(wù)歸檔：將采購(gòu)全流程單據(jù)（申請(qǐng)表、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）整理成冊(cè)，按月度/季度歸檔保存，保存期限符合會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定（通?！?年）。關(guān)鍵輸出：付款憑證、采購(gòu)檔案三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板（含填寫說明）采購(gòu)申請(qǐng)表基本信息申請(qǐng)單號(hào)（由采購(gòu)部門統(tǒng)一填寫，格式：CG-YYYYMMDD-X）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)類型□日常運(yùn)營(yíng)□項(xiàng)目專項(xiàng)□固定資產(chǎn)□緊急采購(gòu)□服務(wù)類□其他緊急程度□不緊急（預(yù)計(jì)______天交付）□一般（預(yù)計(jì)______天交付）□緊急（預(yù)計(jì)______天交付）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱123合計(jì)金額（大寫）預(yù)算信息預(yù)算科目（如：行政辦公費(fèi)、研發(fā)費(fèi)用、固定資產(chǎn)購(gòu)置等）年度預(yù)算金額（元）已使用預(yù)算（元）本次申請(qǐng)預(yù)算（元）預(yù)算余額（元）審批流程部門審核意見：□同意□駁回需補(bǔ)充說明□不同意簽字：____________日期：______財(cái)務(wù)審核意見：□同意□駁回需補(bǔ)充說明□不同意簽字：____________日期：______管理層審批意見：□同意□不同意簽字：____________日期：______其他信息附件清單□技術(shù)參數(shù)要求□比價(jià)記錄□項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)□供應(yīng)商資質(zhì)文件□其他______備注（如特殊要求、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）填寫說明申請(qǐng)單號(hào)：由采購(gòu)部門在接收申請(qǐng)時(shí)按規(guī)則編制，便于追溯；采購(gòu)明細(xì)：物品名稱需準(zhǔn)確（避免“辦公用品”等模糊表述），規(guī)格型號(hào)應(yīng)滿足采購(gòu)需求，數(shù)量需經(jīng)需求部門確認(rèn)；預(yù)算信息：預(yù)算科目需符合公司財(cái)務(wù)制度，保證預(yù)算余額充足；附件清單：根據(jù)采購(gòu)類型勾選或補(bǔ)充附件，如大額采購(gòu)需附至少2家供應(yīng)商的比價(jià)報(bào)價(jià)單；審批流程：需按順序逐級(jí)審批，不得跳級(jí)，簽字需手寫且清晰可辨。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)1.預(yù)算管控優(yōu)先嚴(yán)格執(zhí)行“無(wú)預(yù)算不采購(gòu)、超預(yù)算不審批”原則，確需超預(yù)算的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》并經(jīng)總經(jīng)理及以上層級(jí)審批；年度預(yù)算執(zhí)行情況需定期（如每季度）通報(bào)，避免年底突擊采購(gòu)。2.審批權(quán)限明確根據(jù)采購(gòu)金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)制定分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)，避免審批權(quán)限模糊導(dǎo)致的越權(quán)審批或?qū)徟诱`；管理層審批需留存書面意見，嚴(yán)禁口頭審批。3.供應(yīng)商管理規(guī)范建立“合格供應(yīng)商庫(kù)”，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（質(zhì)量、交期、價(jià)格、服務(wù)），不合格供應(yīng)商及時(shí)清退；大額采購(gòu)優(yōu)先通過招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判選擇供應(yīng)商，保證公平、公正；禁止與關(guān)聯(lián)方進(jìn)行非公允交易，關(guān)聯(lián)采購(gòu)需經(jīng)特別審批并披露。4.全程文檔留存采購(gòu)全流程單據(jù)（申請(qǐng)表、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）需完整保存，保證可追溯；電子文檔需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.緊急采購(gòu)特例處理緊急采購(gòu)可簡(jiǎn)化部分流程（如先電話溝通后補(bǔ)申請(qǐng)表）