法律咨詢機構(gòu)防大風服務預案一、總則（一）編制目的為有效防范大風災害對法律咨詢機構(gòu)正常運營、人員安全及服務連續(xù)性的影響，規(guī)范大風預警響應、應急處置及災后恢復流程，最大程度降低財產(chǎn)損失、保障員工與客戶人身安全、維持法律服務供給穩(wěn)定，特制定本預案。（二）適用范圍本預案適用于法律咨詢機構(gòu)總部及各分支機構(gòu)在大風預警期間（含藍色、黃色、橙色、紅色預警）的風險防控、應急處置及災后恢復工作，覆蓋辦公場所、人員、檔案資料、電子設備、對外服務等全場景。（三）工作原則生命至上，安全第一：將員工、客戶及來訪人員的人身安全置于首位，優(yōu)先保障人員疏散與避險。預防為主，平戰(zhàn)結(jié)合：日常強化風險排查與物資儲備，預警期快速響應，災后期高效恢復。統(tǒng)一指揮，分級負責：明確機構(gòu)應急指揮體系，按預警級別分級落實責任，確保指令傳達順暢。協(xié)同聯(lián)動，保障服務：聯(lián)動內(nèi)部各部門（行政、法務、技術(shù)、客服）及外部單位（物業(yè)、應急管理部門、客戶），在應急狀態(tài)下維持核心法律服務不中斷。二、風險識別與分級（一）主要風險點法律咨詢機構(gòu)在大風災害中面臨的核心風險可分為四類：人員安全風險：辦公場所門窗破碎、外墻脫落、樹木倒伏導致的砸傷；戶外巡查或通勤途中的意外；緊急疏散時的踩踏風險。財產(chǎn)損失風險：辦公設備（電腦、打印機、服務器）損壞；紙質(zhì)檔案（合同、案卷）浸濕、吹散；辦公家具傾倒；室外廣告牌、標識牌損毀。服務中斷風險：電力/網(wǎng)絡中斷導致電子案卷無法訪問、線上咨詢停滯；辦公場所受損無法正常辦公，線下服務被迫暫停；客戶緊急法律需求（如訴訟時效臨近、應急法律文書起草）無法及時響應。法律責任風險：因服務中斷導致客戶權(quán)益受損引發(fā)的違約糾紛；因未及時提醒客戶防范大風相關(guān)法律風險（如合同履行延誤、財產(chǎn)保全）引發(fā)的間接責任。（二）預警分級標準根據(jù)氣象部門發(fā)布的大風預警信號，結(jié)合機構(gòu)實際情況，將應急響應分為四級：預警級別風力標準可能影響響應措施藍色預警24小時內(nèi)平均風力6-7級，或陣風8級以上輕微影響，無明顯安全隱患啟動三級響應，加強巡查黃色預警12小時內(nèi)平均風力8-9級，或陣風10級以上門窗晃動，室外物品易被吹落啟動二級響應，停止戶外作業(yè)橙色預警6小時內(nèi)平均風力10-11級，或陣風12級以上門窗可能破碎，樹木易倒伏啟動一級響應，部分人員疏散紅色預警6小時內(nèi)平均風力≥12級，或陣風≥14級建筑設施嚴重受損風險極高啟動特級響應，全員緊急疏散三、應急組織體系與職責（一）應急指揮小組成立以機構(gòu)負責人為組長的應急指揮小組，為最高決策機構(gòu)，職責包括：審批預案啟動與終止；下達應急處置指令（如疏散、遠程辦公切換）；協(xié)調(diào)外部資源（如聯(lián)系應急管理部門、保險公司）；決策災后恢復的優(yōu)先級（如先恢復服務器機房還是客戶接待區(qū)）。（二）專項工作組職責指揮小組下設5個專項工作組，分工明確：工作組牽頭部門核心職責綜合協(xié)調(diào)組行政部對接氣象部門獲取預警信息；傳達指揮小組指令；記錄應急處置全過程（形成臺賬）；統(tǒng)計損失并上報。安全保障組行政部/安保部開展辦公場所風險排查；組織人員疏散與避險；維護現(xiàn)場秩序；災后檢查建筑結(jié)構(gòu)安全。服務保障組法務部/客服部梳理核心服務清單（如訴訟時效提醒、緊急文書起草）；協(xié)調(diào)律師遠程響應客戶需求；向客戶發(fā)布服務調(diào)整通知。技術(shù)保障組技術(shù)部備份電子數(shù)據(jù)；保障遠程辦公系統(tǒng)（VPN、云桌面）穩(wěn)定；搶修受損的服務器、網(wǎng)絡設備。后勤保障組行政部/財務部儲備應急物資（如急救包、手電筒）；聯(lián)系保險公司定損；采購災后恢復所需物資（如門窗玻璃、檔案袋）。四、預防與準備措施（一）日常預防工作風險排查常態(tài)化：行政部每周檢查辦公場所門窗密封性、外墻附著物（如空調(diào)外機）牢固性、室外樹木/廣告牌穩(wěn)定性；技術(shù)部每月測試備用電源（UPS）、網(wǎng)絡冗余線路是否正常。物資儲備標準化：在各辦公區(qū)設置應急物資柜，儲備以下物資：防護類：安全帽、反光背心、急救包（含繃帶、消毒水、止痛藥）；工具類：手電筒、應急燈、膠帶、鐵絲、撬棍（用于破拆逃生）；通訊類：對講機（3-5臺，覆蓋各樓層）、備用手機（預存話費）；文檔保護類：防水檔案袋、密封膠帶、真空壓縮袋（用于緊急封存紙質(zhì)案卷）。人員培訓定期化：每季度組織一次應急演練，內(nèi)容包括：疏散演練：模擬橙色預警下的人員疏散，明確疏散路線（避開玻璃幕墻、外墻下方）、集合點（遠離高大建筑的空曠區(qū)域）；技能培訓：教員工使用急救包、固定門窗、封存紙質(zhì)檔案；角色演練：讓各工作組成員熟悉指令傳達、客戶溝通、技術(shù)搶修等流程。（二）預警信息接收與傳遞信息來源：指定行政部專人關(guān)注“國家氣象科學數(shù)據(jù)中心”“本地氣象APP”及應急管理部門公眾號，確保第一時間獲取大風預警。傳遞流程：預警信息確認后，10分鐘內(nèi)通過三種渠道同步傳達：內(nèi)部渠道：企業(yè)微信/釘釘群發(fā)布預警通知+響應級別；辦公場所：通過廣播、電子屏滾動播放預警信息；外部渠道：向重要客戶發(fā)送短信/郵件，提醒其注意大風期間的法律風險（如合同履行延誤可援引“不可抗力”條款）。五、應急響應流程（一）藍色預警（四級響應）啟動條件：氣象部門發(fā)布藍色大風預警，預計24小時內(nèi)風力達6-7級。核心措施：綜合協(xié)調(diào)組向全員發(fā)布預警，提醒通勤時注意防風，避免靠近廣告牌、大樹；安全保障組檢查門窗，關(guān)閉所有外窗并鎖死；技術(shù)部備份電子案卷至云端，確保數(shù)據(jù)雙份存儲；服務保障組梳理次日需處理的緊急案件，提前與客戶溝通確認需求是否調(diào)整。（二）黃色預警（三級響應）啟動條件：氣象部門發(fā)布黃色預警，預計12小時內(nèi)風力達8-9級。核心措施：安全保障組停止所有戶外作業(yè)（如廣告牌維修、綠植修剪），將室外物品（花盆、垃圾桶）移至室內(nèi)；后勤保障組檢查應急物資柜，補充缺失物資；服務保障組向客戶發(fā)送“大風期間服務提示”，告知線上咨詢渠道（如官網(wǎng)留言、客服熱線）24小時暢通；技術(shù)部開啟VPN與云桌面的備用服務器，確保遠程辦公通道待命。（三）橙色預警（二級響應）啟動條件：氣象部門發(fā)布橙色預警，預計6小時內(nèi)風力達10-11級。核心措施：指揮小組召開緊急會議，決策是否啟動“遠程辦公模式”；安全保障組組織人員疏散：按“低樓層先撤、高樓層后撤”原則，引導員工至集合點；對無法撤離的人員（如值班人員），安排其在樓梯間、承重墻附近的避險區(qū)躲避；服務保障組啟動“核心服務清單”：優(yōu)先響應涉及訴訟時效（如距截止日不足3天）、財產(chǎn)保全（如客戶財產(chǎn)面臨大風損毀需緊急申請法院查封）的需求；技術(shù)部切斷非必要電源（如打印機、空調(diào)），啟動UPS保障服務器運行；后勤保障組用防水檔案袋封存重要紙質(zhì)案卷，將電腦、服務器等設備移至遠離門窗的區(qū)域。（四）紅色預警（一級響應）啟動條件：氣象部門發(fā)布紅色預警，預計6小時內(nèi)風力≥12級。核心措施：指揮小組下達“全員撤離”指令，安全保障組逐樓層檢查是否有滯留人員，確?！叭俗邤嚯?、人走鎖門”；服務保障組通過客戶群、官網(wǎng)發(fā)布“緊急服務公告”，明確暫停線下服務，線上僅保留“應急法律熱線”（由2-3名律師24小時值守）；技術(shù)部將核心數(shù)據(jù)（如未結(jié)案卷、客戶信息）同步至異地云服務器，關(guān)閉本地服務器電源；后勤保障組聯(lián)系物業(yè)，確認地下室、停車場等避險區(qū)域是否開放，為滯留人員提供臨時安置。六、災后恢復與服務續(xù)接（一）現(xiàn)場評估與處置安全優(yōu)先：大風結(jié)束后，安全保障組需待氣象部門解除預警、物業(yè)確認建筑結(jié)構(gòu)安全后，方可進入辦公場所。評估內(nèi)容包括：門窗是否完好、電力/燃氣是否泄漏、有無坍塌風險。損失統(tǒng)計：綜合協(xié)調(diào)組聯(lián)合各部門統(tǒng)計損失：人員傷亡：如有受傷人員，立即送醫(yī)并上報當?shù)貞惫芾聿块T；財產(chǎn)損失：列出受損設備、案卷清單，拍攝照片/視頻留證，24小時內(nèi)聯(lián)系保險公司定損；服務影響：統(tǒng)計中斷的服務數(shù)量（如未回復的咨詢、延遲的文書），評估對客戶的影響程度。（二）服務恢復流程按“核心服務先恢復、次要服務后跟進”的原則，分三步推進：緊急恢復（12小時內(nèi)）：技術(shù)部優(yōu)先搶修遠程辦公系統(tǒng)，確保律師能通過云桌面訪問電子案卷；服務保障組聯(lián)系受影響的核心客戶（如正在訴訟的客戶、有緊急合同需求的企業(yè)），告知服務恢復進度，協(xié)商解決方案（如延長文書提交時間）；后勤保障組清理辦公區(qū)積水、散落文件，對浸濕的紙質(zhì)案卷進行烘干、整理。全面恢復（24-48小時內(nèi)）：行政部修復受損門窗、更換破碎玻璃，確保辦公場所安全可用；法務部組織律師梳理災后法律需求：如協(xié)助客戶向保險公司索賠（起草索賠函、收集證據(jù)）、處理因大風導致的合同違約糾紛（援引不可抗力條款）、制定財產(chǎn)保全方案（針對受損財產(chǎn)）；客服部通過電話、短信向所有客戶告知服務全面恢復，主動詢問是否有新的法律需求。復盤優(yōu)化（72小時內(nèi)）：指揮小組召開復盤會議，分析本次應急處置中的問題（如預警傳達延遲、遠程辦公系統(tǒng)卡頓）；修訂預案：補充未覆蓋的風險點（如地下室進水）、優(yōu)化響應流程（如縮短疏散時間）；組織二次培訓：針對復盤發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，對員工進行專項培訓（如快速封存案卷技巧、遠程辦公故障排除）。七、附則（一）預案管理本預案由行政部牽頭制定，每年度根據(jù)實際演練情況、法律法規(guī)變化（如《突發(fā)事件應對法》修訂）、機構(gòu)業(yè)務調(diào)整（如新增線上仲裁服務）進行修訂，經(jīng)指揮小組審批后發(fā)布實施。（二）責任追究對在應急處置中未履行職責的部門或個人，視情節(jié)輕重給予處罰：預警期間未按要求排查風險，導致財產(chǎn)損失擴大的，扣發(fā)部門負責人當月績效；緊急疏散時擅自離崗，導致人員滯留的，給予警告處分；因個人疏忽導致客戶重要案卷丟失、服務中斷引發(fā)法律糾紛的，承擔相應賠償