資助檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織資助工作的規(guī)范化管理，確保資助檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮資助檔案在資助決策、管理和監(jiān)督等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織開展的各類資助活動(dòng)所形成的檔案管理，包括但不限于助學(xué)金、獎(jiǎng)學(xué)金、困難職工幫扶金等資助項(xiàng)目的相關(guān)文件、資料和記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映資助工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：全面收集資助活動(dòng)全過(guò)程的各類文件和資料，確保檔案資料的齊全完整。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)和保管。4.保密性原則：對(duì)涉及資助對(duì)象個(gè)人隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）資助管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)資助項(xiàng)目的策劃、組織實(shí)施和日常管理工作。2.制定資助工作流程和相關(guān)文件，明確資助對(duì)象的條件、標(biāo)準(zhǔn)和申請(qǐng)程序等。3.負(fù)責(zé)收集、整理資助活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料和記錄，并按照本制度要求進(jìn)行初步分類和歸檔。4.定期對(duì)資助檔案進(jìn)行自查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督資助管理部門的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收資助管理部門移交的檔案，并按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、裝訂和上架保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查閱和利用檔案信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全保管和有效利用。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和共享。（三）相關(guān)工作人員職責(zé)1.資助項(xiàng)目工作人員在開展資助工作過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理相關(guān)文件和資料，并妥善保管，不得擅自銷毀或丟失。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.資助項(xiàng)目申報(bào)文件，包括資助項(xiàng)目通知、申報(bào)指南、申請(qǐng)表等。2.資助對(duì)象的申請(qǐng)材料，如個(gè)人申請(qǐng)書、身份證明、家庭經(jīng)濟(jì)狀況證明、學(xué)習(xí)成績(jī)證明等。3.資助項(xiàng)目評(píng)審材料，包括評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)審記錄、評(píng)審意見(jiàn)、評(píng)審結(jié)果公示材料等。4.資助資金發(fā)放憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金發(fā)放簽收單等。5.資助對(duì)象反饋材料，如感謝信、受助感言等。6.與資助項(xiàng)目相關(guān)的其他文件和資料，如會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、媒體報(bào)道等。（二）收集要求1.資助管理部門應(yīng)在資助項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，明確檔案收集的范圍和要求，并及時(shí)通知相關(guān)工作人員。2.工作人員應(yīng)按照要求及時(shí)收集各類文件和資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.收集的文件和資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照資助項(xiàng)目的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，如助學(xué)金項(xiàng)目檔案、獎(jiǎng)學(xué)金項(xiàng)目檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：將同一項(xiàng)目的相關(guān)文件和資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)項(xiàng)目名稱、文件題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案的保管（一）保管期限1.資助項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.具有重要憑證作用和歷史查考價(jià)值的檔案，如資助項(xiàng)目申報(bào)文件、評(píng)審結(jié)果、資金發(fā)放憑證等，應(yīng)永久保管。3.在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如資助對(duì)象申請(qǐng)材料、評(píng)審記錄等，保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于30年。4.只在短期內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，如資助對(duì)象反饋材料等，保管期限為短期，一般為10年。（二）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。（三）保管措施1.建立檔案出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)備，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，防止發(fā)生安全事故。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為公司/組織內(nèi)部的資助決策、管理和監(jiān)督提供參考依據(jù)。2.為資助對(duì)象提供證明材料，如助學(xué)金、獎(jiǎng)學(xué)金的發(fā)放證明等。3.為社會(huì)公眾提供信息公開服務(wù)，如按照相關(guān)規(guī)定公開資助項(xiàng)目的基本情況、評(píng)審結(jié)果等信息。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。（三）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的查閱、借閱和復(fù)制情況，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同資助管理部門等相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀