檔案結(jié)算室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案結(jié)算室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，規(guī)范檔案結(jié)算工作流程，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案結(jié)算室的所有工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、結(jié)算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案資料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案資料的記錄和整理應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。6.時(shí)效性原則：及時(shí)進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案資料的時(shí)效性，以便于及時(shí)查閱和利用。二、檔案結(jié)算室職責(zé)（一）檔案管理1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展公司各類檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的存儲(chǔ)、保管工作，確保檔案安全。（二）檔案結(jié)算1.負(fù)責(zé)公司各類檔案結(jié)算業(yè)務(wù)的辦理，包括檔案的借閱、歸還、查閱登記等工作。2.按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案借閱、查閱等申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保檔案的使用符合規(guī)定。3.建立檔案結(jié)算臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的借閱、查閱等情況，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。4.負(fù)責(zé)與相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決檔案結(jié)算過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）檔案利用服務(wù)1.為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，滿足工作需要。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，開(kāi)展檔案信息的編研工作，為公司決策提供參考依據(jù)。3.積極拓展檔案利用渠道，探索檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用方式，提高檔案的利用價(jià)值。（四）檔案安全保密管理1.建立健全檔案安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，提高安全保密意識(shí)。2.采取必要的安全防護(hù)措施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等，確保檔案庫(kù)房的安全。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，防止信息泄露。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、部門文件等。2.公司各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議等。3.公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同等。4.公司各類財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等。5.公司各類人事檔案，包括員工入職資料、績(jī)效考核資料、培訓(xùn)記錄等。6.公司各類工程檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料等。7.公司各類科研檔案，包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。8.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的完整性。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交檔案結(jié)算室，辦理交接手續(xù)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案資料的時(shí)效性。（二）歸檔要求1.檔案歸檔應(yīng)按照分類編號(hào)的順序進(jìn)行，確保檔案排列有序。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，手續(xù)完備，符合質(zhì)量要求。3.檔案歸檔人員應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、數(shù)量、歸檔時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括公司一般性的業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至5年，主要包括公司臨時(shí)性的文件、資料等。（二）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照分類編號(hào)的順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可以查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)需要查閱公司檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交檔案結(jié)算室。3.檔案結(jié)算室對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并安排專人協(xié)助查閱。4.查閱人在檔案結(jié)算室指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取檔案資料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案資料完整無(wú)損。八、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可以借閱與其工作相關(guān)的檔案資料，但應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)需要借閱公司檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交檔案結(jié)算室。3.檔案結(jié)算室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人憑借閱證到檔案結(jié)算室領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細(xì)說(shuō)明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。6.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。九、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外提供或泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自復(fù)制、傳播檔案資料。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的查閱場(chǎng)所、對(duì)查閱人員進(jìn)行登記等。4.對(duì)檔案庫(kù)房應(yīng)加強(qiáng)安全管理，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案資料的安全保密。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員對(duì)檔案資料的保密工作負(fù)有直接責(zé)任，如因工作失誤導(dǎo)致檔案資料泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.使用檔案資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)因違反規(guī)定造成檔案資料泄露的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。十、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，為公司決策提供參考依據(jù)。十一、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保檔案鑒定的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。（二）鑒定程序1.檔案結(jié)算室定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出檔案鑒定意見(jiàn)。2.組織相關(guān)部門和人員對(duì)檔案鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成檔案鑒定報(bào)告。3.根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀程序1.編制檔案