2026年金屬制品公司通訊費用核算管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司通訊費用的核算與管理，確保費用核算準(zhǔn)確合規(guī)、支出合理可控，保障公司通訊業(yè)務(wù)正常開展，同時降低不必要的費用消耗，結(jié)合金屬制品公司運營實際（如生產(chǎn)部門、銷售部門、行政部門等不同崗位的通訊需求差異）及國家財稅相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有通訊費用的核算管理，包括但不限于：（一）個人通訊費用，指公司為滿足工作需求，為員工個人配備或補(bǔ)貼的手機(jī)通訊費用（含通話費、流量費、短信費），以及特殊崗位（如銷售外勤、生產(chǎn)調(diào)度）所需的專用通訊設(shè)備費用；（二）辦公通訊費用，指公司辦公場所使用的固定電話費用（含市話費、長途話費、月租費）、傳真機(jī)通訊費用、辦公網(wǎng)絡(luò)費用（含寬帶費、專線費、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備租賃費）；（三）專項通訊費用，指公司因業(yè)務(wù)需求產(chǎn)生的臨時通訊費用，如展會期間臨時網(wǎng)絡(luò)租賃、項目合作中的視頻會議平臺會員費、緊急業(yè)務(wù)的國際長途話費等；（四）通訊設(shè)備相關(guān)費用，指公司購置辦公用通訊設(shè)備（如辦公電話、路由器、交換機(jī)）的費用，以及設(shè)備維修、保養(yǎng)、升級產(chǎn)生的費用（不含員工個人手機(jī)購置費用，個人手機(jī)購置按公司固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行）。第三條通訊費用核算遵循以下原則：（一）合規(guī)性原則，費用核算需符合國家《企業(yè)會計準(zhǔn)則》《稅收征收管理法》等法律法規(guī)，以及公司財務(wù)管理制度，確保費用支出有合法憑證、核算流程合規(guī)；（二）真實性原則，所有通訊費用均需基于實際發(fā)生的業(yè)務(wù)需求，嚴(yán)禁虛構(gòu)費用、虛開發(fā)票、多報費用，確保費用數(shù)據(jù)真實可靠；（三）合理性原則，根據(jù)不同崗位的工作性質(zhì)與通訊需求，制定差異化的費用標(biāo)準(zhǔn)，避免費用標(biāo)準(zhǔn)過高導(dǎo)致浪費，或過低影響工作開展；（四）權(quán)責(zé)一致原則，明確費用核算的責(zé)任部門與崗位，確保費用申請、報銷、核算、監(jiān)督各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)清晰，避免推諉扯皮。第四條公司財務(wù)部門是通訊費用核算的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制定費用核算標(biāo)準(zhǔn)、審核費用報銷憑證、開展費用核算、編制費用分析報告；公司行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理辦公通訊設(shè)備與服務(wù)（如辦理辦公固話、寬帶套餐），收集個人通訊費用報銷申請，初審費用合理性；公司各部門負(fù)責(zé)提報本部門通訊需求，規(guī)范申請與報銷本部門員工的通訊費用，配合財務(wù)部門開展費用核查；人力資源部門協(xié)助提供員工崗位信息，作為制定個人通訊費用標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)。第二章通訊費用核算標(biāo)準(zhǔn)第五條個人通訊費用核算標(biāo)準(zhǔn)：（一）公司按員工崗位性質(zhì)與工作需求，將個人通訊費用補(bǔ)貼分為以下三類標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)每年根據(jù)通訊市場資費變化與公司實際調(diào)整一次，由行政部門聯(lián)合財務(wù)部門、人力資源部門制定，報公司總經(jīng)理辦公會審批后執(zhí)行：一類崗位，包括公司中層及以上管理人員（如部門經(jīng)理、總監(jiān)）、銷售外勤人員、生產(chǎn)調(diào)度人員、采購?fù)馇谌藛T，此類崗位因工作需要頻繁對外溝通，月通訊費用補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為300-500元；二類崗位，包括技術(shù)研發(fā)人員、財務(wù)人員、行政專員、人力資源專員，此類崗位需定期對外溝通或處理緊急業(yè)務(wù)，月通訊費用補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為150-300元；三類崗位，包括生產(chǎn)一線操作員工、倉庫管理員、后勤服務(wù)人員，此類崗位日常對外溝通較少，月通訊費用補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為50-150元；特殊情況，如員工因臨時項目（如外地駐場項目、緊急客戶對接）需增加通訊費用，可由所在部門提出申請，填寫《臨時通訊費用補(bǔ)貼申請表》，說明申請理由、補(bǔ)貼金額與期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部門審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，臨時補(bǔ)貼期限最長不超過3個月，補(bǔ)貼金額疊加后不超過一類崗位標(biāo)準(zhǔn)。（二）個人通訊費用采用“實報實銷”或“定額補(bǔ)貼”兩種方式核算：實報實銷，員工需提供與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的通訊費用發(fā)票（發(fā)票抬頭為公司全稱，發(fā)票內(nèi)容為“通訊費”“話費”“流量費”等），報銷金額不超過對應(yīng)崗位的月補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，超出部分由員工個人承擔(dān)；定額補(bǔ)貼，公司對部分崗位（如銷售外勤人員）可采用按月定額補(bǔ)貼的方式，補(bǔ)貼金額直接計入員工工資，隨工資一同發(fā)放，員工無需提供發(fā)票，但需在工資表中單獨列明“通訊補(bǔ)貼”項，按國家規(guī)定繳納個人所得稅。第六條辦公通訊費用核算標(biāo)準(zhǔn)：（一）辦公固話與傳真機(jī)費用，行政部門根據(jù)各部門辦公需求配置固話數(shù)量（一般每個部門1-2部），選擇性價比高的通訊套餐（如包含固定月租、免費通話時長的套餐），費用按實際發(fā)生金額核算，由行政部門統(tǒng)一辦理繳費，憑繳費發(fā)票到財務(wù)部門報銷；若因特殊業(yè)務(wù)產(chǎn)生超額話費（如國際長途），需由使用部門說明理由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，方可納入核算；（二）辦公網(wǎng)絡(luò)費用，行政部門根據(jù)公司辦公規(guī)模與網(wǎng)絡(luò)需求，選擇合適的寬帶或?qū)＞€套餐（如100M-1000M企業(yè)寬帶），網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（路由器、交換機(jī)）租賃或購置費用按實際支出核算；若需新增網(wǎng)絡(luò)節(jié)點（如新增部門辦公區(qū)網(wǎng)絡(luò)）或升級網(wǎng)絡(luò)帶寬，需由需求部門提出申請，行政部門評估必要性后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，費用納入當(dāng)期辦公通訊費用核算；（三）辦公通訊設(shè)備費用，單臺通訊設(shè)備（如辦公電話、路由器）購置金額低于2000元的，作為費用一次性核算；金額2000元及以上的，作為固定資產(chǎn)管理，按公司固定資產(chǎn)折舊政策計提折舊，折舊費用納入通訊費用核算；設(shè)備維修保養(yǎng)費用按實際發(fā)生金額核算，單次維修費用超過500元的，需提供維修報價單與維修明細(xì)，經(jīng)行政部門審核后報銷。第七條專項通訊費用核算標(biāo)準(zhǔn)：（一）專項通訊費用需基于特定業(yè)務(wù)需求，由需求部門提前提出申請，填寫《專項通訊費用申請單》，說明業(yè)務(wù)背景、費用用途（如展會網(wǎng)絡(luò)租賃、視頻會議平臺會員）、預(yù)算金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部門審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，未經(jīng)審批的專項通訊費用不予核算；（二）專項通訊費用按實際發(fā)生金額核算，報銷時需提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的憑證（如租賃合同、平臺繳費憑證、發(fā)票），發(fā)票抬頭需為公司全稱，費用金額不得超過審批預(yù)算，超出部分需重新申請審批，否則由需求部門自行承擔(dān)；（三）專項通訊費用完成核算后，需求部門需提交《專項通訊費用使用情況說明》，簡述費用使用效果（如展會網(wǎng)絡(luò)是否滿足需求、視頻會議是否順利開展），作為后續(xù)類似費用審批的參考。第三章通訊費用核算流程第八條費用申請與預(yù)支（如需）：（一）個人通訊費用一般無需預(yù)支，采用事后報銷方式；辦公通訊費用由行政部門按季度或月度預(yù)估費用，填寫《費用預(yù)支申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、財務(wù)部門審核后，預(yù)支不超過預(yù)估金額80%的費用，用于繳納通訊費、網(wǎng)絡(luò)費；專項通訊費用若金額較大（如超過5000元），需求部門可申請預(yù)支，預(yù)支流程同辦公通訊費用，預(yù)支金額不超過審批預(yù)算的70%；（二）預(yù)支費用時，財務(wù)部門需核查申請部門的費用預(yù)算額度，確保未超出公司年度通訊費用總預(yù)算；預(yù)支后，申請部門需在費用實際發(fā)生后15個工作日內(nèi)，憑相關(guān)憑證到財務(wù)部門辦理沖銷手續(xù)，逾期未沖銷的，暫停該部門后續(xù)預(yù)支申請。第九條費用報銷與憑證審核：（一）個人通訊費用報銷，員工需在每月10日前，收集上月通訊費用發(fā)票，填寫《費用報銷單》，注明報銷人、部門、崗位、報銷月份、費用金額，附上發(fā)票原件，提交至部門負(fù)責(zé)人審核；部門負(fù)責(zé)人核查報銷金額是否符合崗位補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)票是否真實，審核通過后提交至行政部門；行政部門復(fù)核員工崗位與補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的匹配性，確認(rèn)無超標(biāo)準(zhǔn)報銷，復(fù)核通過后提交至財務(wù)部門；（二）辦公通訊費用報銷，行政部門在費用實際發(fā)生后（如收到通訊公司繳費通知單），收集發(fā)票原件、繳費明細(xì)單，填寫《費用報銷單》，注明費用類型（如固話費、網(wǎng)絡(luò)費）、報銷月份、涉及部門，提交至部門負(fù)責(zé)人審核后，直接報財務(wù)部門；（三）專項通訊費用報銷，需求部門在費用發(fā)生后，收集發(fā)票原件、審批通過的《專項通訊費用申請單》、費用使用明細(xì)（如視頻會議平臺消費記錄、展會網(wǎng)絡(luò)租賃合同），填寫《費用報銷單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報行政部門復(fù)核（確認(rèn)業(yè)務(wù)真實性），再提交至財務(wù)部門；（四）財務(wù)部門收到報銷憑證后，重點審核以下內(nèi)容：憑證完整性，檢查是否包含《費用報銷單》、發(fā)票原件、相關(guān)審批文件（如臨時補(bǔ)貼申請、專項費用申請），缺失的需通知報銷人補(bǔ)充；發(fā)票合法性，核查發(fā)票是否為正規(guī)增值稅發(fā)票（或普通發(fā)票），發(fā)票抬頭、稅號是否與公司信息一致，發(fā)票內(nèi)容是否與通訊費用相關(guān)，發(fā)票金額、日期是否清晰，有無涂改痕跡，通過稅務(wù)系統(tǒng)查詢發(fā)票真?zhèn)?，虛假發(fā)票一律不予報銷；金額合理性，核查報銷金額是否符合對應(yīng)費用標(biāo)準(zhǔn)（如個人報銷不超過崗位補(bǔ)貼、專項費用不超過審批預(yù)算），超出部分是否有補(bǔ)充審批；審批完整性，核查報銷單是否經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門（如需）簽字審核，審批流程是否完整，未經(jīng)審批的不予核算。第十條費用核算與賬務(wù)處理：（一）財務(wù)部門審核通過報銷憑證后，按公司會計核算制度進(jìn)行賬務(wù)處理，將通訊費用計入對應(yīng)會計科目：個人通訊費用，計入“管理費用-通訊費”“銷售費用-通訊費”“生產(chǎn)成本-制造費用-通訊費”等科目，根據(jù)報銷人所在部門與崗位確定具體科目；辦公通訊費用，計入“管理費用-通訊費”（行政部門、財務(wù)部門等）、“銷售費用-通訊費”（銷售部門）、“研發(fā)支出-費用化支出-通訊費”（研發(fā)部門）等科目；專項通訊費用，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)計入對應(yīng)科目，如展會網(wǎng)絡(luò)費用計入“銷售費用-宣傳費”，項目視頻會議費用計入“生產(chǎn)成本-項目成本-通訊費”；通訊設(shè)備費用，單次費用低于2000元的計入“管理費用-辦公費”，高于2000元的計入“固定資產(chǎn)”，按月計提折舊計入“管理費用-折舊費”等科目。（二）財務(wù)部門每月末對通訊費用進(jìn)行匯總核算，編制《月度通訊費用核算明細(xì)表》，列明各部門、各費用類型的發(fā)生金額，與月度預(yù)算進(jìn)行對比，分析超支或節(jié)約原因；每季度末編制《季度通訊費用分析報告》，報公司總經(jīng)理辦公會，為費用管控提供依據(jù)。第四章通訊費用監(jiān)督與管控第十一條預(yù)算管控：（一）公司每年末制定下年度通訊費用總預(yù)算，由財務(wù)部門根據(jù)上年度費用實際發(fā)生情況、下年度業(yè)務(wù)發(fā)展需求（如新增部門、擴(kuò)招員工、業(yè)務(wù)拓展計劃），結(jié)合費用標(biāo)準(zhǔn)，編制《年度通訊費用預(yù)算表》，明確各部門、各費用類型的預(yù)算額度，報公司總經(jīng)理辦公會審批后執(zhí)行；（二）各部門通訊費用支出需控制在預(yù)算額度內(nèi)，每月末財務(wù)部門核查各部門預(yù)算執(zhí)行情況，若某部門費用超支比例超過10%，需通知該部門分析超支原因，提交《費用超支說明》，并制定整改措施；超支比例超過20%的，暫停該部門后續(xù)通訊費用報銷，直至整改完成并經(jīng)財務(wù)部門審核通過；（三）年度通訊費用總預(yù)算若需調(diào)整（如因業(yè)務(wù)拓展需增加預(yù)算），需由財務(wù)部門提出申請，說明調(diào)整理由、調(diào)整金額，報公司總經(jīng)理辦公會審批，未經(jīng)審批不得擅自突破總預(yù)算。第十二條日常監(jiān)督：（一）行政部門定期（每季度）對辦公通訊設(shè)備與服務(wù)進(jìn)行核查，包括檢查固話使用情況（是否存在閑置固話、超額話費）、網(wǎng)絡(luò)帶寬是否滿足實際需求（是否存在帶寬浪費或不足）、通訊套餐是否性價比最優(yōu)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時調(diào)整（如注銷閑置固話、更換更合適的套餐），降低不必要的費用支出；（二）財務(wù)部門不定期對通訊費用報銷憑證進(jìn)行抽查（抽查比例不低于10%），重點核查發(fā)票真實性、報銷金額合理性、審批流程完整性，發(fā)現(xiàn)違規(guī)報銷（如虛開發(fā)票、超標(biāo)準(zhǔn)報銷）的，立即追回違規(guī)款項，并通報相關(guān)部門與人員；（三）公司審計部門每年開展一次通訊費用專項審計，審計內(nèi)容包括費用預(yù)算執(zhí)行情況、核算流程合規(guī)性、費用標(biāo)準(zhǔn)合理性、是否存在違規(guī)支出，形成《通訊費用專項審計報告》，報公司董事會，對審計發(fā)現(xiàn)的問題，督促相關(guān)部門限期整改。第十三條違規(guī)處理：（一）員工存在以下違規(guī)行為的，按以下規(guī)定處理：提供虛假發(fā)票、虛構(gòu)通訊費用報銷的，追回違規(guī)報銷款項，扣發(fā)當(dāng)月績效獎金的20%，并在公司內(nèi)部通報批評；情節(jié)嚴(yán)重（如單次違規(guī)金額超過1000元）的，解除勞動合同；超標(biāo)準(zhǔn)報銷通訊費用且無正當(dāng)理由的，超出部分由員工個人承擔(dān)，責(zé)令退回已報銷的超額款項，扣發(fā)當(dāng)月績效獎金的10%；逾期未辦理通訊費用沖銷（如預(yù)支費用后未及時報銷）的，暫停該員工后續(xù)費用報銷權(quán)限，直至完成沖銷；（二）部門存在以下違規(guī)行為的，按以下規(guī)定處理：未按預(yù)算管控通訊費用，導(dǎo)致超支比例超過20%且無合理理由的，扣發(fā)部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效獎金的30%，部門年度績效考核扣5分；縱容或包庇員工違規(guī)報銷通訊費用的，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任，扣發(fā)當(dāng)月績效獎金的20%；（三）行政部門、財務(wù)部門未履行審核、監(jiān)督職責(zé)，導(dǎo)致違規(guī)通訊費用被核算的，相關(guān)責(zé)任人扣發(fā)當(dāng)月績效獎金的10%-20%，情節(jié)嚴(yán)重的，調(diào)整工作崗位。第五