檔案管理保存制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理與保存。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺，反映公司/組織工作活動的全過程。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，與實際工作情況相符，嚴(yán)禁虛假信息錄入檔案。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理保存制度、檔案分類方案、檔案編號規(guī)則等相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案收集與整理指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交檔案管理部門；按照檔案分類方案對收集到的檔案進行整理、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管與保護負責(zé)檔案庫房的建設(shè)與管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管；定期對檔案進行檢查、清點，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.檔案檢索與利用建立科學(xué)的檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用；根據(jù)公司/組織工作需要，及時為各部門和員工提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記和歸還工作。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀；嚴(yán)格執(zhí)行檔案銷毀審批制度，確保檔案銷毀工作的合法性和嚴(yán)肅性。6.檔案信息化建設(shè)推進檔案管理信息化進程，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用；加強對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理工作的信息化水平。7.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，定期編制檔案統(tǒng)計報表，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持；開展檔案分析工作，總結(jié)檔案管理經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進措施。8.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)對各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助解決檔案管理過程中遇到的問題；組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等文件；人事任免、勞動合同、薪酬福利、培訓(xùn)教育等人事檔案材料。2.財務(wù)檔案類涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)核算與管理過程中形成的各類檔案。3.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、客戶服務(wù)檔案等。具體分類可根據(jù)實際情況進一步細化。4.項目檔案類針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項文件、項目計劃、項目合同、項目實施過程中的各類文件、項目驗收報告等檔案。5.基建檔案類涉及公司/組織基本建設(shè)項目，如工程規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等檔案。6.設(shè)備檔案類包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備報廢文件等檔案。7.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動、工作場景、產(chǎn)品形象等內(nèi)容的檔案。8.電子檔案類存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，便于檔案的分類管理和檢索利用。2.編號方法采用層次分類編號法，按照檔案分類體系，為每一類檔案編制不同層次的編號。例如：行政檔案類：XZ0010001，其中“XZ”表示行政檔案類，“001”表示行政檔案類中的一級類目代碼（如行政文件類為001，人事檔案類為002等），“0001”表示該一級類目下的順序號。財務(wù)檔案類：CW0010001，“CW”表示財務(wù)檔案類，“001”表示財務(wù)檔案類中的一級類目代碼（如會計憑證類為001，會計賬簿類為002等），“0001”表示該一級類目下的順序號。其他各類檔案編號方法類推。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案。包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等。2.收集時間各部門應(yīng)在工作任務(wù)完成后或文件形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將檔案移交檔案管理部門。一般情況下，年度檔案應(yīng)在次年上半年移交完畢。3.收集要求檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。電子文件應(yīng)存儲格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)完整，確保能夠長期有效讀取。照片、錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法紙質(zhì)檔案：按照檔案分類方案，對收集到的紙質(zhì)文件進行分類、裝訂、編頁、編目等整理工作。編目內(nèi)容包括檔號、題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)等。電子檔案：按照電子檔案管理要求，對電子文件進行分類、命名、存儲，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，實現(xiàn)雙套制管理。聲像檔案：對照片、錄音、錄像等聲像檔案進行分類整理，編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并按照一定的編號規(guī)則進行編號。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠離火源和水源的地方，確保檔案的安全保管。2.庫房布局庫房應(yīng)合理劃分辦公區(qū)、檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，保證檔案管理工作的有序開展。檔案存放區(qū)應(yīng)安裝密集架或檔案柜，按照檔案分類順序排列，便于檔案的存放和查找。3.庫房設(shè)施配備配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥品、防盜門、防盜窗、窗簾、吸塵器、空氣凈化器等。安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)測庫房溫濕度變化情況，并配備相應(yīng)的調(diào)控設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。（二）檔案保管要求1.上架排列檔案應(yīng)按照編號順序上架排列，不得隨意堆放，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息，便于查找。2.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每月進行一次全面檢查，每季度進行一次重點檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.破損修復(fù)與復(fù)制對破損、褪色、霉變等檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。修復(fù)檔案應(yīng)采用專業(yè)技術(shù)和材料，確保修復(fù)后的檔案質(zhì)量不低于原件；復(fù)制檔案應(yīng)保證復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。4.檔案存儲介質(zhì)維護對存儲電子檔案的介質(zhì)，應(yīng)定期進行檢查、維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立電子檔案備份制度，將重要電子檔案備份到多種存儲介質(zhì)上，并分別存儲在不同地點。六、檔案檢索與利用（一）檔案檢索1.檢索工具編制檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案分類體系和實際情況，編制多種檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗文件目錄、專題目錄、人名索引、地名索引等，方便檔案的查閱和利用。2.檢索系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案檢索的自動化和信息化。通過系統(tǒng)錄入檔案的基本信息和內(nèi)容摘要，利用計算機檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。（二）檔案利用1.利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)制相關(guān)檔案；外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用手續(xù)內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱檔案的名稱、日期、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。3.利用期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出。4.利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記，記錄利用人姓名、部門、利用時間、利用檔案名稱、歸還時間等信息，以備查詢和統(tǒng)計。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案進行定期鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。3.鑒定方法鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對檔案進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其保存價值，確定保管期限。（二）檔案銷毀1.銷毀審批對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進