檔案查閱制度要求一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要查閱公司檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，要采取嚴(yán)格的保密措施。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員的檔案查閱權(quán)限，確保查閱行為在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。4.規(guī)范有序原則：檔案查閱應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，保證查閱工作的規(guī)范、有序。二、檔案分類與查閱權(quán)限（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，公司規(guī)章制度，行政公文等。2.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、入職離職資料、薪資福利記錄、培訓(xùn)考核檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：公司研發(fā)成果、技術(shù)方案、工藝流程、專利文件等。（二）查閱權(quán)限1.公司高層管理人員：有權(quán)查閱公司各類檔案，包括涉及機(jī)密和商業(yè)秘密的檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.部門負(fù)責(zé)人：根據(jù)工作需要，可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案。查閱涉及公司整體戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要檔案時(shí)，需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.普通員工：因工作需要查閱本人人事檔案及與本職工作相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案。查閱其他部門或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門同意，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.外部單位和個(gè)人：因合作、審計(jì)、法律糾紛等正當(dāng)理由需要查閱公司檔案的，需提交正式申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在檔案管理部門指定人員的陪同下查閱，并嚴(yán)格遵守查閱規(guī)定。三、查閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.內(nèi)部查閱：查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要和權(quán)限范圍進(jìn)行審批。審批通過后，查閱人將申請(qǐng)表交至檔案管理部門。2.外部查閱：外部單位或個(gè)人向公司提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、所需檔案清單及查閱時(shí)間等。公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審，判斷申請(qǐng)的合理性和必要性。初審?fù)ㄟ^后，將申請(qǐng)函及相關(guān)材料提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意后，由檔案管理部門與外部查閱方聯(lián)系，安排查閱事宜。（二）審批要求1.審批人應(yīng)認(rèn)真審核查閱申請(qǐng)，確保查閱目的正當(dāng)、合理，查閱范圍符合權(quán)限規(guī)定。2.對(duì)于涉及公司重要機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案查閱申請(qǐng)，審批要更加嚴(yán)格，必要時(shí)需經(jīng)公司高層會(huì)議討論決定。3.審批意見應(yīng)明確是否同意查閱，以及查閱的具體范圍、時(shí)間限制等。四、查閱方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：查閱人可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等行為。2.復(fù)制查閱：根據(jù)查閱需要，經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人可對(duì)部分檔案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件與原件核對(duì)無誤”字樣。（二）查閱場(chǎng)所規(guī)定1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門專門設(shè)置的查閱室進(jìn)行。查閱室應(yīng)具備良好的環(huán)境條件，保證檔案安全和查閱工作的順利進(jìn)行。2.查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)等，方便查閱人使用。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱室值班，負(fù)責(zé)監(jiān)督查閱過程，解答查閱人的疑問，確保查閱工作規(guī)范有序。五、檔案保密與安全（一）保密措施1.查閱人應(yīng)對(duì)查閱過程中接觸到的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。嚴(yán)禁將檔案帶出查閱室或傳播給未經(jīng)授權(quán)的第三方。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，查閱人如需摘錄、引用相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和用途使用。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的檔案資料整理歸位，不得擅自留存或帶走。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理和檢查，確保檔案無遺失、損壞等情況。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)查閱室的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案安全隱患。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)立即報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.在查閱過程中，如發(fā)生突發(fā)事件，如火災(zāi)、水災(zāi)等，查閱人應(yīng)在檔案管理人員的指揮下，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理，優(yōu)先保護(hù)檔案安全。六、查閱記錄與監(jiān)督（一）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)每次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱范圍、審批意見、查閱時(shí)長等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。查閱記錄可作為檔案管理工作的重要參考，用于追溯查閱行為、評(píng)估查閱需求等。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保查閱行為符合規(guī)定要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)審批流程的合規(guī)性（如是否存在越權(quán)審批、審批手續(xù)不全等情況）、查閱過程的規(guī)范性（如是否在指定場(chǎng)所查閱、是否遵守保密規(guī)定等）、查閱記錄的完整性等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)查閱行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。七、檔案歸還與銷毀（一）檔案歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將所查閱的檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性等情況，確保檔案完好無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有遺失、損壞等情況，查閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，如查找遺失檔案、修復(fù)損壞檔案等。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值或按照規(guī)定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行處理。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。銷毀清單需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)督人員等。4.銷毀完成后，檔案管理部門應(yīng)將銷毀清單及相關(guān)記錄歸檔保存，以備查考。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，