檔案制度評審一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度評審。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動、科研開發(fā)等過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的檢索、查閱和利用，提高檔案服務(wù)公司工作的效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.定期對公司檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理技能。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。7.監(jiān)督指導(dǎo)各部門的檔案工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整和安全。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向公司綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政類檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司章程，公司管理制度，人事檔案，行政公文，證照等。2.財務(wù)類檔案涵蓋會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)審計報告，稅務(wù)資料，資金管理文件等。3.業(yè)務(wù)類檔案根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型分為市場營銷檔案、采購檔案、生產(chǎn)檔案、質(zhì)量控制檔案、客戶服務(wù)檔案等。市場營銷檔案包括市場調(diào)研、銷售合同、廣告宣傳資料等；采購檔案有采購訂單、供應(yīng)商資料、采購合同等；生產(chǎn)檔案包含生產(chǎn)計劃、工藝文件、生產(chǎn)記錄等；質(zhì)量控制檔案涉及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報告、不合格品處理記錄等；客戶服務(wù)檔案包括客戶投訴處理記錄、客戶反饋信息等。4.項(xiàng)目類檔案針對公司各類項(xiàng)目形成的檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報告、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.科技類檔案主要是公司在科研開發(fā)過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件、科研成果、專利資料等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案類別進(jìn)行編號。編號格式為：類別代碼年度流水號。例如，行政類檔案編號為XZ20XX001，其中XZ代表行政類，20XX表示年份，001為流水號。財務(wù)類檔案編號為CW20XX001，以此類推。通過明確的編號體系，便于檔案的標(biāo)識、檢索和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和責(zé)任人，按照規(guī)定及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、剪裁、丟失。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（二）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案按照時間順序或重要程度排列。3.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等信息，確保檔案整理規(guī)范、有序。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司歷史沿革、重大決策、重要資產(chǎn)等具有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料。長期保管的檔案期限為10年至50年，包括公司重要業(yè)務(wù)活動、財務(wù)資料、項(xiàng)目文件等。短期保管的檔案期限為1年至10年，如一般性的行政文件、業(yè)務(wù)報表等。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和價值，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案整理時予以標(biāo)注。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、保管、移出等情況，做到賬物相符。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，防止檔案信息丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對涉及公司機(jī)密的檔案采取專人專柜保管等保密措施。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.因工作需要借閱檔案的，除填寫《檔案查閱申請表》外，還應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，確保檔案安全。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對復(fù)制的檔案進(jìn)行審核，確保復(fù)制內(nèi)容與原件一致。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司檔案專用章，并注明復(fù)制日期和份數(shù)。3.復(fù)制檔案的費(fèi)用由申請部門承擔(dān)，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行結(jié)算。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)公司利益為出發(fā)點(diǎn)的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史意義等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組按照檔案鑒定原則，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對于擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀時應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)