煤礦檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于[煤礦企業(yè)名稱]各部門(mén)及所屬單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則煤礦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)全礦檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門(mén)及所屬單位應(yīng)將工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔，不得遺漏或散失。3.分類(lèi)科學(xué)原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件包括上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、指示、批復(fù)等，以及與上級(jí)機(jī)關(guān)的往來(lái)信函、請(qǐng)示報(bào)告等。2.本礦文件礦黨委會(huì)、礦長(zhǎng)辦公會(huì)、礦務(wù)會(huì)等會(huì)議文件，如會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、報(bào)告、批示等。本礦制定的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、通知等文件。本礦的工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料等。3.人事檔案職工的個(gè)人檔案，包括履歷表、學(xué)歷證明、職稱評(píng)定材料、工資變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。人事任免文件、勞動(dòng)合同、人員調(diào)動(dòng)手續(xù)等。4.財(cái)務(wù)管理檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。資金管理文件、固定資產(chǎn)管理文件等。5.行政管理事務(wù)文件行政事務(wù)管理的各項(xiàng)規(guī)定、辦法，如辦公用品管理、車(chē)輛管理、接待管理等文件。行政事務(wù)處理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知等。行政會(huì)議記錄、紀(jì)要等。（二）生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)檔案1.地質(zhì)勘探檔案地質(zhì)勘探報(bào)告、地質(zhì)圖紙、地質(zhì)資料等?？碧竭^(guò)程中形成的原始記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)圖紙檔案礦井設(shè)計(jì)圖紙，包括井田開(kāi)拓圖、巷道布置圖、通風(fēng)系統(tǒng)圖、排水系統(tǒng)圖等。地面建筑設(shè)計(jì)圖紙，如工業(yè)廣場(chǎng)布置圖、辦公樓設(shè)計(jì)圖、職工宿舍設(shè)計(jì)圖等。設(shè)計(jì)變更文件及相關(guān)圖紙。3.采煤技術(shù)檔案采煤工作面作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施等。采煤設(shè)備的選型、安裝、調(diào)試、運(yùn)行記錄等。采煤工藝技術(shù)資料，如采煤方法、頂板管理、煤炭質(zhì)量控制等資料。4.掘進(jìn)技術(shù)檔案掘進(jìn)工作面作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施等。掘進(jìn)設(shè)備的選型、安裝、調(diào)試、運(yùn)行記錄等。巷道支護(hù)技術(shù)資料，如支護(hù)方式、支護(hù)參數(shù)、巷道變形觀測(cè)記錄等。5.通風(fēng)與安全技術(shù)檔案通風(fēng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)文件、通風(fēng)網(wǎng)絡(luò)圖、通風(fēng)設(shè)施記錄等。安全監(jiān)測(cè)監(jiān)控系統(tǒng)資料，如監(jiān)測(cè)設(shè)備安裝位置、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄、報(bào)警處理記錄等。安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。6.機(jī)電技術(shù)檔案機(jī)電設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備檔案，包括設(shè)備的選型、購(gòu)置、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、檢修等記錄。供電系統(tǒng)圖、電氣設(shè)備操作規(guī)程、電氣試驗(yàn)報(bào)告等。提升運(yùn)輸系統(tǒng)技術(shù)資料，如提升設(shè)備運(yùn)行記錄圖、運(yùn)輸設(shè)備運(yùn)行記錄等。7.生產(chǎn)調(diào)度檔案生產(chǎn)調(diào)度日?qǐng)?bào)、旬報(bào)、月報(bào)等報(bào)表。生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議記錄、紀(jì)要等。生產(chǎn)事故記錄、處理情況報(bào)告等。（三）經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析預(yù)測(cè)報(bào)告等。產(chǎn)品銷(xiāo)售合同、協(xié)議、訂單等。客戶信息檔案，包括客戶基本資料、銷(xiāo)售業(yè)績(jī)、信用狀況等。2.物資管理檔案物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票等。物資入庫(kù)單、出庫(kù)單、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表等。物資供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、供貨業(yè)績(jī)、信譽(yù)評(píng)價(jià)等。3.企業(yè)管理檔案企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策文件等。企業(yè)改革改制文件、資產(chǎn)重組文件等。企業(yè)資質(zhì)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照文件。（四）基本建設(shè)類(lèi)檔案1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目設(shè)計(jì)招標(biāo)、施工招標(biāo)、監(jiān)理招標(biāo)等文件。項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。設(shè)計(jì)變更文件及相關(guān)圖紙。3.工程施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等文件。工程施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程材料質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。4.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日記等。工程質(zhì)量監(jiān)理文件、工程進(jìn)度監(jiān)理文件、工程安全監(jiān)理文件等。5.工程竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等。工程質(zhì)量保修書(shū)、工程使用說(shuō)明書(shū)等。工程竣工圖紙，包括竣工總平面圖、各專(zhuān)業(yè)竣工圖等。（五）科技研發(fā)類(lèi)檔案1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)等?？蒲许?xiàng)目合同、協(xié)議等。2.科研項(xiàng)目研究過(guò)程文件科研項(xiàng)目研究計(jì)劃、實(shí)施方案、技術(shù)路線等?？蒲许?xiàng)目實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。科研項(xiàng)目階段總結(jié)報(bào)告、中期評(píng)估報(bào)告等。3.科研項(xiàng)目成果文件科研項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等?？蒲许?xiàng)目成果鑒定證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、軟件著作權(quán)證書(shū)等。科研項(xiàng)目成果推廣應(yīng)用文件，如成果應(yīng)用方案、應(yīng)用效果評(píng)估報(bào)告等。（六）聲像檔案1.照片檔案反映煤礦建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)的照片，包括領(lǐng)導(dǎo)視察、工程建設(shè)、設(shè)備安裝、生產(chǎn)場(chǎng)景、職工活動(dòng)等照片。照片的底片、數(shù)碼照片的原始數(shù)據(jù)等。2.錄像檔案煤礦重大活動(dòng)、重要會(huì)議、工程建設(shè)、安全生產(chǎn)等方面的錄像資料。錄像帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)。3.錄音檔案煤礦重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)講話、技術(shù)講座等方面的錄音資料。錄音帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)。（七）電子檔案1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件，如公文、報(bào)表、通知等。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)調(diào)度系統(tǒng)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、物資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。3.電子文檔，包括文檔處理軟件生成的文件、電子表格、演示文稿等。4.電子照片、錄像、錄音等數(shù)字化聲像資料。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、定稿等。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。4.對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或補(bǔ)字處理。（三）文件材料的編目1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。3.對(duì)重要檔案應(yīng)編制專(zhuān)題目錄，以便于專(zhuān)題檔案的查找和利用。（四）文件材料的裝訂1.歸檔文件應(yīng)采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。3.對(duì)紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。（五）文件材料的裝盒1.檔案應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，材質(zhì)應(yīng)堅(jiān)固耐用。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。3.每個(gè)檔案盒應(yīng)存放同一類(lèi)別的檔案，檔案數(shù)量應(yīng)適中，便于查找和管理。四、歸檔時(shí)間（一）行政管理類(lèi)檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件應(yīng)在收到后及時(shí)歸檔。2.本礦文件應(yīng)在文件形成后一周內(nèi)歸檔。3.人事檔案應(yīng)在職工調(diào)動(dòng)、離職等手續(xù)辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.財(cái)務(wù)管理檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后三個(gè)月內(nèi)歸檔。5.行政管理事務(wù)文件應(yīng)在處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)檔案1.地質(zhì)勘探檔案應(yīng)在勘探項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.設(shè)計(jì)圖紙檔案應(yīng)在設(shè)計(jì)文件審定后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.采煤、掘進(jìn)、通風(fēng)與安全、機(jī)電等技術(shù)檔案應(yīng)在工程竣工或作業(yè)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.生產(chǎn)調(diào)度檔案應(yīng)在每月終了后一周內(nèi)歸檔。（三）經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.物資管理檔案應(yīng)在物資采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)等業(yè)務(wù)完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.企業(yè)管理檔案應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）基本建設(shè)類(lèi)檔案1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)、審批等手續(xù)辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.工程設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)文件審定后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.工程施工文件應(yīng)在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔。4.工程監(jiān)理文件應(yīng)在工程竣工后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（五）科技研發(fā)類(lèi)檔案1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件應(yīng)在立項(xiàng)批復(fù)后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.科研項(xiàng)目研究過(guò)程文件應(yīng)按研究進(jìn)度及時(shí)歸檔。3.科研項(xiàng)目成果文件應(yīng)在成果鑒定、驗(yàn)收等手續(xù)辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（六）聲像檔案1.照片檔案應(yīng)在拍攝后及時(shí)整理歸檔。2.錄像、錄音檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并在文件形成或業(yè)務(wù)處理完畢后及時(shí)歸檔。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜消防、通風(fēng)等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，便于管理和查找利用。3.對(duì)珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本礦的重要文件、歷史資料、法律法規(guī)性文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括本礦的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性文件等。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案利用（一）利用范圍1.本礦各部門(mén)及所屬單位因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.本礦人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需帶出檔案庫(kù)房，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，限期歸還。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名