檔案查閱借用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱、借用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案查閱、借用工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.服務(wù)工作原則：在確保檔案安全的前提下，積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持與服務(wù)，提高工作效率。二、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要，員工可查閱與其工作相關(guān)的檔案。查閱涉及多個(gè)部門的檔案時(shí)，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意。2.外部單位或個(gè)人因合作、審計(jì)、司法調(diào)查等正當(dāng)理由需要查閱公司檔案的外部單位或個(gè)人，需提前提交查閱申請(qǐng)，并說(shuō)明查閱目的、范圍等。經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱相關(guān)檔案。（二）查閱流程1.提出申請(qǐng)公司內(nèi)部員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、形成時(shí)間等信息，并說(shuō)明查閱目的和用途。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)通過(guò)正式函件向公司提出申請(qǐng)，函件中需明確查閱的檔案清單、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容。申請(qǐng)函經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，轉(zhuǎn)交檔案管理部門。2.審核批準(zhǔn)檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括查閱目的是否合理、查閱范圍是否適當(dāng)、申請(qǐng)手續(xù)是否齊全等。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，說(shuō)明原因并要求補(bǔ)充或修改申請(qǐng)內(nèi)容。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)人姓名（或單位名稱）、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱、查閱期限等信息。查閱人員需在查閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，安排專人協(xié)助查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱場(chǎng)所的規(guī)定，保持安靜，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，不得隨意多印。（三）查閱期限1.一般情況下，檔案查閱期限為[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)查閱期限，查閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.對(duì)于緊急情況需要查閱檔案的，檔案管理部門應(yīng)在確保檔案安全的前提下，優(yōu)先安排查閱，并根據(jù)實(shí)際情況確定查閱期限。（四）查閱監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱過(guò)程的監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定進(jìn)行查閱，不得違規(guī)操作。2.如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違反檔案管理規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。三、檔案借用（一）借用權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要短期借用檔案的，員工可填寫《檔案借用申請(qǐng)表》，注明借用檔案的名稱、文號(hào)、形成時(shí)間等信息，并說(shuō)明借用目的和歸還時(shí)間。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。借用涉及公司重要機(jī)密或核心檔案的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人原則上不允許外部單位或個(gè)人借用公司檔案。如因特殊情況確需借用的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并與公司簽訂《檔案借用協(xié)議》，明確借用期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等條款。（二）借用流程1.提出申請(qǐng)公司內(nèi)部員工借用檔案，按照上述查閱流程中的申請(qǐng)方式填寫申請(qǐng)表。外部單位或個(gè)人借用檔案，應(yīng)按照規(guī)定提交正式申請(qǐng)函，并附上《檔案借用協(xié)議》草稿。申請(qǐng)函經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，轉(zhuǎn)交檔案管理部門。2.審核批準(zhǔn)檔案管理部門收到借用申請(qǐng)后，進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容除查閱申請(qǐng)審核要點(diǎn)外，還應(yīng)重點(diǎn)審查借用期限是否合理、借用人員的信用狀況（適用于外部單位或個(gè)人）、借用協(xié)議條款是否完備等。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并說(shuō)明原因。3.借用登記經(jīng)批準(zhǔn)的借用申請(qǐng)，檔案管理部門進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括借用申請(qǐng)人姓名（或單位名稱）、借用時(shí)間、借用檔案名稱、借用期限、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借用人員需在借用登記冊(cè)上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取借用的檔案。4.歸還檔案借用人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將借用的檔案完整無(wú)損地歸還至檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。（三）借用期限1.公司內(nèi)部員工借用檔案的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.外部單位或個(gè)人借用檔案的期限按照《檔案借用協(xié)議》的約定執(zhí)行，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借用檔案的情況進(jìn)行檢查，督促借用人員按時(shí)歸還檔案。2.如發(fā)現(xiàn)借用人員違反借用規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求其限期歸還檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對(duì)于外部單位或個(gè)人，還應(yīng)按照《檔案借用協(xié)議》追究其違約責(zé)任。四、檔案保密（一）保密責(zé)任1.查閱、借用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)所接觸到的檔案信息予以保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.在查閱、借用檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及公司機(jī)密或敏感信息，應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或使用。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行安全防護(hù)、設(shè)置保密標(biāo)識(shí)等，確保檔案信息安全。2.查閱、借用檔案的場(chǎng)所應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。查閱、借用人員不得在非指定場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案保密規(guī)定泄露檔案信息的人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。2.如因泄露檔案信息給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，泄露人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、檔案信息化管理（一）電子檔案查閱借用1.對(duì)于已實(shí)現(xiàn)信息化管理的電子檔案，查閱、借用流程參照紙質(zhì)檔案執(zhí)行，但應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。2.查閱、借用人員應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行操作，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置或刪除電子檔案信息。（二）數(shù)據(jù)安全與備份1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法獲取。2.電子檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)