質(zhì)量檔案資料制度一、總則（一）目的為加強公司質(zhì)量檔案資料管理，確保質(zhì)量信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效支持質(zhì)量管理決策，保障產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與質(zhì)量相關(guān)的檔案資料管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程、質(zhì)量檢驗、售后反饋等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件、記錄、數(shù)據(jù)等。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檔案資料管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。歸口管理質(zhì)量檔案資料，組織對各類質(zhì)量檔案資料進行收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。定期對質(zhì)量檔案資料進行清查和盤點，確保檔案資料的安全和完整。2.各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量檔案資料的形成、收集、整理和初步審核，并按規(guī)定及時移交質(zhì)量管理部門。配合質(zhì)量管理部門做好質(zhì)量檔案資料的查閱、借閱等工作，確保檔案資料的合理使用。對本部門產(chǎn)生的質(zhì)量檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。二、質(zhì)量檔案資料的分類與編號（一）分類原則質(zhì)量檔案資料按照其來源、性質(zhì)、用途等進行分類，確保分類清晰、便于管理和查找。（二）具體分類1.質(zhì)量管理體系文件質(zhì)量手冊程序文件作業(yè)指導(dǎo)書質(zhì)量記錄表格等2.產(chǎn)品質(zhì)量文件產(chǎn)品設(shè)計圖紙產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品檢驗規(guī)范產(chǎn)品質(zhì)量報告等3.生產(chǎn)過程質(zhì)量文件生產(chǎn)工藝流程圖生產(chǎn)過程檢驗記錄設(shè)備維護記錄不合格品處理記錄等4.質(zhì)量檢驗文件進貨檢驗報告過程檢驗報告成品檢驗報告檢驗儀器校準(zhǔn)記錄等5.售后質(zhì)量文件客戶投訴記錄產(chǎn)品維修記錄售后服務(wù)報告客戶滿意度調(diào)查資料等（三）編號規(guī)則質(zhì)量檔案資料采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，以便于識別和管理。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案資料的類別、年份、順序號等信息。例如：質(zhì)量管理體系文件：QM[年份][順序號]產(chǎn)品質(zhì)量文件：QP[年份][順序號]生產(chǎn)過程質(zhì)量文件：PP[年份][順序號]質(zhì)量檢驗文件：QI[年份][順序號]售后質(zhì)量文件：AS[年份][順序號]三、質(zhì)量檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確質(zhì)量檔案資料的收集責(zé)任人，確保各類質(zhì)量相關(guān)文件和記錄及時、準(zhǔn)確地收集。2.收集的質(zhì)量檔案資料應(yīng)齊全、完整，包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式。3.對于外來的質(zhì)量文件，如供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)及時收集并進行登記。（二）整理方法1.質(zhì)量管理部門收到各部門移交的質(zhì)量檔案資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行初步整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案資料目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.對檔案資料進行分類裝訂，同一類別的資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列，確保整齊、美觀。4.對于電子文檔形式的質(zhì)量檔案資料，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類進行存儲，并確保文件名規(guī)范、易于識別。四、質(zhì)量檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.在質(zhì)量檔案資料整理完成后，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時將其歸檔至專門的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)。2.歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案資料的名稱、編號、歸檔日期、保管期限等信息。3.對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照檔案柜的編號和排列順序進行存放，并建立檔案存放索引，便于查找。（二）保管期限1.質(zhì)量檔案資料的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實際情況確定。質(zhì)量管理體系文件、產(chǎn)品設(shè)計圖紙等重要文件一般應(yīng)長期保存。生產(chǎn)過程檢驗記錄、設(shè)備維護記錄等保存期限為[X]年。客戶投訴記錄、產(chǎn)品維修記錄等保存期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，質(zhì)量管理部門應(yīng)組織對檔案資料進行鑒定，對于確無保存價值的檔案資料，按照規(guī)定進行銷毀處理。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)質(zhì)量檔案資料應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的檔案室內(nèi)，檔案柜應(yīng)定期進行清潔和檢查。2.電子質(zhì)量檔案資料應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。五、質(zhì)量檔案資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量檔案資料時，應(yīng)填寫質(zhì)量檔案資料查閱申請表，注明查閱目的、資料名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到質(zhì)量管理部門查閱。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案資料的查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點進行查閱，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護檔案資料,不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)質(zhì)量管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱質(zhì)量檔案資料的，應(yīng)填寫質(zhì)量檔案資料借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還質(zhì)量管理部門。4.質(zhì)量管理部門應(yīng)對借閱的檔案資料進行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。六、質(zhì)量檔案資料的保密與安全（一）保密措施1.質(zhì)量檔案資料涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息，所有接觸質(zhì)量檔案資料的人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)與接觸質(zhì)量檔案資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案資料的查閱、借閱、傳遞等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。例如，對涉及機密的檔案資料應(yīng)進行加密存儲和傳輸，對查閱和借閱人員進行身份驗證等。（二）安全管理1.加強對質(zhì)量檔案資料保管場所的安全管理，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案資料的安全。2.定期對質(zhì)量檔案資料進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)生檔案資料丟失、損壞、被盜等情況，應(yīng)立即采取措施進行補救，并及時報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.對電子質(zhì)量檔案資料的存儲和傳輸，應(yīng)采取安全可靠的技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被篡改、丟失或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。七、質(zhì)量檔案資料的信息化管理（一）建立質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)質(zhì)量檔案資料的電子化管理。通過該系統(tǒng)，能夠?qū)|(zhì)量檔案資料進行分類存儲、檢索查詢、借閱登記、統(tǒng)計分析等操作。2.質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的質(zhì)量檔案資料。3.系統(tǒng)應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，以便在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.質(zhì)量管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.在檔案資料歸檔后，應(yīng)及時將相關(guān)信息錄入質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)，并更新系統(tǒng)中的檔案資料目錄清單。3.定期對質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，清理無效數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效性和一致性。同時，根據(jù)實際情況對系統(tǒng)功能進行優(yōu)化和完善，以滿足質(zhì)量管理工作的需要。八、質(zhì)量檔案資料的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對質(zhì)量檔案資料進行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計內(nèi)容包括但不限于各類質(zhì)量檔案資料的數(shù)量、分布情況、查閱借閱情況等。2.通過對質(zhì)量檔案資料的統(tǒng)計分析，了解公司質(zhì)量管理工作的現(xiàn)狀和趨勢，為質(zhì)量管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）分析方法1.采用數(shù)據(jù)分析工具和方法，如圖表分析、趨勢分析、關(guān)聯(lián)分析等，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行深入分析。2.結(jié)合公司的質(zhì)量管理目標(biāo)和實際情況，