學校會計檔案制度一、總則（一）目的為了加強學校會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門及所屬單位的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指學校在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映學校經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經濟業(yè)務的內容、會計分錄和金額等。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記某一類經濟業(yè)務的賬簿，如應收賬款明細賬、固定資產明細賬等。3.日記賬，按照經濟業(yè)務發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿，對某些在總賬和明細賬中未能詳細反映的經濟業(yè)務進行補充登記的賬簿，如固定資產臺賬、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務報表，包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財務情況說明書，對學校一定時期內財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流量等情況進行分析說明的書面報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的表格。2.銀行對賬單，銀行提供的反映學校銀行賬戶資金收支情況的對賬單。3.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交情況的清單。4.會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案保管情況的清單。5.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀情況的清單。6.其他具有保存價值的會計資料，如財務審計報告、稅務申報資料、財務預算及執(zhí)行情況資料等。三、會計檔案的整理（一）分類標準1.按照會計檔案的形成時間進行分類，如年度分類，將每年形成的會計檔案分為一類。2.按照會計檔案的種類進行分類，如會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類、其他會計資料類等。（二）編號方法1.對于會計憑證，按照月份和憑證序號進行編號，如“20XX年X月001號20XX年X月0XX號”。2.對于會計賬簿，按照賬簿名稱和年份進行編號，如“總賬20XX年”、“明細賬應收賬款20XX年”等。3.對于財務會計報告，按照年份和報告類型進行編號，如“20XX年度資產負債表”、“20XX年第一季度利潤表”等。4.對于其他會計資料，按照資料名稱和年份進行編號，如“銀行存款余額調節(jié)表20XX年”、“會計檔案移交清冊20XX年”等。（三）裝訂要求1.會計憑證應按月裝訂成冊，每冊厚度一般以1.5厘米至2厘米為宜。2.裝訂時應去除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整。3.記賬憑證應按編號順序排列，附件應整齊地粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。4.裝訂憑證應使用棉線在左上角裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、本月共幾冊、本冊是第幾冊等內容。5.會計賬簿應在年度終了后，將全年的賬頁裝訂成冊，在賬簿啟用表上加蓋單位公章，并由記賬人員、會計機構負責人（會計主管人員）簽名或者蓋章。6.財務會計報告應在年度終了后，按照規(guī)定的格式和內容進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、報告類型等內容。（四）裝盒要求1.將整理好的會計檔案裝入專用的檔案盒內，檔案盒應標明檔案類別、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。2.同一類別的會計檔案應集中裝盒，不同類別的會計檔案應分別裝盒。3.檔案盒內應放置檔案目錄，目錄應詳細列出盒內會計檔案的名稱、編號、日期等信息，便于查找和核對。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。3.財務會計報告保管期限為：月度、季度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限為：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.學校應設置專門的會計檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施。2.會計檔案保管庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關規(guī)定。3.會計檔案應存放在專用的檔案架或檔案柜內，按照類別、年度、月份等順序排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.學校應指定專人負責會計檔案的保管工作，保管人員應具備專業(yè)知識和技能，熟悉會計檔案管理業(yè)務。2.保管人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，確保會計檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行處理。3.會計檔案不得外借，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。4.學校應建立會計檔案查閱、復制登記制度，詳細記錄查閱或復制會計檔案的人員姓名、單位、查閱或復制的日期、內容、用途等信息。五、會計檔案的借閱（一）借閱申請1.因工作需要查閱或復制會計檔案的人員，應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間等信息。2.《會計檔案借閱申請表》應經所在部門負責人簽字同意，并報學校財務部門負責人審批。（二）借閱審批1.學校財務部門負責人應對《會計檔案借閱申請表》進行審核，根據(jù)借閱內容和用途等情況，決定是否批準借閱申請。2.如批準借閱申請，財務部門負責人應在《會計檔案借閱申請表》上簽字，并注明批準日期。（三）借閱登記1.保管人員應根據(jù)批準的《會計檔案借閱申請表》，對借閱會計檔案的人員進行登記，記錄借閱人員姓名、單位、借閱日期、歸還日期、借閱內容等信息。2.借閱人員應在借閱登記冊上簽字確認。（四）借閱期限1.會計檔案的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向財務部門提出申請，并經財務部門負責人批準。2.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還所借閱的會計檔案，不得逾期不還。（五）歸還要求1.借閱人員歸還會計檔案時，保管人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。2.保管人員應在借閱登記冊上記錄檔案歸還日期，并由借閱人員簽字確認。六、會計檔案的數(shù)據(jù)備份與存儲（一）備份要求1.學校應定期對會計檔案進行數(shù)據(jù)備份，備份頻率至少為[X]次/月。2.備份數(shù)據(jù)應包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等所有會計檔案資料。3.備份數(shù)據(jù)應采用多種存儲介質，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并分別存儲在不同的地點。（二）存儲方式1.電子會計檔案應存儲在符合國家有關標準的存儲設備上，如服務器、磁盤陣列等。2.存儲設備應具備數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)恢復功能，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.電子會計檔案應按照類別、年度、月份等進行分類存儲，并建立相應的索引和目錄，便于查找和管理。（三）數(shù)據(jù)安全1.學校應建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取必要的安全措施，如防火墻、加密技術、用戶認證等，防止電子會計檔案數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。2.定期對存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行，如發(fā)現(xiàn)設備故障或數(shù)據(jù)損壞等情況，應及時進行修復和恢復。3.對數(shù)據(jù)備份存儲介質應進行定期檢查和更新，如發(fā)現(xiàn)介質老化、損壞等情況，應及時進行更換。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經濟業(yè)務事項已經結清，經鑒定可以銷毀的，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.學校財務部門應會同檔案管理部門對擬銷毀的會計檔案進行鑒定，編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.會計檔案銷毀清冊應經學校負責人簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應當由學校財務部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或者蓋章。（三）銷毀記錄1.學校應建立會計檔案銷毀記錄制度，詳細記錄會計檔案銷毀的時間、地點、內容、監(jiān)銷人員等信息。2.會計檔案銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.學校應建立健全內部會計監(jiān)督制度，加強對會計檔案管理工作的監(jiān)督檢查。2.財務部門應定期對會計檔案的整理、保管、借閱、銷毀等情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.學校審計部門應定期