檔案調(diào)閱制度發(fā)文一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要調(diào)閱檔案的相關(guān)活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音視頻等。二、調(diào)閱申請（一）申請主體公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要可申請調(diào)閱檔案。外部單位或個人如需調(diào)閱檔案，須按照國家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（二）申請流程1.填寫申請表：調(diào)閱人需填寫《檔案調(diào)閱申請表》，詳細注明調(diào)閱檔案的名稱、文號、調(diào)閱目的、調(diào)閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。2.部門負責人審批：申請表經(jīng)調(diào)閱人所在部門負責人審核簽字，確認調(diào)閱需求合理且符合工作需要。3.檔案管理部門審批：檔案管理部門收到申請表后，對調(diào)閱申請進行再次審核，重點審查調(diào)閱目的是否正當、調(diào)閱時間是否合理、調(diào)閱人權(quán)限是否足夠等。如申請符合要求，檔案管理部門負責人簽字批準；如不符合要求，應(yīng)及時與調(diào)閱人溝通，說明原因并要求補充或修改申請。（三）特殊情況處理對于緊急調(diào)閱檔案的情況，調(diào)閱人可先電話聯(lián)系檔案管理部門說明情況，檔案管理部門在確保不影響檔案安全與正常管理的前提下，可先行提供檔案，但調(diào)閱人需在事后及時補辦完整的調(diào)閱申請手續(xù)。三、調(diào)閱權(quán)限（一）部門權(quán)限1.各部門負責人有權(quán)調(diào)閱本部門形成的檔案及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他檔案。2.涉及跨部門業(yè)務(wù)的檔案調(diào)閱，需經(jīng)相關(guān)部門負責人共同簽字批準。（二）員工權(quán)限1.普通員工因工作需要調(diào)閱檔案，需經(jīng)部門負責人批準，并在檔案管理部門辦理調(diào)閱手續(xù)。2.高級管理人員及特殊崗位員工，根據(jù)其工作職責和業(yè)務(wù)需求，可在規(guī)定范圍內(nèi)調(diào)閱相關(guān)檔案，但仍需按照調(diào)閱申請流程進行審批。（三）外部單位或個人權(quán)限1.國家機關(guān)、司法部門等依法履行公務(wù)需要調(diào)閱公司/組織檔案的，應(yīng)出具正式的調(diào)閱函，并按照國家法律法規(guī)規(guī)定的程序進行調(diào)閱。2.其他外部單位或個人如需調(diào)閱檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)后，方可進行調(diào)閱。四、調(diào)閱手續(xù)（一）登記備案調(diào)閱人憑經(jīng)審批通過的《檔案調(diào)閱申請表》到檔案管理部門辦理調(diào)閱登記手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)詳細記錄調(diào)閱人姓名、部門、調(diào)閱檔案名稱、文號、調(diào)閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并由調(diào)閱人簽字確認。（二）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門根據(jù)調(diào)閱登記情況，向調(diào)閱人發(fā)放《檔案調(diào)閱憑證》。調(diào)閱人需妥善保管調(diào)閱憑證，憑此憑證到檔案庫房調(diào)閱檔案。（三）調(diào)閱地點及方式1.檔案調(diào)閱原則上應(yīng)在檔案管理部門指定的調(diào)閱室進行。如因特殊情況需將檔案帶出調(diào)閱室，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。2.調(diào)閱檔案時，調(diào)閱人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域或轉(zhuǎn)借他人使用。（四）歸還手續(xù)1.調(diào)閱人應(yīng)在預(yù)計歸還時間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準后方可延期。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案時，應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與調(diào)閱人溝通并查明原因，做好記錄。3.調(diào)閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案調(diào)閱申請表》及《檔案調(diào)閱憑證》上注明歸還時間，并由調(diào)閱人簽字確認。同時將相關(guān)記錄存檔，以備查詢。五、檔案查閱要求（一）查閱范圍調(diào)閱人只能查閱經(jīng)審批通過的檔案內(nèi)容，不得擅自查閱其他無關(guān)檔案。如需查閱其他相關(guān)檔案，應(yīng)按照調(diào)閱申請流程重新辦理手續(xù)。（二）查閱方式1.調(diào)閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的位置進行查閱，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換、添加檔案材料。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)和格式要求進行復(fù)印操作。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.對于電子檔案的查閱，調(diào)閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的計算機上進行操作，不得擅自將電子檔案復(fù)制、下載或傳播至其他存儲設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)。（三）查閱時間限制檔案管理部門應(yīng)根據(jù)調(diào)閱檔案的數(shù)量和復(fù)雜程度，合理確定調(diào)閱時間。一般情況下，調(diào)閱時間不得超過[X]個工作日。如遇特殊情況需要延長調(diào)閱時間，調(diào)閱人應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因并申請延期。六、檔案安全與保密（一）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案庫房及調(diào)閱室的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查維護。2.調(diào)閱人在調(diào)閱檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案丟失、損毀或擅自銷毀。如發(fā)生檔案丟失、損毀等情況，調(diào)閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并承擔相應(yīng)的賠償責任。（二）保密措施1.調(diào)閱人應(yīng)對調(diào)閱的檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。未經(jīng)公司/組織書面同意，不得將檔案內(nèi)容用于任何與工作無關(guān)的目的。2.檔案管理人員應(yīng)對調(diào)閱過程進行全程監(jiān)督，防止檔案信息泄露。對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，應(yīng)采取更加嚴格的保密措施，限制調(diào)閱范圍和知曉人員。3.調(diào)閱人在調(diào)閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案資料整理歸位，不得遺留任何與檔案內(nèi)容相關(guān)的記錄或信息。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行仔細檢查，確保檔案信息未被泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進行審計檢查。重點審查調(diào)閱申請審批流程是否規(guī)范、調(diào)閱手續(xù)是否齊全完備、檔案安全與保密措施是否落實到位等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案調(diào)閱情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并采取相應(yīng)的改進措施。同時，應(yīng)建立檔案調(diào)閱工作臺賬，詳細記錄調(diào)閱申請、審批、調(diào)閱、歸還等全過程信息，以備查詢和監(jiān)督檢查。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定調(diào)閱檔案的行為（如未經(jīng)審批擅自調(diào)閱、超范圍查閱、泄露檔案信息等），公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。2.如因調(diào)閱人違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，調(diào)閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償