職業(yè)學校檔案制度一、總則（一）目的為加強職業(yè)學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學校教學、管理、科研等各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級、各專業(yè)在教學、管理、科研、學生工作等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由學校綜合檔案室歸口管理全校檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映學校各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集和整理學校在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校機密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善學校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負責檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計、查閱、利用等日常管理工作。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.對各部門檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門檔案工作小組1.各部門成立檔案工作小組，由部門負責人擔任組長，指定專人負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作。2.按照學校檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.積極配合綜合檔案室開展檔案管理工作，按時完成檔案移交任務，接受綜合檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群類：主要包括學校黨組織、工會、共青團等組織在工作中形成的文件材料。2.行政類：學校行政管理工作中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。3.教學類：教學管理、教學研究、課程建設、教材編寫、學生學籍管理等方面的檔案。4.學生類：學生招生、就業(yè)、獎懲、學籍變動、綜合素質(zhì)評價等相關材料。5.科研類：學校教師和科研人員承擔的科研項目、科研成果、學術交流等檔案。6.基建類：學?；窘ㄔO項目從立項到竣工驗收全過程形成的文件材料。7.設備類：學校購置、使用和管理的各類教學設備、辦公設備等檔案。8.財務類：學校財務預決算、會計憑證、財務報表等財務檔案。9.聲像類：學校在教學、活動、會議等過程中產(chǎn)生的照片、錄音、錄像等資料。10.實物類：學校獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、印章等實物檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”四級編號方式。2.全宗號：由上級檔案行政管理部門賦予學校的編號，暫定為[具體全宗號]。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設置，黨群類為1，行政類為2，教學類為3，學生類為4，科研類為5，基建類為6，設備類為7，財務類為8，聲像類為9，實物類為10。4.案卷號：按照檔案整理的先后順序，每形成一個案卷賦予一個順序號。5.件號：在一個案卷內(nèi)，每份文件或每一組相關文件賦予一個順序號。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.學校各部門在履行職能過程中形成的具有保存價值的文件、材料、記錄等。2.學校組織的各類會議、活動、培訓等形成的資料。3.教師的教學教案、課件、教學成果、科研論文等。4.學生的學籍檔案、成績單、畢業(yè)論文、實習報告等。5.學?；窘ㄔO項目的立項審批、設計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等。6.學校購置設備的合同、發(fā)票、使用說明書、維修記錄等。7.學校財務工作中的各類憑證、報表、審計報告等。8.學校獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌、印章等實物及相關證明材料。9.學校在對外交流、合作、宣傳等活動中形成的文件、資料、照片、錄像等。（二）歸檔要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成的時間順序和類別，定期收集整理本部門的檔案資料。2.歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔的文件材料應進行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進行編號，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。4.聲像檔案應注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、拍攝人等信息，實物檔案應詳細登記實物名稱、來源、獲得時間等情況。5.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案資料整理完畢，移交學校綜合檔案室。五、檔案的整理與裝訂（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和查找利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理。2.教學檔案按照專業(yè)、課程、年級等進行分類整理。3.學生檔案按照年級、班級、學號順序進行整理。4.科研檔案按照項目類別、研究階段等進行整理。5.基建檔案按照項目建設階段進行整理，分別組成立項審批、設計、施工、竣工驗收等案卷。6.設備檔案按照設備型號、購置時間等進行整理，每臺設備形成一個獨立的案卷。7.財務檔案按照會計年度、憑證類別等進行整理。8.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進行整理，照片應沖印并注明相關信息，錄像帶、光盤等應標注清晰的文件名和內(nèi)容簡介。9.實物檔案應單獨存放，并建立詳細的實物檔案目錄。（三）裝訂要求1.歸檔的文件材料應去除金屬物，破損的文件應進行修補或復制。2.采用A4紙規(guī)格的檔案盒或檔案夾進行裝訂，文件材料應左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。3.卷內(nèi)文件應按照卷內(nèi)文件目錄順序排列，目錄應與文件內(nèi)容相符，便于查找利用。六、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應安裝監(jiān)控設備，實行24小時值班制度，確保檔案庫房的安全。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學校重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、重要會議文件、上級領導視察學校的重要批示等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括學校一般性的規(guī)章制度、教學計劃、教學大綱、學生學籍檔案、教師業(yè)務檔案、科研項目檔案等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括學校臨時性的文件材料、一般性的會議記錄、教學活動資料等。（三）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照檔案編號順序上架存放，便于查找利用。2.聲像檔案、實物檔案應分別存放，并建立相應的目錄索引，便于查閱。3.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。電子檔案應按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索利用。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合學校實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從學校各項工作的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的價值。3.嚴格掌握檔案的保管期限，確保既不遺漏有保存價值的檔案，也不保留已失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案工作負責人及相關專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負責對學校檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。2.參考檔案的保管期限，對超過保管期限的檔案進行重點審查。3.結(jié)合學校的發(fā)展規(guī)劃和工作需要，判斷檔案是否仍具有保存意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀清冊》，詳細登記檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學校分管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行監(jiān)銷。銷毀過程中應確保檔案信息完全消除，無法恢復。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本校教職工因工作需要，可查閱與本人工作相關的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱本校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學校分管領導批準后，方可查閱。3.學生因個人需要查閱本人學籍檔案等相關資料，須經(jīng)學校學生管理部門同意后，方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱人應按照規(guī)定的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制、拍照檔案，須經(jīng)綜合檔案室負責人批準。3.查閱檔案應在綜合檔案室指定的地點進行，查閱過程中應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。（三）利用服務1.綜合檔案室應積極為學校各項工作提供檔案利用服務，根據(jù)查閱人的需求，及時準確地提供檔案資料。2.對于涉及學校重要決策、教學評估、科研成果申報等方面的檔案利用需求，綜合檔案室應優(yōu)先安排，確保工作的順利進行。3.綜合檔案室應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。九、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應定期報送學校分管領導和上級檔案行政管理部門，確保檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的及時、準確、完整。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為學校檔案管理工作考核和評估的重要依據(jù)。（二）移交工作1.學校因機構(gòu)調(diào)整、撤