物業(yè)檔案歸集制度一、總則（一）目的物業(yè)檔案歸集制度旨在規(guī)范物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為物業(yè)管理活動提供全面、有效的信息支持，保障物業(yè)的正常運(yùn)營和服務(wù)質(zhì)量的提升，維護(hù)業(yè)主和物業(yè)企業(yè)的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)、酒店式公寓等。涵蓋物業(yè)項(xiàng)目從接管驗(yàn)收、日常運(yùn)營管理到退出服務(wù)全過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：物業(yè)檔案應(yīng)如實(shí)反映物業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際情況和管理服務(wù)過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集物業(yè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等信息應(yīng)清晰、規(guī)范，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類方法和邏輯順序，對物業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和連貫性，便于查找和利用。5.保密性原則：對于涉及業(yè)主隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的物業(yè)檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案歸集制度及相關(guān)操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃物業(yè)檔案管理工作，明確檔案管理流程和各環(huán)節(jié)的工作要求。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各物業(yè)項(xiàng)目的檔案歸集工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序開展。4.負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.建立物業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案利用效率。6.定期對物業(yè)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為物業(yè)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）物業(yè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本物業(yè)項(xiàng)目檔案的日常收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在物業(yè)管理活動中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管各類檔案資料，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.積極配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.物業(yè)項(xiàng)目各崗位工作人員在工作過程中應(yīng)及時(shí)形成并移交各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的原始性和真實(shí)性。2.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉物業(yè)管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，保證檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案歸集范圍（一）物業(yè)接管驗(yàn)收檔案1.物業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可證、施工許可證等項(xiàng)目建設(shè)前期文件。2.物業(yè)竣工驗(yàn)收備案表、房屋建筑工程質(zhì)量保修書、住宅質(zhì)量保證書、住宅使用說明書等竣工驗(yàn)收資料。3.物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備清單及交接驗(yàn)收記錄。4.物業(yè)項(xiàng)目接管驗(yàn)收報(bào)告、遺留問題清單及處理情況記錄。（二）業(yè)主及物業(yè)使用人檔案1.業(yè)主及物業(yè)使用人基本信息登記表，包括姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系方式、房屋坐落等。2.業(yè)主入住資料，如入住通知書、入住登記表、房屋驗(yàn)收表、業(yè)主公約、裝修申請表及審批記錄等。3.業(yè)主及物業(yè)使用人變更信息記錄，如房屋轉(zhuǎn)讓、租賃、繼承等相關(guān)資料。（三）物業(yè)日常管理檔案1.物業(yè)維修養(yǎng)護(hù)檔案物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)計(jì)劃及執(zhí)行情況記錄。維修工單、維修記錄、更換零部件清單、維修費(fèi)用結(jié)算憑證等。設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄，如電梯運(yùn)行記錄、消防設(shè)施巡查記錄、給排水系統(tǒng)運(yùn)行記錄等。2.環(huán)境衛(wèi)生管理檔案環(huán)境衛(wèi)生管理制度及考核標(biāo)準(zhǔn)。清潔作業(yè)記錄，包括每日清掃、消毒、垃圾清運(yùn)等工作記錄。衛(wèi)生檢查記錄及整改情況跟蹤記錄。3.安全管理檔案安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。出入人員登記記錄、車輛出入證發(fā)放記錄。安全巡查記錄、監(jiān)控錄像資料、安全事故處理記錄等。4.綠化管理檔案綠化養(yǎng)護(hù)計(jì)劃及執(zhí)行情況記錄。綠化植物清單、養(yǎng)護(hù)記錄、病蟲害防治記錄等。（四）物業(yè)服務(wù)費(fèi)用管理檔案1.物業(yè)服務(wù)合同及補(bǔ)充協(xié)議。2.物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及調(diào)整記錄。3.業(yè)主繳費(fèi)記錄、欠費(fèi)清單及催繳記錄。4.物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收支賬目、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（五）社區(qū)文化活動檔案1.社區(qū)文化活動計(jì)劃、方案及總結(jié)。2.活動照片、視頻資料、宣傳報(bào)道等。3.參與活動的業(yè)主及物業(yè)使用人名單、反饋意見等。（六）其他檔案1.與政府部門、相關(guān)單位往來文件、函件等。2.物業(yè)投訴處理記錄、糾紛調(diào)解記錄等。3.各類會議紀(jì)要、決議、報(bào)告等文件資料。四、檔案歸集流程（一）收集1.物業(yè)項(xiàng)目各崗位工作人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，按照檔案分類要求進(jìn)行初步整理。2.對于外來文件，如政府部門發(fā)文、供應(yīng)商提供的資料等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)移交檔案管理人員。3.檔案管理人員定期到物業(yè)項(xiàng)目各部門收集檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號。2.對每份檔案資料進(jìn)行核對，確保資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.去除檔案資料中的金屬物，對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案裝訂要求，將每份檔案資料裝訂成冊，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄。（三）歸檔1.整理好的檔案資料按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜。2.在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期等信息，便于查找和管理。3.建立檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)管理。（四）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.按照檔案保管期限的要求，對檔案進(jìn)行分類存放，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（五）利用1.建立檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱的范圍、程序和審批手續(xù)。2.內(nèi)部人員查閱檔案需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.外部單位或人員查閱檔案需持單位介紹信或相關(guān)證明，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱檔案需填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案保管期限（一）永久保管檔案1.物業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可證、施工許可證等項(xiàng)目建設(shè)前期重要文件。2.物業(yè)竣工驗(yàn)收備案表、房屋建筑工程質(zhì)量保修書、住宅質(zhì)量保證書、住宅使用說明書等竣工驗(yàn)收關(guān)鍵資料。3.物業(yè)服務(wù)合同及補(bǔ)充協(xié)議。4.涉及重大安全事故、質(zhì)量事故、法律糾紛等的檔案資料。（二）長期保管檔案（保管期限為10年以上）1.業(yè)主及物業(yè)使用人基本信息登記表、入住資料、變更信息記錄等。2.物業(yè)維修養(yǎng)護(hù)計(jì)劃及執(zhí)行情況記錄、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄等重要的物業(yè)日常管理檔案。3.物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收支賬目、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（三）短期保管檔案（保管期限為110年）1.物業(yè)日常管理中的一般性文件，如衛(wèi)生檢查記錄、安全巡查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等。2.社區(qū)文化活動計(jì)劃、方案及總結(jié)、活動照片等。3.與政府部門、相關(guān)單位往來的一般性文件、函件等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及專業(yè)檔案人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用情況等，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（二）銷毀1.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單及相關(guān)證明材料歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立物業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子文件，存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中。2.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)確保電子文件與紙質(zhì)檔案內(nèi)