訴訟檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織訴訟檔案的收集與管理，確保訴訟檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在各類訴訟活動(dòng)中形成的檔案資料的收集、整理、保管和利用等工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訴訟檔案收集工作合法合規(guī)。2.全面收集原則：涵蓋訴訟活動(dòng)全過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、證據(jù)等，保證檔案的完整性。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：在訴訟活動(dòng)進(jìn)行過程中，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集相關(guān)檔案，避免遺漏和錯(cuò)誤。4.安全保密原則：妥善保管訴訟檔案，確保檔案信息的安全，防止泄露。二、收集職責(zé)分工（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)主導(dǎo)訴訟案件的處理，制定訴訟策略，并在訴訟過程中及時(shí)收集與案件相關(guān)的各類法律文件、文書、證據(jù)等。2.對收集到的訴訟檔案進(jìn)行初步整理和分類，確保檔案資料的關(guān)聯(lián)性和準(zhǔn)確性。3.與其他相關(guān)部門協(xié)作，共同完成訴訟檔案的收集工作。（二）業(yè)務(wù)部門1.配合法務(wù)部門提供與訴訟案件相關(guān)的業(yè)務(wù)資料，包括合同、交易記錄、業(yè)務(wù)文件等。2.協(xié)助法務(wù)部門對涉及本部門業(yè)務(wù)的證據(jù)進(jìn)行收集、整理和說明。3.在訴訟過程中，及時(shí)反饋與案件有關(guān)的信息，確保訴訟檔案收集的全面性。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定訴訟檔案收集的具體流程和規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對收集到的訴訟檔案進(jìn)行統(tǒng)一接收、登記和保管，建立健全檔案管理制度。3.指導(dǎo)和協(xié)助其他部門做好訴訟檔案的收集工作，提供檔案管理方面的專業(yè)支持。三、收集范圍（一）訴訟準(zhǔn)備階段1.案件受理通知書、應(yīng)訴通知書、起訴狀副本（或仲裁申請書副本）、答辯狀等法律文書。2.與案件相關(guān)的合同、協(xié)議、文件、記錄等業(yè)務(wù)資料，包括但不限于交易憑證、往來信函、會(huì)議紀(jì)要等。3.涉及案件的財(cái)務(wù)資料，如發(fā)票、賬單、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.初步收集的證據(jù)材料，如書證、物證、視聽資料、證人證言等。（二）訴訟進(jìn)行階段1.庭審記錄、庭審提綱、質(zhì)證意見、辯論詞等庭審相關(guān)資料。2.補(bǔ)充提交的證據(jù)材料，包括新發(fā)現(xiàn)的證據(jù)、對原有證據(jù)的補(bǔ)充說明等。3.與對方當(dāng)事人、律師、法院（或仲裁機(jī)構(gòu)）的往來函件、溝通記錄等。4.案件討論記錄、內(nèi)部審批文件等公司/組織內(nèi)部關(guān)于訴訟案件的決策過程資料。（三）訴訟終結(jié)階段1.判決書、裁定書、調(diào)解書、仲裁裁決書等法律文書。2.執(zhí)行階段的相關(guān)文件，如執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、執(zhí)行和解協(xié)議等。3.對訴訟結(jié)果的分析報(bào)告、總結(jié)材料等。四、收集流程（一）啟動(dòng)收集1.法務(wù)部門在接到訴訟案件后，應(yīng)立即啟動(dòng)訴訟檔案收集工作，并向相關(guān)部門發(fā)出《訴訟檔案收集通知》，明確收集的范圍、要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.相關(guān)部門收到通知后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集工作，并按照要求準(zhǔn)備相關(guān)資料。（二）資料收集1.各部門收集人員應(yīng)按照收集范圍，全面收集各類訴訟檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.對于重要的文件、證據(jù)等，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。3.收集過程中，應(yīng)確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對資料的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）資料移交1.各部門收集人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將收集到的訴訟檔案資料移交至法務(wù)部門。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫《訴訟檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交的資料名稱、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.法務(wù)部門對移交的資料進(jìn)行進(jìn)一步審核和整理，確保資料符合要求。（四）檔案整理與歸檔1.法務(wù)部門按照檔案管理的要求，對審核后的訴訟檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.將整理好的訴訟檔案資料移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔保管。3.檔案管理部門按照檔案管理制度，對訴訟檔案進(jìn)行妥善保管，并建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。五、收集要求（一）文件格式規(guī)范1.提交的訴訟檔案資料應(yīng)采用規(guī)范的文件格式，如紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰、工整；電子文件應(yīng)采用通用的辦公軟件格式，如doc、xls、pdf等。2.對于掃描件、復(fù)印件等非原件資料，可以采用彩色掃描或復(fù)印，確保內(nèi)容清晰可讀。（二）內(nèi)容完整準(zhǔn)確1.收集的訴訟檔案資料應(yīng)完整反映訴訟活動(dòng)的全過程，不得遺漏重要信息。2.資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造或隱瞞事實(shí)。對于證據(jù)材料，應(yīng)注明來源、出處，并確保其合法性和關(guān)聯(lián)性。（三）簽字蓋章齊全1.涉及公司/組織蓋章的文件，應(yīng)確保蓋章清晰、完整，符合公司/組織印章管理規(guī)定。2.涉及人員簽字的文件，應(yīng)確保簽字真實(shí)、有效，簽字人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)或資格。（四）分類清晰有序1.訴訟檔案資料應(yīng)按照訴訟階段、文件類型等進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。2.同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案資料的邏輯性和系統(tǒng)性。六、檔案保管（一）保管方式1.訴訟檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.訴訟檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，訴訟檔案的保管期限為自案件終結(jié)之日起[X]年。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大決策或具有長期參考價(jià)值的訴訟檔案，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以適當(dāng)延長保管期限。（三）檔案維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對訴訟檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。2.對于紙質(zhì)檔案，如發(fā)現(xiàn)有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱訴訟檔案，但必須遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。(1)法務(wù)部門人員可以查閱、借閱與本人負(fù)責(zé)的訴訟案件相關(guān)的檔案資料，用于案件分析、研究和處理。(2)其他部門人員因工作需要查閱、借閱訴訟檔案的，應(yīng)填寫《訴訟檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。查閱、借閱的檔案資料應(yīng)僅限于與本人工作相關(guān)的部分，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱訴訟檔案的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得向外部單位或個(gè)人提供訴訟檔案資料。（二）利用流程1.內(nèi)部人員查閱、借閱訴訟檔案時(shí)，應(yīng)先填寫《訴訟檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和時(shí)間等信息。2.《訴訟檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的訴訟檔案資料，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，不得逾期。4.外部單位或個(gè)人查閱、借閱訴訟檔案時(shí)，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并提供相關(guān)證明材料。5.公司/組織對外部單位或個(gè)人的查閱、借閱申請進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，與對方簽訂保密協(xié)議，并按照協(xié)議要求提供訴訟檔案資料。查閱、借閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，確保檔案資料的安全和保密。（三）利用要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)訴訟檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱人員如需復(fù)印、復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件一致，并注明用途。3.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將訴訟檔案資料泄露給無關(guān)人員。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，并辦理注銷手續(xù)。八、保密與安全（一）保密措施1.公司/組織應(yīng)建立健全訴訟檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的訴訟檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。3.查閱、借閱訴訟檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案內(nèi)容予以保密。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對訴訟檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置等。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案管理工作的安全運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對訴訟檔案收集制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實(shí)施。2.檔案管理部門應(yīng)定期對訴訟檔案的收集、整理、保管和利用等工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對訴訟檔案收集工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保各部門按照要求及時(shí)、準(zhǔn)確地收集訴訟檔案資料。（二）考核評價(jià)1.建立訴訟檔案收集工作考核評價(jià)機(jī)制，對各部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)內(nèi)容包括訴訟檔案收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，檔案管