企業(yè)檔案管理規(guī)范及分類模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范及分類模板適用于各類企業(yè)（含國企、民企、外資企業(yè)等）的檔案管理工作，覆蓋企業(yè)運(yùn)營全過程中形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料。典型應(yīng)用場景包括：新設(shè)企業(yè)檔案體系搭建：幫助企業(yè)建立從零開始的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理明確檔案分類規(guī)則與管理流程；現(xiàn)有檔案管理優(yōu)化：針對檔案分類混亂、檢索困難、保管不規(guī)范等問題，提供系統(tǒng)性改進(jìn)方案；合規(guī)與審計(jì)支撐：滿足ISO體系認(rèn)證、財(cái)務(wù)審計(jì)、法律糾紛等場景下檔案調(diào)取、追溯的需求；跨部門協(xié)同統(tǒng)一：規(guī)范研發(fā)、人事、財(cái)務(wù)、行政等部門檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，避免信息孤島與重復(fù)勞動。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）檔案收集：明確責(zé)任與范圍責(zé)任劃分：各部門指定檔案聯(lián)絡(luò)員（如部門文員或主管），負(fù)責(zé)本部門檔案的初步收集與整理，行政部統(tǒng)籌全局。收集范圍：涵蓋企業(yè)運(yùn)營中形成的具有保存價(jià)值的各類材料，包括但不限于：管理類：會議紀(jì)要、規(guī)章制度、請示報(bào)告、工作計(jì)劃、合同協(xié)議；人事類：員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核、離職證明；財(cái)務(wù)類：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)材料；業(yè)務(wù)類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、客戶資料、招投標(biāo)文件、產(chǎn)品說明書、市場調(diào)研報(bào)告；實(shí)物類：獎杯、錦旗、具有紀(jì)念意義的物品（需附文字說明）。收集要求：材料需為原件（復(fù)印件需注明“與原件一致”并簽字蓋章），字跡清晰、簽章完整，電子檔案需為通用格式（如PDF、Word、Excel等）。（二）檔案分類：科學(xué)劃分層級采用“一級分類+二級分類+三級流水號”的邏輯，保證分類清晰、無交叉重疊。一級分類二級分類說明示例管理檔案行政管理企業(yè)日常運(yùn)營管理文件《2023年度行政管理制度匯編》戰(zhàn)略規(guī)劃中長期發(fā)展規(guī)劃、年度目標(biāo)文件《2024-2026年戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃》人事檔案員工信息入職、在職、離職員工基礎(chǔ)信息入職登記表（2023年1月）勞動關(guān)系勞動合同、變更協(xié)議、解除證明勞動合同（2023-2026）財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)報(bào)告月度/季度/年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告《2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告》憑證票據(jù)原始憑證、發(fā)票、銀行回單2023年1月差旅費(fèi)報(bào)銷憑證業(yè)務(wù)檔案項(xiàng)目管理立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收全周期文件“系統(tǒng)升級項(xiàng)目”驗(yàn)收報(bào)告（2023年6月）客戶管理客戶資料、合作協(xié)議、溝通記錄A公司客戶檔案（2022-2023）實(shí)物檔案榮譽(yù)獎勵獎杯、獎狀、證書“2023年度行業(yè)創(chuàng)新獎”獎杯歷史實(shí)物具有企業(yè)特色的老物件、紀(jì)念品公司成立十周年紀(jì)念徽章（2013年）（三）檔案整理：標(biāo)準(zhǔn)化編號與裝訂編號規(guī)則：格式：一級分類代碼-二級分類代碼-年份-流水號（如“GL-GL-2023-001”）；代碼說明：管理類（GL）、人事類（RS）、財(cái)務(wù)類（CW）、業(yè)務(wù)類（YW）、實(shí)物類（SW）；流水號：按歸檔時間順序，從“001”開始連續(xù)編排，不得空號或重號。裝訂要求：紙質(zhì)檔案：去除金屬夾，使用無酸紙檔案盒裝訂，每盒厚度不超過3cm，盒外標(biāo)注檔案名稱、編號、起止頁碼；電子檔案：按“一級分類/二級分類/年份”文件夾層級存儲，文件名與編號一致，定期備份至企業(yè)服務(wù)器及云端（加密處理）。（四）檔案歸檔：按時移交與驗(yàn)收歸檔時間：年度檔案：次年3月底前完成上年度檔案歸檔；項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目結(jié)束后1個月內(nèi)完成歸檔；實(shí)時檔案：重要文件（如合同、制度）形成后3個工作日內(nèi)提交歸檔。歸檔流程：部門整理：檔案聯(lián)絡(luò)員核對檔案完整性、規(guī)范性，填寫《檔案歸檔清單》；部門審核：部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，移交至行政部；行政部驗(yàn)收：核對清單與檔案實(shí)物/電子文件，符合要求后簽收，不符合的退回整改。（五）檔案保管：安全存儲與定期檢查存儲環(huán)境：紙質(zhì)檔案：存放在專用檔案室，配備防火、防盜、防潮、防蟲設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案：服務(wù)器定期殺毒，設(shè)置訪問權(quán)限（分級管理），異地備份（每季度一次）。保管期限：永久保存：公司章程、股東會決議、年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重要?dú)v史文件；長期保存（10-30年）：合同、項(xiàng)目檔案、員工核心人事檔案；短期保存（3-10年）：日常行政文件、普通業(yè)務(wù)憑證（到期后經(jīng)鑒定可銷毀）。（六）檔案利用：規(guī)范借閱與登記借閱權(quán)限：普通檔案：員工經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后可借閱；密級檔案（如未公開合同、核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）：需分管副總及以上領(lǐng)導(dǎo)審批，限在檔案室查閱，不得帶出。借閱流程：填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、用途、歸還時間；審批通過后，檔案管理員核對檔案并登記臺賬；歸還時檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后銷記臺賬。（七）檔案銷毀：合規(guī)鑒定與處置銷毀條件：保管期限屆滿且無繼續(xù)保存價(jià)值；失去保存意義的重復(fù)文件或錯誤草稿（需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)）。銷毀流程：鑒定：行政部會同業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，編制《檔案銷毀清冊》；審批：報(bào)總經(jīng)理辦公會審批；監(jiān)銷：由2人以上共同監(jiān)銷，紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒（符合環(huán)保規(guī)定），電子檔案徹底刪除并銷毀備份；記錄：監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，銷毀清冊永久保存。三、核心管理工具模板模板1：檔案分類目錄表（示例）一級分類二級分類檔案名稱形成部門歸檔日期保管期限密級檔案編號管理檔案行政管理2023年行政管理制度匯編行政部2024-03-15長期普通GL-GL-2023-001人事檔案員工信息入職登記表人力資源部2023-02-20長期普通RS-RY-2023-015財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)報(bào)告2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告財(cái)務(wù)部2024-01-10永久機(jī)密CW-BG-2023-003模板2：檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還日期*研發(fā)部2023-10-202023-10-25借閱檔案信息檔案名稱檔案編號借閱用途“產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目”會議紀(jì)要YW-XM-2023-008項(xiàng)目復(fù)盤審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*趙六日期：2023-10-20檔案管理員簽字：*周七日期：2023-10-20模板3：檔案銷毀審批表銷毀檔案清單保管期限銷毀原因鑒定小組意見2022年差旅費(fèi)報(bào)銷憑證（共50份）短期（3年）保管期限屆滿無保存價(jià)值，同意銷毀審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*錢八日期：2023-09-10分管副總簽字：*孫九日期：2023-09-12總經(jīng)理簽字：*李十日期：2023-09-15監(jiān)銷記錄監(jiān)銷人：周十一、吳十二銷毀方式：粉碎日期：2023-09-20四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避合規(guī)性優(yōu)先：嚴(yán)格遵守《_________檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，避免檔案缺失、泄密導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任到人：明確檔案管理員、部門聯(lián)絡(luò)員、審批人的職責(zé)，建立“誰形成、誰收集，誰借閱、誰負(fù)責(zé)”的責(zé)任機(jī)制。動態(tài)管理：定期（每季度）對檔