檔案工作值班制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案工作的管理，確保檔案的安全與完整，及時(shí)處理檔案工作中的各類(lèi)事務(wù)，特制定本值班制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案工作的部門(mén)及人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)崗值班，明確值班人員職責(zé)，保證值班工作有序進(jìn)行。3.強(qiáng)化值班期間的安全防范意識(shí)，保障檔案實(shí)體安全和信息安全。二、值班人員職責(zé)（一）日常事務(wù)處理1.接收和處理各類(lèi)檔案相關(guān)的文件、資料，包括但不限于檔案移交清單、借閱申請(qǐng)、查詢(xún)需求等，及時(shí)進(jìn)行登記并按規(guī)定流程流轉(zhuǎn)。2.接聽(tīng)檔案工作相關(guān)的電話(huà)，記錄來(lái)電內(nèi)容，解答一般性問(wèn)題，對(duì)于重要事項(xiàng)及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.對(duì)當(dāng)天收到的檔案進(jìn)行初步整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（二）檔案安全保障1.負(fù)責(zé)值班期間檔案庫(kù)房的安全巡查，包括檢查門(mén)窗是否關(guān)閉、門(mén)鎖是否完好、消防設(shè)施是否正常等，確保檔案實(shí)體安全。2.監(jiān)控檔案庫(kù)房的溫濕度情況，按照規(guī)定要求進(jìn)行調(diào)節(jié)，保證檔案存儲(chǔ)環(huán)境適宜。3.檢查檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，確保網(wǎng)絡(luò)安全，防止檔案信息泄露或丟失。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)異常，立即采取措施并及時(shí)報(bào)告技術(shù)人員處理。（三）突發(fā)事件應(yīng)急處理1.制定檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確值班人員在突發(fā)事件中的應(yīng)急處置職責(zé)。2.如遇火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如組織人員疏散、保護(hù)檔案、報(bào)警等，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告事件情況。3.在事件處理過(guò)程中，協(xié)助相關(guān)部門(mén)做好現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)、證據(jù)收集等工作，配合后續(xù)的調(diào)查和恢復(fù)工作。（四）值班記錄與報(bào)告1.認(rèn)真填寫(xiě)值班記錄，詳細(xì)記錄值班期間發(fā)生的各類(lèi)事項(xiàng)，包括時(shí)間、地點(diǎn)、事件經(jīng)過(guò)、處理結(jié)果等。2.每日值班結(jié)束后，將值班記錄整理歸檔，以備查閱。3.對(duì)于值班期間發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題或異常情況，應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)值班報(bào)告，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出處理建議。三、值班安排（一）值班人員組成由公司/組織內(nèi)熟悉檔案工作的人員輪流擔(dān)任值班人員，確保值班工作的連續(xù)性和專(zhuān)業(yè)性。（二）值班時(shí)間實(shí)行[具體值班時(shí)間段]值班制度，確保檔案工作在工作日及非工作日期間均有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。（三）值班周期值班人員的值班周期為[具體時(shí)長(zhǎng)，如一周或兩周等]，按照排班表依次輪流值班。（四）排班方式1.根據(jù)檔案工作的實(shí)際需求和人員情況，制定年度值班排班表。排班表應(yīng)提前公布，確保值班人員知曉自己的值班時(shí)間。2.如有特殊情況需要調(diào)整值班人員，應(yīng)提前與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，并做好記錄。四、值班交接（一）交接時(shí)間值班人員應(yīng)在值班結(jié)束前[具體時(shí)長(zhǎng)，如半小時(shí)]與下一班值班人員進(jìn)行交接。（二）交接內(nèi)容1.未處理完畢的檔案事務(wù)，包括文件資料、待辦事項(xiàng)等，應(yīng)詳細(xì)交接給下一班值班人員，并說(shuō)明處理進(jìn)展和注意事項(xiàng)。2.檔案庫(kù)房的鑰匙、門(mén)禁卡等物品，以及相關(guān)設(shè)備的使用情況和運(yùn)行狀態(tài)。3.值班記錄、報(bào)告等文檔資料，確保交接清楚、完整。（三）交接流程1.交接雙方應(yīng)在值班交接登記表上簽字確認(rèn)，明確交接內(nèi)容和責(zé)任。2.如發(fā)現(xiàn)交接不清或存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理，確保檔案工作的順利銜接。五、值班紀(jì)律（一）按時(shí)到崗值班人員應(yīng)嚴(yán)格按照值班時(shí)間到崗，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)提前向主管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，并安排好替班人員。（二）堅(jiān)守崗位值班期間，值班人員應(yīng)堅(jiān)守崗位，不得擅自離崗、脫崗。如有緊急情況需要臨時(shí)離開(kāi)，應(yīng)向其他值班人員或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況，并安排好臨時(shí)接替人員。（三）認(rèn)真履職值班人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格按照制度要求處理各類(lèi)檔案事務(wù)，不得敷衍塞責(zé)、推諉扯皮。對(duì)于工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，不得隱瞞不報(bào)。（四）保守機(jī)密值班人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，妥善保管檔案信息，不得泄露檔案內(nèi)容和相關(guān)工作情況。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織值班人員參加檔案工作相關(guān)的培訓(xùn)，包括法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、安全防范等方面的內(nèi)容，提高值班人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）考核1.建立值班人員考核機(jī)制，對(duì)值班人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核?？己藘?nèi)容包括值班紀(jì)律執(zhí)行情況、職責(zé)履行情況、突發(fā)事件應(yīng)急處理能力等方面。2.考核結(jié)果作為值班人員績(jī)效評(píng)定、獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的值班人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反值班制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、辭退等處理。七、附