檔案回避制度一、總則（一）目的為確保公司檔案管理工作的公正性、客觀性和保密性，防止因利益關(guān)系或其他因素影響檔案管理的正常秩序，特制定本檔案回避制度。本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部涉及檔案管理相關(guān)人員的行為，保障檔案信息的真實、準(zhǔn)確和完整，維護公司及相關(guān)方的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于檔案管理人員、檔案形成部門人員、檔案查閱利用人員以及與檔案管理工作相關(guān)的其他人員。（三）基本原則1.公正性原則：檔案管理過程中應(yīng)秉持公正立場，不受任何不當(dāng)因素干擾，確保檔案的整理、保管、利用等工作公平公正地開展。2.客觀性原則：檔案管理人員應(yīng)如實記錄和反映檔案內(nèi)容，不歪曲、不隱瞞事實，保證檔案信息的客觀真實性。3.保密性原則：嚴格遵守檔案保密規(guī)定，對涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案信息予以妥善保護，防止信息泄露。4.回避原則：當(dāng)存在可能影響檔案管理公正性和客觀性的情形時，相關(guān)人員應(yīng)主動回避，不得參與相關(guān)檔案管理環(huán)節(jié)。二、回避情形（一）利益關(guān)系回避1.檔案管理人員與檔案形成部門或個人存在直接或間接的經(jīng)濟利益關(guān)系，如持有相關(guān)部門或個人的股份、債權(quán)債務(wù)關(guān)系、經(jīng)濟擔(dān)保關(guān)系等，可能影響其對檔案管理的公正性判斷時，應(yīng)回避參與該部門或個人檔案的整理、審核、保管及利用等工作。2.檔案管理人員與檔案查閱利用人員存在親屬關(guān)系（如夫妻關(guān)系、直系血親關(guān)系、三代以內(nèi)旁系血親關(guān)系以及近姻親關(guān)系），或存在其他可能影響公正處理檔案事務(wù)的密切關(guān)系時，應(yīng)回避涉及該查閱利用人員相關(guān)檔案的管理工作環(huán)節(jié)。3.檔案管理人員在工作中與相關(guān)部門或個人存在潛在的利益沖突，如可能因檔案管理工作結(jié)果而獲得個人私利，或因未公正處理檔案事務(wù)而遭受不利影響等情況，應(yīng)主動回避相關(guān)檔案管理工作。（二）工作關(guān)聯(lián)回避1.檔案形成部門人員在參與檔案整理、歸檔過程中，若涉及本人或本部門直接相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案，可能因主觀因素影響檔案整理的準(zhǔn)確性和客觀性時，應(yīng)回避該部分檔案的整理工作，可由其他無利害關(guān)系的人員進行協(xié)助整理或交叉審核。2.檔案查閱利用人員若曾參與過相關(guān)檔案的形成過程，可能對檔案內(nèi)容存在主觀偏向或記憶影響，從而影響對檔案信息的客觀理解和利用時，應(yīng)回避參與涉及該檔案的查閱利用審批環(huán)節(jié)，由其他獨立人員進行審核把關(guān)。3.若檔案管理人員在以往工作中與某部門或個人存在業(yè)務(wù)糾紛、矛盾沖突等情況，可能影響其對該部門或個人檔案的公正管理時，應(yīng)回避涉及該部門或個人檔案的后續(xù)管理工作，直至相關(guān)糾紛或沖突妥善解決。（三）其他回避情形1.公司內(nèi)部開展涉及檔案管理的審計、調(diào)查等專項工作時，若審計、調(diào)查人員與被審計、調(diào)查部門或個人存在利益關(guān)系或其他可能影響工作公正性的因素，應(yīng)回避參與相關(guān)工作。2.對于可能引發(fā)重大爭議或敏感的檔案管理事項，若相關(guān)人員與該事項存在潛在的利益關(guān)聯(lián)或可能影響公正處理的因素，應(yīng)主動回避，確保檔案管理工作的公正性和客觀性不受影響。三、回避程序（一）主動申報1.公司員工應(yīng)主動了解本制度規(guī)定的回避情形，在涉及檔案管理工作時，若發(fā)現(xiàn)自身存在可能需要回避的情況，應(yīng)及時向所在部門負責(zé)人及檔案管理部門進行書面申報，說明回避的具體情形及涉及的檔案管理環(huán)節(jié)。2.部門負責(zé)人在知曉本部門員工可能存在回避情形時，應(yīng)督促其及時申報，并對申報情況進行核實和確認。（二）審核與決定1.檔案管理部門收到回避申報后，應(yīng)及時進行審核，綜合考慮申報事項的具體情況、可能對檔案管理工作產(chǎn)生的影響等因素，提出初步審核意見。2.對于涉及重要檔案管理事項或可能影響較大的回避申報，由檔案管理部門負責(zé)人組織相關(guān)人員進行會審，必要時可征求公司法律顧問或其他專業(yè)人士的意見，最終做出是否批準(zhǔn)回避申請及調(diào)整工作安排的決定。3.回避決定應(yīng)在收到申報后的[X]個工作日內(nèi)做出，并以書面形式通知申報人及相關(guān)部門。（三）工作交接與調(diào)整1.經(jīng)批準(zhǔn)回避的人員應(yīng)在接到回避通知后的[X]個工作日內(nèi)，與接手工作的人員進行全面、細致的工作交接，確保檔案管理工作的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。交接內(nèi)容包括已完成的工作進度、檔案資料的存放位置、相關(guān)工作流程及注意事項等，并形成書面交接記錄，由交接雙方簽字確認。2.相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)回避決定及時調(diào)整工作安排，重新指定合適的人員負責(zé)被回避人員原涉及的檔案管理工作環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作不受影響，有序推進。四、回避監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立檔案回避制度監(jiān)督小組，成員由檔案管理部門負責(zé)人、人力資源部門負責(zé)人及公司內(nèi)部審計人員等組成，負責(zé)對檔案回避制度的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查回避申報情況是否屬實、回避程序是否合規(guī)、工作交接是否完整等內(nèi)容，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）投訴舉報1.公司鼓勵員工對違反檔案回避制度的行為進行投訴舉報，設(shè)立專門的投訴舉報渠道，如舉報郵箱、舉報電話等，并向全體員工公開。2.對于收到的投訴舉報信息，由檔案管理部門負責(zé)進行調(diào)查核實，若情況屬實，按照本制度規(guī)定對相關(guān)責(zé)任人進行嚴肅處理，并將處理結(jié)果及時反饋給舉報人。（三）責(zé)任追究1.對于違反檔案回避制度的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。2.因違反檔案回避制度給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并負責(zé)采取措施消除不良影響。3.對于故意隱瞞回避情形、拒不執(zhí)行回避決定的人員，公司將依法依規(guī)嚴肅處理，直至追究其法律責(zé)任。五、檔案管理工作規(guī)范（一）檔案收集與整理1.檔案形成部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時、準(zhǔn)確地收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并進行初步整理。整理過程中應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門提交的檔案進行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集的完整性和整理的規(guī)范性。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時反饋給形成部門進行補充或整改。（二）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對檔案進行科學(xué)分類、編號，并建立檔案目錄索引，便于快速查找和利用。同時，要定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無誤，檔案實體與目錄信息一致。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲方式，進行備份管理，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案查閱與利用1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)根據(jù)本制度規(guī)定對申請人資格及申請事項進行審核，對于符合條件的申請，安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記記錄。查閱登記記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人姓名、查閱檔案名稱及內(nèi)容、查閱用途等信息。3.檔案查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或進行拍照、復(fù)印、掃描等操作。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并由檔案管理人員進行統(tǒng)一復(fù)制，確保復(fù)制件與原件一致。4.涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，查閱利用應(yīng)嚴格按照相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，限制知悉范圍，并對查閱利用過程進行全程監(jiān)督。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇具體問題或需要進一步明確相關(guān)規(guī)定，由檔案管理部門根據(jù)實際情況進行研究和解釋，并報公司管理層備案。（二）修訂與完善隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理