個(gè)人檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織個(gè)人檔案的管理，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理、員工職業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工個(gè)人檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，不得虛假記載。2.完整性原則：全面收集員工各方面的相關(guān)資料，保證檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工個(gè)人檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、績(jī)效表現(xiàn)等情況及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：清晰完整的身份證正反面復(fù)印件。3.學(xué)歷證書：最高學(xué)歷畢業(yè)證書及學(xué)位證書復(fù)印件。4.職業(yè)資格證書：與工作相關(guān)的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件。（二）入職材料1.入職申請(qǐng)表：詳細(xì)記錄員工入職時(shí)填寫的各項(xiàng)信息。2.勞動(dòng)合同：?jiǎn)T工與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。3.入職體檢報(bào)告：入職時(shí)的體檢合格報(bào)告。（三）工作經(jīng)歷1.崗位變動(dòng)記錄：包括崗位名稱、任職時(shí)間、崗位職責(zé)等。2.績(jī)效考核記錄：各年度的績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)。3.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部或外部培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)等。4.獎(jiǎng)懲記錄：獲得的公司內(nèi)部及外部獎(jiǎng)勵(lì)、處罰情況的詳細(xì)說明。（四）薪酬福利信息1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的時(shí)間、原因、調(diào)整幅度等。2.福利享受情況：如社保、公積金繳納情況，享受的其他福利待遇等。（五）其他重要資料1.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。2.個(gè)人述職報(bào)告：定期的個(gè)人述職內(nèi)容。3.重要工作成果資料：如項(xiàng)目成果報(bào)告、優(yōu)秀工作案例等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.新員工入職時(shí)：由人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放個(gè)人檔案建立所需的表格和資料清單。2.員工填寫：?jiǎn)T工按照要求如實(shí)填寫個(gè)人基本信息、入職申請(qǐng)表等相關(guān)表格。3.資料收集：?jiǎn)T工將學(xué)歷證書、身份證復(fù)印件等各類資料提交給人力資源部門。4.審核歸檔：人力資源部門對(duì)員工提交的資料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后將資料整理歸檔，建立個(gè)人檔案。（二）檔案收集責(zé)任1.員工責(zé)任：?jiǎn)T工有義務(wù)及時(shí)、準(zhǔn)確地提供個(gè)人檔案所需的各類資料，并保證資料的真實(shí)性。2.部門負(fù)責(zé)人責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人力資源部門督促本部門員工及時(shí)提交檔案資料，并對(duì)員工提交資料的真實(shí)性進(jìn)行初步審核。3.人力資源部門責(zé)任：人力資源部門負(fù)責(zé)全面收集、審核和保管員工個(gè)人檔案，確保檔案資料的完整和規(guī)范。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.資料排序：按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行排序，確保資料排列有序。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。3.裝訂成冊(cè)：將相關(guān)資料裝訂成冊(cè)，對(duì)于紙張較大的資料可進(jìn)行折疊或裁剪后裝訂。（二）分類方法1.按內(nèi)容類別分類：分為個(gè)人基本信息、入職材料、工作經(jīng)歷、薪酬福利信息、其他重要資料等類別。2.按時(shí)間順序分類：在每個(gè)類別下，按照資料形成的時(shí)間先后順序排列。五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管方式1.專人保管：指定專人負(fù)責(zé)個(gè)人檔案的保管工作，確保檔案的安全。2.專柜存放：設(shè)立專門的檔案柜，將員工個(gè)人檔案分類存放，便于查找和管理。3.防火防潮：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案資料的安全保存。（二）存儲(chǔ)介質(zhì)1.紙質(zhì)檔案：以紙質(zhì)形式保存的檔案資料應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行檢查和整理。2.電子檔案：對(duì)于重要的檔案資料，可同時(shí)建立電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人查閱：?jiǎn)T工有權(quán)查閱自己的個(gè)人檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.人力資源部門查閱：人力資源部門因工作需要可隨時(shí)查閱員工個(gè)人檔案。3.其他部門查閱：其他部門因工作涉及員工個(gè)人信息需要查閱檔案的，應(yīng)向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在人力資源部門指定人員的陪同下進(jìn)行，查閱內(nèi)容僅限于工作相關(guān)部分。（二）借閱流程1.借閱申請(qǐng)：因特殊原因需要借閱個(gè)人檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等。2.審批流程：借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.借閱登記：借閱檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。4.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案資料的完整和無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門定期檢查：人力資源部門應(yīng)定期對(duì)員工個(gè)人檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有變化的，及時(shí)通知員工進(jìn)行更新。2.員工主動(dòng)更新：?jiǎn)T工在個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、薪酬福利等方面發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)資料，辦理檔案更新手續(xù)。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.工作變動(dòng)維護(hù)：?jiǎn)T工崗位變動(dòng)時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)更新檔案中的崗位信息、職責(zé)等內(nèi)容。2.績(jī)效變動(dòng)維護(hù)：根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，及時(shí)調(diào)整檔案中的績(jī)效記錄。3.獎(jiǎng)懲變動(dòng)維護(hù)：?jiǎn)T工獲得新的獎(jiǎng)勵(lì)或受到處罰時(shí)，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料歸檔到個(gè)人檔案中。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對(duì)涉及檔案管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。2.保密協(xié)議簽訂：與接觸檔案資料的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.檔案查閱限制：嚴(yán)格限制檔案查閱范圍，非經(jīng)授權(quán)人員不得查閱檔案。（二）安全保障1.防盜措施：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)安裝防盜設(shè)備，并設(shè)置門禁系統(tǒng)。2.防火措施：配備必要的消防設(shè)備，制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案。3.數(shù)據(jù)安全：對(duì)于電子檔案，采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職：?jiǎn)T工離職后，其個(gè)人檔案在保存一定期限后，根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案資料過期：對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料，在規(guī)定期限屆滿后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：由人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，注明銷毀檔案的清單、原因、銷毀時(shí)間等。2.審批流程：申請(qǐng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司/組織負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀