適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景采購(gòu)申請(qǐng)全流程操作指引一、申請(qǐng)發(fā)起：需求提報(bào)與信息填寫(xiě)發(fā)起人：由實(shí)際需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）的經(jīng)辦人發(fā)起申請(qǐng)，需登錄公司采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫(xiě)紙質(zhì)《采購(gòu)申請(qǐng)單》。信息填寫(xiě)：基礎(chǔ)信息：填寫(xiě)申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；物資信息：詳細(xì)列明所需物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)（如無(wú)預(yù)估單價(jià)需注明“待詢價(jià)”）；需求說(shuō)明：簡(jiǎn)述采購(gòu)用途（如“日常辦公使用”“XX項(xiàng)目生產(chǎn)耗材”）、需求時(shí)間（如“需于X月X日前到貨”）及特殊要求（如“需符合XX行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”）；附件：如涉及大額采購(gòu)或?qū)I(yè)設(shè)備，需附《比價(jià)記錄表》（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）、《技術(shù)參數(shù)說(shuō)明》或《需求部門(mén)確認(rèn)函》。提交審核：檢查信息完整性后，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。二、部門(mén)審核：需求合規(guī)性與必要性核驗(yàn)審核人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如部門(mén)經(jīng)理）。審核重點(diǎn)：需求真實(shí)性：核對(duì)采購(gòu)內(nèi)容是否為部門(mén)實(shí)際所需，是否存在重復(fù)采購(gòu)或過(guò)度申領(lǐng)；預(yù)算匹配性：確認(rèn)采購(gòu)金額是否在部門(mén)年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需注明“預(yù)算外申請(qǐng)”并說(shuō)明理由；規(guī)格合理性：審核物資規(guī)格型號(hào)是否符合使用標(biāo)準(zhǔn)，避免功能冗余或規(guī)格不符。審核結(jié)果：通過(guò)后流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)；駁回則需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。三、財(cái)務(wù)審核：預(yù)算與資金可行性評(píng)估審核人：財(cái)務(wù)部門(mén)專員或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。審核重點(diǎn)：預(yù)算準(zhǔn)確性：核對(duì)申請(qǐng)總金額與預(yù)算系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致，預(yù)算外申請(qǐng)需檢查是否履行預(yù)算調(diào)整流程；資金來(lái)源：確認(rèn)采購(gòu)資金是否來(lái)自專項(xiàng)預(yù)算、部門(mén)結(jié)余或其他合規(guī)渠道；成本合理性：對(duì)大額采購(gòu)（如單筆超5萬(wàn)元）進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格抽查，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理。審核結(jié)果：通過(guò)后流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批；駁回需反饋具體問(wèn)題（如“超出預(yù)算10%”“單價(jià)高于市場(chǎng)均價(jià)15%”）。四、分級(jí)審批：權(quán)限劃分與最終確認(rèn)根據(jù)采購(gòu)金額實(shí)行分級(jí)審批，具體權(quán)限如下（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)）：小額采購(gòu)（≤1萬(wàn)元）：由需求部門(mén)負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人雙簽審批；中額采購(gòu)（1萬(wàn)-5萬(wàn)元）：在上述基礎(chǔ)上增加分管副總審批；大額采購(gòu)（＞5萬(wàn)元）：需提交總經(jīng)理/院長(zhǎng)審批，必要時(shí)經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)集體決策。五、采購(gòu)執(zhí)行：訂單下達(dá)與供應(yīng)商對(duì)接執(zhí)行部門(mén)：采購(gòu)部門(mén)（或行政部、綜合管理部）。操作步驟：接收審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，核對(duì)最終采購(gòu)需求；選擇供應(yīng)商：優(yōu)先從公司合格供應(yīng)商庫(kù)中選取，庫(kù)內(nèi)無(wú)合適供應(yīng)商時(shí)需啟動(dòng)新供應(yīng)商準(zhǔn)入流程（資質(zhì)審查、樣品測(cè)試等）；下達(dá)訂單：與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或下達(dá)訂單，明確物資規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及付款方式；跟蹤進(jìn)度：實(shí)時(shí)監(jiān)控訂單生產(chǎn)/發(fā)貨狀態(tài)，保證按時(shí)到貨。六、入庫(kù)驗(yàn)收與付款閉環(huán)驗(yàn)收：物資到貨后，由需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)（或指定驗(yàn)收人）共同驗(yàn)收，核對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與訂單一致，填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》并簽字確認(rèn)。問(wèn)題處理：如發(fā)覺(jué)數(shù)量不符、質(zhì)量瑕疵等問(wèn)題，需在24小時(shí)內(nèi)反饋至采購(gòu)部門(mén)，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠。付款：驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《入庫(kù)驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（或合規(guī)票據(jù)）提交財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)按合同約定辦理付款手續(xù)，完成采購(gòu)閉環(huán)。采購(gòu)申請(qǐng)單模板與填寫(xiě)說(shuō)明表格：采購(gòu)申請(qǐng)單項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容申請(qǐng)單號(hào)按公司規(guī)則編號(hào)（如“CG-2024-XX-XXX”，其中XX為部門(mén)代碼，XXX為流水號(hào)）申請(qǐng)部門(mén)需求部門(mén)全稱（如“市場(chǎng)部”“生產(chǎn)一車間”）申請(qǐng)人經(jīng)辦人姓名（*XX）聯(lián)系方式辦公電話或內(nèi)線分機(jī)申請(qǐng)日期年/月/日物資信息序號(hào)12供應(yīng)商建議（如指定供應(yīng)商，填寫(xiě)名稱；如需比價(jià)，填寫(xiě)“待詢價(jià)”）審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人審核（簽字）_________備注（如需說(shuō)明的其他事項(xiàng)，如“緊急采購(gòu)”“需附帶檢測(cè)報(bào)告”等）填寫(xiě)說(shuō)明：申請(qǐng)單號(hào)：由采購(gòu)系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則手動(dòng)編制，保證唯一性，便于追溯；物品名稱：需使用規(guī)范全稱（如“筆記本電腦”而非“電腦”），避免模糊表述（如“一批耗材”）；規(guī)格型號(hào)：明確技術(shù)參數(shù)（如尺寸、功率、材質(zhì)等），避免后續(xù)爭(zhēng)議；預(yù)估總價(jià)：數(shù)量×單價(jià)計(jì)算得出，大額采購(gòu)需附《比價(jià)記錄表》作為支撐材料；審批流程：根據(jù)采購(gòu)金額逐級(jí)流轉(zhuǎn)，審批人需手寫(xiě)簽字或電子簽章，不可代簽。使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息真實(shí)性：申請(qǐng)人需對(duì)提交的物資信息、需求說(shuō)明的真實(shí)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)采購(gòu)需求；預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，超預(yù)算采購(gòu)必須提前履行預(yù)算調(diào)整審批，避免無(wú)預(yù)算支出；審批時(shí)效：各審批環(huán)節(jié)需在承諾時(shí)限內(nèi)完成，緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)急需物資）可啟動(dòng)“綠色通道”，但事后需補(bǔ)全審批手續(xù)；供應(yīng)商規(guī)范：采購(gòu)部門(mén)必須從合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇合作方，新供應(yīng)商準(zhǔn)入需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)等）及樣品測(cè)