檔案編目制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理的規(guī)范化、科學化，提高檔案的檢索效率和利用價值，特制定本檔案編目制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案等。（三）基本原則1.遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案編目工作合法合規(guī)。2.編目工作應準確、全面地反映檔案的內容和特征，便于檔案的檢索和利用。3.保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于系統(tǒng)管理和查閱。4.編目工作應具有前瞻性和可擴展性，適應公司/組織發(fā)展的需要。二、檔案編目工作流程（一）檔案收集與整理1.各部門應按照檔案管理的要求，及時將本部門形成的檔案收集齊全，并進行初步整理，確保檔案的完整性和準確性。2.檔案管理人員對收集到的檔案進行審核，檢查檔案的質量，對不符合要求的檔案退回相關部門進行補充或修正。（二）分類編號1.根據(jù)檔案的形成領域、內容性質等因素，對檔案進行科學分類。具體分類如下：文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類?？萍紮n案：按照項目專業(yè)階段進行分類。人事檔案：按照個人類別進行分類。財務檔案：按照年度類別進行分類。2.對每一類檔案賦予唯一的編號，編號應簡潔明了，便于記憶和使用。編號方法如下：文書檔案：采用“年度+保管期限+流水號”的形式，如“2023永久001”?？萍紮n案：采用“項目編號+專業(yè)代碼+階段序號”的形式，如“XMBH001KJ0101”。人事檔案：采用“個人編號+類別代碼”的形式，如“RS001RL”。財務檔案：采用“年度+類別代碼+流水號”的形式，如“2023CW01001”。（三）編目信息填寫1.檔案編目信息應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、密級等。2.題名應準確概括檔案的主要內容，簡潔明了，便于檢索。3.日期應填寫檔案的形成日期，精確到年、月、日。4.責任者應填寫檔案的形成部門或個人。5.保管期限應根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，按照國家有關規(guī)定確定。6.密級應根據(jù)檔案的內容敏感程度，按照國家有關保密規(guī)定確定。（四）編目審核與錄入1.檔案編目人員完成編目信息填寫后，應進行自審，確保信息準確無誤。2.部門負責人對編目信息進行審核，簽字確認后提交檔案管理人員。3.檔案管理人員對編目信息進行終審，審核通過后將編目信息錄入檔案管理系統(tǒng)。三、檔案編目細則（一）文書檔案編目細則1.年度劃分：以文件形成的自然年度為準。2.保管期限劃分：永久保管：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。定期保管：分為30年、10年。定期保管的檔案是反映公司/組織一般工作活動，在一定時期內對本公司/組織有查考利用價值的檔案。3.機構（問題）分類：根據(jù)公司/組織的內部機構設置或檔案內容所反映的問題進行分類。4.題名編寫：一般應包括責任者、問題、文種等要素，如“公司關于召開年度總結會議的通知”。聯(lián)合發(fā)文的題名，應將主要責任者列在首位，其他責任者依次排列。題名應避免使用含義不清、過于簡略或冗長的表述。（二）科技檔案編目細則1.項目分類：按照公司/組織承擔的科研項目或工程項目進行分類。2.專業(yè)分類：根據(jù)項目涉及的專業(yè)領域進行分類，如機械、電子、化工等。3.階段分類：按照項目的研究、設計、施工、驗收等階段進行分類。4.題名編寫：應準確反映項目的名稱、專業(yè)內容和階段，如“XX產(chǎn)品研發(fā)項目可行性研究報告”。對于大型項目，可根據(jù)項目的子項目或階段進行細分題名編寫。（三）人事檔案編目細則1.個人編號：按照公司/組織內部規(guī)定的人員編號規(guī)則為每位員工賦予唯一編號。2.類別分類：履歷材料：記錄員工個人基本情況、工作經(jīng)歷等的材料。自傳材料：員工撰寫的個人自傳?？己瞬牧希簡T工年度考核、績效評估等材料。學歷學位材料：員工的學歷證書、學位證書等相關材料。培訓材料：員工參加各類培訓的記錄材料。獎勵材料：員工獲得的各類獎勵證書及相關材料。處分材料：員工受到的各類處分決定及相關材料。工資、任免、出國（境）等材料：員工工資變動、職務任免、出國（境）審批等相關材料。3.題名編寫：應按照類別準確編寫，如“張三履歷材料”“李四學歷學位材料”等。（四）財務檔案編目細則1.年度劃分：以財務核算的自然年度為準。2.類別分類：會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。財務報告：年度財務報表、中期財務報表等。其他財務資料：如財務審計報告、稅務申報資料等。3.題名編寫：會計憑證題名應包括年度、月份、憑證號等要素，如“2023年1月第1號記賬憑證”。會計賬簿題名應包括賬簿名稱、年度等，如“2023年總賬”。財務報告題名應包括報告名稱、年度等，如“2023年度財務決算報告”。四、檔案編目質量控制（一）編目人員培訓1.定期組織檔案編目人員參加業(yè)務培訓，提高其業(yè)務水平和編目能力。2.培訓內容包括檔案管理法律法規(guī)、編目工作流程、編目細則、計算機操作技能等。（二）審核機制1.建立編目信息三級審核機制，即編目人員自審、部門負責人審核、檔案管理人員終審。2.各級審核人員應認真履行職責，對編目信息進行嚴格審核，確保信息準確無誤。3.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應及時反饋給編目人員進行修改，直至審核通過。（三）數(shù)據(jù)備份與安全管理1.定期對檔案編目數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。2.加強檔案編目數(shù)據(jù)的安全管理，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法修改。3.建立數(shù)據(jù)恢復機制，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。五、檔案編目成果利用（一）檢索工具編制1.根據(jù)檔案編目信息，編制檔案檢索工具，如目錄索引、全宗指南、專題指南等。2.檢索工具應便于用戶查找和利用檔案信息，提高檔案的檢索效率。（二）檔案信息查詢與利用服務1.建立檔案信息查詢平臺，為公司/組織內部員工和外部授權人員提供檔案信息查詢服務。2.用戶可通過輸入關鍵詞、檔案編號等方式查詢所需檔案信息。3.檔案管理人員應及時響應用戶查詢請求，提供準確的檔案信息，并按照規(guī)定辦理檔案借閱、復印等利用手續(xù)。（三）檔案編目成果分析與應用1.定期對檔案編目成果進行分析，了解檔案的形成規(guī)律、利用情況等。2.根據(jù)分析結果，優(yōu)化檔案編目工作流程和方法，提高檔案管理水平。3.利用檔案編目成果為公司/組織的決策、業(yè)務開展等提供