檔案查閱讀制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案的查閱讀行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及檔案查閱讀相關(guān)工作時(shí)的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱讀活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.服務(wù)工作原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作為出發(fā)點(diǎn)，合理、有序地提供檔案查閱讀便利，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案收集與整理1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)和裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題，保證檔案的質(zhì)量。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等裝置，確保檔案的安全保管。2.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）檔案查閱讀服務(wù)1.負(fù)責(zé)受理檔案查閱讀申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)規(guī)定決定是否提供查閱讀服務(wù)。2.按照查閱讀申請(qǐng)的要求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好相關(guān)記錄。3.對(duì)查閱讀檔案的人員進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保查閱讀過程符合規(guī)定。（四）檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.定期對(duì)檔案的查閱讀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括查閱讀的檔案種類、數(shù)量、申請(qǐng)人、查閱讀目的等信息。2.分析檔案查閱讀數(shù)據(jù)，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為公司檔案管理工作的改進(jìn)提供參考依據(jù)。三、檔案查閱讀申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)主體公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，均可提出查閱讀申請(qǐng)。（二）申請(qǐng)材料1.填寫《檔案查閱讀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱讀的檔案名稱、編號(hào)、查閱讀目的、查閱讀時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章。（三）審批流程1.申請(qǐng)人將填寫完整的《檔案查閱讀申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、查閱讀目的是否合理等。3.對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查閱讀申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般檔案的查閱讀申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。4.審批通過后，檔案管理部門向申請(qǐng)人出具《檔案查閱讀批準(zhǔn)書》，明確查閱讀的檔案范圍、時(shí)間、地點(diǎn)等要求。四、檔案查閱讀方式與要求（一）現(xiàn)場(chǎng)查閱1.申請(qǐng)人憑《檔案查閱讀批準(zhǔn)書》到檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和指導(dǎo)，確保查閱過程的規(guī)范和安全。3.在查閱過程中，申請(qǐng)人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）借出查閱1.因特殊情況需要將檔案借出查閱的，申請(qǐng)人應(yīng)在《檔案查閱讀申請(qǐng)表》中注明，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，辦理檔案借出手續(xù)，填寫《檔案借出登記表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、借出時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借用人等信息。3.借用人應(yīng)妥善保管借出的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的損壞或更改。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。4.借用人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、檔案復(fù)制與摘錄（一）復(fù)制與摘錄申請(qǐng)申請(qǐng)人如需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)在《檔案查閱讀申請(qǐng)表》中明確注明，并按照審批流程進(jìn)行申請(qǐng)。（二）審批與辦理1.經(jīng)審批同意復(fù)制或摘錄的，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和保密要求，確定復(fù)制或摘錄的范圍和方式。2.對(duì)于可以公開的檔案信息，檔案管理部門可直接為申請(qǐng)人提供復(fù)制或摘錄服務(wù)；對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等限制公開的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行技術(shù)處理，確保信息安全后再提供給申請(qǐng)人。3.復(fù)制或摘錄的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明出處和日期，以保證其真實(shí)性和有效性。六、檔案查閱讀記錄與監(jiān)督（一）查閱讀記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次檔案查閱讀活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱讀申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、查閱讀檔案名稱、編號(hào)、查閱讀方式、查閱時(shí)間、復(fù)制或摘錄內(nèi)容等信息。2.查閱讀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和審計(jì)。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)有權(quán)對(duì)檔案查閱讀制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期抽查檔案查閱讀記錄、檔案保管情況等。2.對(duì)于違反檔案查閱讀制度的行為，監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、檔案保密與安全（一）保密要求1.參與檔案查閱讀的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)在查閱讀過程中知悉的公司商業(yè)秘密、敏感信息等予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱讀場(chǎng)所的管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案信息的安全。（二）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，確保檔案的實(shí)體安全。2.在檔案查閱讀過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案的。2.超出批準(zhǔn)范圍查閱檔案或擅自擴(kuò)大復(fù)制、摘錄內(nèi)容的。3.在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料的。4.將檔案轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司查閱的。5.泄露檔案信息，造成公司商業(yè)秘密或其他重要信息泄露的。（二）處理措施1.對(duì)于違反檔案查閱讀制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重、構(gòu)成違法犯罪的行為，公司將依法追